Artikel 57 §3,4° van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
De herinrichtingswerken van de bibliotheek aan ontmoetingscentrum, Luchtbal omvatten de ontwikkeling van een nieuw hedendaags concept voor de bibliotheek en de jeugdzone. De deelopdracht die Emaze bvba uitvoert, kadert in het aanpassen en verduurzamen van alle technieken van het complex en zal resulteren in een studie technieken die deel zal uitmaken van het aanbestedingsdossier.
Bij de toewijzing van de deelopdracht werd het ramingsbedrag vastgelegd op 222.222, 23 euro exclusief btw. Het ereloonpercentage op basis van de raamovereenkomst bedroeg 6,75%, wat neerkomt op een ereloon van 15.000,00 euro exclusief btw.
De oorspronkelijke deelopdracht werd tijdens de uitvoering van de studieopdracht onderverdeeld in twee aparte delen:
Bouwfase 1
Bij de uitvoering van de deelopdracht voor bouwfase 2 leverde de opdrachtnemer een eerste raming aan van 531.212,12 euro, exclusief btw. De door de stad aangeleverde raming 150.000,00 euro, exclusief btw wordt hierdoor duidelijk ruim overschreden.
Hierdoor valt de opdracht buiten de scope van de raamovereenkomst (artikel III.2.2.2 van bestek GAC/2016/3766).
De stad heeft op basis van artikel III.2 van bestek GAC/2016/3766 het recht om de opdracht na elke fase te beëindigen, zonder dat het studiebureau recht heeft op enige vorm van schadevergoeding. Het is dus aangewezen om bouwfase 2 stop te zetten na de fase opmaak uitvoeringsontwerp en deze op te nemen in een afzonderlijke plaatsingsprocedure.
Voor bouwfase 1 kan de opdracht wel verdergezet worden, gezien deze binnen de financiële grenzen van de raamovereenkomst blijft.
Op basis van artikel III.2 van GAC/2016/3766 heeft de stad het recht om de opdracht na elke fase te beëindigen zonder dat het studiebureau recht heeft op enige vorm van schadevergoeding.
| Fase | Bestuursorgaan | Datum | Jaarnummer |
| goedkeuring bestek GAC/2016/3766 (raamovereenkomst voor uitvoeren van studieopdrachten, het maken van ontwerpen en het toezicht van voor elektrotechnische en HVAC installaties) | college | 24 november 2016 | 10244 |
| goedkeuring gunning GAC/2016/3766 (raamovereenkomst) aan E-maze bvba, voor een bedrag van 72.600,00 euro, inclusief btw | college | 31 maart 2017 | 02985 |
|
goedkeuring deelopdracht P05855 (bestek GAC/2017/4727) bouwfase 1 - renovatie en herinrichtingswerken Jeugdcentrum Luchtbal |
college | 4 augustus 2017 | 06916 |
| goedkeuring gunning deelopdracht P05855 (bestek GAC/2017/4727) bouwfase1 aan Coördinat-ed bvba, tegen een bedrag van 390.676,27 euro, inclusief btw | college | 13 oktober 2017 | 08937 |
| goedkeuring wijziging opdracht en vastlegging krediet deelopdracht P05855 (bestek GAC/2017/4727) bouwfase1 | college | 20 april 2018 | 03632 |
Met het college van 31 maart 2017, met het jaarnummer (02985), werd de raamovereenkomst bestek GAC/2016/3766, voor het uitvoeren van studieopdrachten, het maken van ontwerpen en het uitoefenen van toezicht op werken voor elektrotechnische en HVAC installaties aan Emaze bvba, Van Gansberghelaan 56 te 9820 Merelbeke, met ondernemingsnummer 0881.880.205 gegund.
Door middel van een gunningsbrief vestuurd op 03 juli 2017, werd op basis van deze raamovereenkomst bestek GAC/2016/3766 een deelopdracht gegund aan deze onderneming. De deelopdracht heeft betrekking op het technisch luik van de geplande herinrichtingswerken in de bibliotheek van jeugdcentrum, ontmoetingscentrum Luchtbal.
Voor bouwfase 1 en 2 van de studieopdracht werd bestelbonnummer 4005227889 gemaakt voor een bedrag van 18.150,00 euro, inclusief btw.
Door de stopzetting komen volgende financiële bedragen vrij: