2018_CBS_05843 - Organisatie en logistieke ondersteuning - ADREAM - 26 juni 2018 - Stadspark - Goedkeuring

SB/GB geeft gunstig advies op voorwaarde dat onderstaande zaken worden gerespecteerd:

• de organisator voegt bij zijn aanvraag via AGEV steeds een inplantingsplan waarin duidelijk wordt aangegeven waar alle installaties/voorzieningen worden ingeplant, materialen gestockeerd en via welke toegangen en wegen de leveringen worden voorzien. Indien voor het park reeds een evenementenzonering is opgemaakt zal de organisator zich daar aan houden; 
• lossen en laden gebeurt enkel via de bestaande wegen met een maximale snelheid van 20km/uur. In principe geldt voor gemotoriseerd vervoer in parken een beperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken. Wanneer veel verkeer wordt verwacht in het park, is het aanstellen van een steward die de verkeersstroom in goede banen leidt noodzakelijk.
• er mag nergens in het park worden geparkeerd. Enige uitzondering zijn foodtrucks die onderdeel uitmaken van het evenement; (nooit op het gras steeds op een verharding) 
• het is niet toegestaan om met voertuigen op de gazons te rijden. Indien dit niet te vermijden is, kan dit enkel mits het voorzien van rijplaten;
• het plaatsen van zware infrastructuur of het opslaan van zwaar materiaal gebeurt steeds op rijplaten, tenzij dit gebeurt op asfaltverharding of elementverharding en enkel mits uitdrukkelijke toestemming;
• de organisator mag zelf geen obstakels verwijderen (verkeerspaaltjes, vuilbakken…);
• wanneer tenten worden geplaatst mogen spanriemen de bomen niet raken en verankeringen mogen de boomwortels niet beschadigen;
• wanneer tijdelijke houten vloeren worden geplaatst, worden deze voorzien van minstens 10 cm luchtruimte;
• onder de kroonprojectie van de bomen kan niets worden geplaatst noch gestockeerd, met uitzondering van tijdelijke houten vloeren met minimum 10 cm luchtruimte. Er mag zeker geen vuur worden gemaakt onder de bomen;
• ingrepen in de bodem zijn niet toegestaan (greppels, putten, materialen inwerken…);
• er kunnen geen markeringen worden aangebracht op of aan bomen of op de wegen;
• wanneer stroomgeneratoren worden gebruikt moeten deze met bijhorende tank op een lekbak worden geplaatst om verontreinigende substanties op te vangen. Zij mogen ook nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst. 
• alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende zones buiten het evenement) wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend;
• het is de organisator niet toegestaan om glas te gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones;
• de organisator vermeldt ook hoe hij de toevoer en afvoer van water organiseert. Het rechtstreeks lozen van water in parkvijvers, parkwegen of andere groenstructuren behorende aan het park is niet toegestaan;
• indien er kabels door de publiekszones lopen, dienen deze afgedekt te zijn om de veiligheid van de parkbezoekers te garanderen;
• voor middelgrote of grote evenementen wordt er een slechtweerscenario verwacht. 

Bij schade

• bij vaststelling van schade aan bomen na het evenement zal het schadebedrag via de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ worden bepaald en doorgerekend worden aan de organisator;
• schade aan andere parkelementen zoals wegen, grasmatten, bloemperken en constructies wordt berekend op basis van offertes indien externen moeten worden ingezet of indien de herstellingen door eigen diensten worden uitgevoerd op basis van materiaalkosten en uurloon;
• schade aan parkmeubilair wordt steeds vergoed op basis van de prijslijsten van lopende contracten. 

Bij evenementen met grote impact op het park/groenzone neemt de organisator contact op met een verantwoordelijke van de groendienst voor een rondgang ten laatste 3 weken voor de opbouw van het evenement. Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt.

Zolang deze rondgang niet is gebeurd, kan de groendienst geen definitief gunstig advies voor het evenement geven.
Het staat de organisator vrij om een plaatsbeschrijving op te maken. Indien hij dat niet doet, wordt ervan uitgegaan dat die zones in het park die de organisator tijdelijk gebruikt, in goede conditie zijn en zonder recente beschadigingen. Alle zichtbare schade nadien vastgesteld, wordt aan de organisator doorgerekend.

Ingangen voor reguliere parkbezoekers dienen de volledige duur van het evenement beschikbaar te blijven. De voorziene oppervlakte evenementenzone voor dit type evenement dient te worden gerespecteerd.

Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. U dient wel te voldoen aan de voorwaarden beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.

Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.

Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.

Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.

Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.

Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:

• het gemiddelde geproduceerde geluidsniveau mag 90 dB(A) LAeq,15min niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 97 dB(A) LAmax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan;
• het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
• op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq, 15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
• de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
• de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
• de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
• de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.
• het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
• de meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan steeds gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.
• let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.

Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:

• het maximaal geluidsniveau dat wordt waargenomen aan de rand van de eventzone mag niet hoger zijn dan 75 dB(A) en 85 dB(C);
• het aandeel van zware bastonen (gemeten 2 meter vóór de luidsprekers) dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10 dB;
• de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (melding.milieutoezicht@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be);
• de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen.

De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd.
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.
(standaardvoorwaarden te raadplegen op https://www.antwerpen.be/nl/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen)