2018_CBS_05888 - Organisatie - Elrow Town Antwerp Festival, 30 juni 2018, Middenvijver - Goedkeuring

Stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat onderstaande zaken worden gerespecteerd.
Algemeen
Bij evenementen met een grote impact op het park/groenzone neemt de organisator ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement contact op met een verantwoordelijke van de groendienst voor een rondgang. Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt.

Zolang deze rondgang niet is gebeurd, zal de groendienst geen definitief gunstig advies voor het evenement geven.

Het staat de organisator vrij om een plaatsbeschrijving op te maken. Indien hij dat niet doet, wordt ervan uitgegaan dat de zones in het park die de organisator tijdelijk gebruikt, in goede conditie zijn en zonder recente beschadigingen. Alle zichtbare schade die nadien vastgesteld wordt, zal aan de organisator doorgerekend worden.

Documenten:

• de organisator voegt bij zijn AGEV-aanvraag steeds een inplantingsplan, waarin duidelijk wordt aangegeven waar alle installaties/voorzieningen worden ingeplant, materialen gestockeerd en via welke toegangen en wegen de leveringen worden voorzien. Indien er voor het park een evenementenzonering is opgemaakt, zal de organisator zich daar aan houden;
• voor middelgrote of grote evenementen wordt er een slecht weer scenario verwacht; 
• de organisator vermeldt hoe hij de toevoer en afvoer van water organiseert. Het afvoeren van water in parkvijvers of elders in het park is niet toegestaan; 
• water afvoeren kan enkel in een DWA-riool, het rioolstelsel voor afvalwater.

Mobiliteit:

• lossen en laden gebeurt enkel via de bestaande wegen met een maximale snelheid van 20 km/uur. Voor gemotoriseerd vervoer in parken geldt een beperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken. Wanneer er veel verkeer in het park wordt verwacht, is het aanstellen van een steward, die de verkeersstroom in goede banen leidt, verplicht;
• er mag nergens in het park worden geparkeerd. Enige uitzondering zijn foodtrucks die onderdeel uitmaken van een goedgekeurd evenement. Deze foodtrucks mogen enkel op verharde zones of wegen staan en hebben hiervoor een toelating nodig; 
• het is niet toegestaan om met voertuigen op de gazons, in de beplanting of in de wortelzones van bomen te rijden. Indien dit niet te vermijden is, moeten er rijplaten voorzien worden. Deze rijplaten moeten ook op het inplantingsplan worden vermeld.

Infrastructuur en activiteit: 

• het plaatsen van zware infrastructuur of het opslaan van zwaar materiaal gebeurt steeds op rijplaten. Met uitdrukkelijke toestemming kan dit ook op asfaltverharding of elementverharding;
• de organisator mag zelf geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,… ) verwijderen; 
• bij de plaatsing van tenten mogen spanriemen de bomen niet raken en verankeringen mogen de boomwortels niet beschadigen;
• bij plaatsing van tijdelijke vloeren krijgen deze minstens 10 cm luchtruimte; 
• onder de kroonprojectie van de bomen (onder de kruin van bomen) mag niets geplaatst of opgesteld worden. Enkel houten vloeren met minimum 10 cm luchtruimte zijn hier de uitzondering. Er mag zeker geen vuur worden gemaakt onder de bomen;
• ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen…) zijn niet toegestaan, verankeringen in de bodem binnen de kroonprojectie zijn ook niet toegestaan; 
• er mogen geen markeringen worden aangebracht op of aan bomen of op de wegen;
• er mag niets worden bevestigd aan groenelementen (bomen), tenzij daar uitdrukkelijk toestemming is voor gegeven. In dit geval moeten zachte materialen die geen schade aan de bomen veroorzaken worden gebruikt.

Milieu & veiligheid: 

• bij het gebruik van stroomgeneratoren moeten deze met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden om verontreinigende substanties op te vangen. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst; 
• alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd. Dit geldt ook voor het afval dat mogelijk verspreid is geraakt in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend;
• het is de organisator niet toegestaan om glas (glazen en flessen) te gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones;
• indien er kabels door de publiekszones lopen, moeten deze afgedekt zijn om de veiligheid van de parkbezoekers te garanderen.

Schade:

• bij vaststelling van schade aan bomen na het evenement zal het schadebedrag via de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ worden bepaald en doorgerekend worden aan de organisator;
• alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak zal aangerekend worden aan de organisator;
• vermijdbare schade is schade die voortkomt uit het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren van maatregelen en afspraken uit de toelating of die voortkomt het niet naleven van beschermingsmaatregelen of incidentele schade;
• onzichtbare schade is verdichting van de bodem en beschadiging van het wortelgestel van bomen door het betreden van niet toegankelijke zones met transportmiddelen en machines of door het niet of foutief gebruiken van rijplaten en door stockeren buiten de voorziene zones;
• zowel de schade als de mogelijke gevolgschade bij bomen zal berekend worden op basis van de door de VVOG ontwikkelde methode. Deze is gebaseerd op de uniforme methode voor waardebepaling van straat-, laan- en parkbomen behorend tot het openbaar domein . Dit bedrag, samen met alle kosten voor verzorging en de kosten die het opstellen van het schadedossier met zich meebrengt, zal aangerekend worden aan de organisator van het evenement;
• schade aan ander parkelementen zoals wegen, grasmatten, bloemperken en constructies wordt berekend op basis van offertes indien externen moeten worden ingezet. Indien de herstellingen door eigen stedelijke diensten worden uitgevoerd zal de schade berekend worden op basis van materiaalkosten en volgens de officiële uurloontarieven van de stad Antwerpen;
• schade aan parkmeubilair wordt steeds berekend op basis van de prijslijsten van lopende contracten.

Bij stormweer wordt het August van Cauwelaertpark om veiligheidsredenen afgesloten en is dan niet meer toegankelijk.

Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:

• door de manier van opstellen van de luidsprekers zorgt de inrichter of zijn afgevaardigde ervoor dat ongewenste of buitensporige verspreiding van geluid naar de omgeving vermeden wordt;
• de organisator zorgt ervoor dat er buiten het festivalterrein minstens twee permanente meetposten voor geluid worden opgesteld. Deze meetposten worden geplaatst in overleg met de toezichthouder en worden gekozen in functie van de ligging van de meest gevoelige (bewoonde) delen in de directe omgeving van de evenementensite;
• het geluidsniveau op deze meetpunten wordt vastgesteld op maximaal 90 dB(C) gemeten als Leq,5min;
• de inrichters dienen zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast of klachten van omwonenden kunnen steeds strengere normen opgelegd worden;
• de organisator zorgt voor de aanduiding van één verantwoordelijk persoon, hier verder geluidverantwoordelijke genoemd, die van de organisator het mandaat krijgt om, na overleg met en op vraag van de toezichthouders, het geluidsniveau aan te passen. Deze geluidverantwoordelijke moet tijdens het evenement permanent telefonisch bereikbaar zijn via een vaste telefoonlijn;
• het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).

Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:

• het geproduceerde geluidsniveau mag 100 dB(A) LAeq,60min niet overschrijden. Als het geproduceerde geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAeq,15min niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Bij het meten van het geluidsniveau wordt zowel het geluid van muziek als het omgevingsgeluid in rekening gebracht. Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de organisator of door een door hem aangestelde persoon;
• het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers. De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid;
• op initiatief en op kosten van de organisator wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAeq,60min continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:

1. de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
2. de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
3. de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
4. de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden;
5. de meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid. Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de organisator een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld;
6. De geregistreerde gegevens worden ter beschikking gehouden van de toezichthoudende overheid gedurende een periode van ten minste een maand.

• de organisator dient gratis oordopjes ter beschikking te stellen.

Extra voorwaarden op de standaardvoorwaarden nr. 1801 - plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of een publiek toegankelijk terrein.

Op de serviceweg rond de festivalzone zijn wachtplaatsen opzij van de serviceweg te voorzien.
Lengte van deze wachtplaatsen is minimaal 20m om het opstellen van interventievoertuigen mogelijk te maken. De breedte bedraagt minimaal 4m.

De bochten en kruisingen in de brandwegen dienen zo aangelegd te worden zodat het mogelijk is om de bochten te nemen met interventievoertuigen. De draaistralen bedragen 11m binnen en 15m buiten.

Extra voorwaarden op de standaardvoorwaarden nr. 1824 - grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen.

Alle nooduitgangen dienen op hoogte gesignaleerd te worden. De signalisatie van de nooduitgangen dient verlicht te worden opdat deze ook bij duisternis en na zonsondergang zichtbaar zijn.

Alle opstellingen (onder andere podia, stages, tenten, canopy constructie, trappen, platformen, …) inclusief de verankeringen dienen gekeurd te worden door een erkend onafhankelijk keuringsorganisme.

De daken, plafonds en/of valse plafonds van de tenten (onder andere de canopy aan psychedelic stage) dienen volgens de ‘oude’ Belgische Norm NBN S 21-203 vervaardigd te zijn uit materialen die behoren bij de (reactie bij brand) klasse A1: moeilijk ontvlambaar, of klasse A0 : niet brandbaar. Volgens de Europese norm NBN EN 13501-2 dienen deze materialen te voldoen aan: A1 ofwel A2-s1-d0 ofwel B-s1-d0.

Tussen het vloerniveau en de versieringen die onder andere onder de canopy aan de psychedelic stage worden aangebracht dient er een minimale vrije hoogte van 3m aanwezig te zijn. Versieringen van gemakkelijk brandbare materialen zijn niet toegestaan. Er mag in geen geval druppelvorming optreden.

Extra voorwaarden op de standaardvoorwaarden nr. 1825 - kooktoestel (bak- & braadtoestel, frituurpan, barbecue, waterkoker, grill, spit of gelijkaardig), verwarmingstoestel, stroomaggregaat, koelmachine of een gelijkaardige installatie en haar brandstofvoorraad.

Het gebruik van gas (onder andere catering, foodtrucks,…) dient te voldoen aan de bepalingen vervat in de code van gemeentelijke politiereglementen van de stad Antwerpen, Hoofdstuk 3, Hoofdstuk 7 – Reglement voor het gebruik van gasflessen voor vloeibaar gemaakte petroleumgassen in de openbare ruimte.
Indien er niet voldaan kan worden aan deze bepalingen, dient er hiervoor door de organisator een afwijking aangevraagd en bekomen te worden. Deze afwijking dient aangevraagd te worden bij de dienst Maatschappelijke Veiligheid van de Stad Antwerpen.

Extra voorwaarden op standaardvoorwaarden nr. 1883 - potentieel risico-evenement.

De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken. De organisator weet op elk moment hoeveel publiek aanwezig is op de afgesloten evenementensite. Bij oververzadiging van de afgesloten evenementensite communiceert de organisator dit op verschillende locaties naar het publiek (indien nodig ook buiten de evenementensite).

De organisator zorgt voor een systeem van publieksinformatie dat eenvoudige boodschappen aan het publiek kan bezorgen. De informatiebronnen zijn strategisch opgesteld zodat ze kunnen bijdragen tot de massabeheersing. Ze zijn bedienbaar door de organisator of zijn medewerkers. De informatiebronnen worden gebruikt met vooraf besproken boodschappen of aangepast aan de noodzaak.

De organisator neemt de nodige maatregelen om de aanrijroutes voor de hulpdiensten vrij te houden. Het evacuatieplan dient de nodige maatregelen te bevatten opdat er geen kruising/conflict ontstaat tussen aanrijdende hulpdiensten, logistieke flows en het publiek dat geëvacueerd wordt.

De organisator neemt de nodige maatregelen zodat er geen tegenstrijdige publieksstromen ontstaan tijdens het evenement alsook tijdens de in- en uitstroom bij het begin en einde van het evenement.

• de maatregelen moeten worden uitgevoerd zoals opgenomen in het mobiliteitsplan; 
• de ontbrekende mobiliteitsinformatie moet worden toegevoegd aan de website;
• er moet een extra oproep (bijvoorbeeld via sociale media) verspreid worden om duurzaam naar het evenement te komen.

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.

De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.

De organisator dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid die aan het aanvraagformulier zijn toegevoegd.