De Antwerp Port Epic is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde. De wedstrijd wordt bovendien live uitgezonden op televisie.
Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en meer bepaald de doelsteling sport.
De volgende afspraken/voorwaarden zijn voor de verschillende organisatoren van toepassing:
Dit evenement wordt volgens het Evenementenkader zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) ingedeeld in categorie 5 (overige ondersteund publiek evenement) en wordt dus vrijgesteld van:
Volgende kostenposten zullen worden aangerekend:
Dit evenement komt tevens in aanmerking voor het ontlenen van promotioneel materiaal van stad Antwerpen en Sporting A (in kader van de returnafspraken met de organisator).
Hoofdstuk X en XI van het Evenementenkader zoals goedgekeurd door het college op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138).
Artikel 6 van het retributiereglement van 26 maart 2018 op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen, reclamestands, fondsen- en ledenwerving, en enquêteringen (jaarnummer 188).
Artikel 3 en artikel 9 van het gebruiksreglement van 16 december 2013 betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (jaarnummer 760).
Artikel 2 en artikel 4 van het retributiereglement van 27 juni 2016 betreffende logistiek materiaal, (evenement gerelateerde) reiniging van het openbaar domein en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen.
Artikel 7 van het retributiereglement van 24 april 2017 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 210).
De Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem vzw vraagt toelating aan het college om op zondag 2 september 2018 de eerste editie van de Antwerp Port Epic te organiseren met start en aankomst in de Kattendijkdok-Oostkaai, ter hoogte van het Schengenplein.
Sinds 2015 werden in het parcours van Schaal Sels onverharde wegen opgenomen, waardoor de wedstrijd zowel in binnen- als buitenland gevolgd werd. Deze toenemende internationale media-aandacht heeft ertoe geleid dat Schaal Sels in 2018 wordt opgesplitst in Schaal Sels Merksem en Antwerp Port Epic. Op die manier staan een verdere internationale groei en het lokaal karakter in Merksem elkaar niet in de weg. Schaal Sels Merksem gaat terug naar de roots, met lokale ronden in en rond Merksem en aankomst op de Bredabaan. De Antwerp Port Epic neemt het concept met de onverharde wegen en de kasseikilometers door de Haven van Antwerpen en de Polder over, maar met een nieuwe start- en aankomstplaats.
De naam verwijst naar twee plaatsen die belangrijk zijn voor de wedstrijd: enerzijds de stad Antwerpen die sinds 2018 als start- en aankomstplaats fungeert, anderzijds de Haven van Antwerpen die een belangrijk deel uitmaakt van het parcours.
Het woord Epic verwijst zowel naar het verleden als het heden van de wedstrijd. Zo was Jacques-Charles Sels toen hij verongelukte bezig met de verkenning van een epische driedaagse etappewedstrijd tussen Milaan en Antwerpen in het kader van de Olympische Zomerspelen 1920. Niet alleen de afstand, maar ook de bergen en het gebrek aan asfaltwegen maakte van de geplande wedstrijd een epische koers met karakter.
De Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem vzw is organisatorisch en financieel verantwoordelijk voor het evenement. De stad Antwerpen wordt gevraagd om financieel, logistiek en promotioneel te ondersteunen.
De opbouw van de start- en aankomstsite start op vrijdag 31 augustus 2018.
De Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem vzw vraagt aan de stad Antwerpen het volgende:
Dit besluit heeft in principe voor de stad geen financiële gevolgen.
De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 75.000,00 EUR. Dit bedrag wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen.
- volgens inplanting geen impact stadshaven en kunstwerken.
- De concessies/voorkaaien langs het Kattendijkdok (Noord-oost) dienen vrij te blijven en mogen niet afgezet worden met hekwerken. Toegangen voor de concessies kaai 41-42-43 dienen vrij te zijn.
- De toegangen voor de oostkaai (riviercruise toerisme) dienen vrij toegankelijk te zijn tijdens het event.
1. toegankelijkheid van de wijk garanderen - geen afsluiting van straten op zaterdag - ontsluitingsplan voor zondag - communicatieplan naar bewoners
2. opstelling tenten en springkastelen
2a. toegankelijkheid van de gebouwen briefen aan de huurders van AG VESPA /Stad Antwerpen
2b. groenaanleg Kattendijkdok Oostkaai beschermen met nadars (zit nog onder contract bij de aannemer)
2c. jerseys in deze zone bij voorkeur behouden op zijn plaats, indien niet mogelijk opnemen in herstelplan organisator en/of stadsdiensten
Het geluidsniveau van elektronisch versterkte muziek mag niet hoger zijn dan maximum 85 dB LAeq,1 minuut en 100 dB LCeq,1 minuut, gemeten aan de rand van de zone waar het evenement doorgaat.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.
De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)
De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.
De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
Het college keurt de gevraagde ondersteuning goed voor de organisatie van de wielerwedstrijd Antwerp Port Epic op zondag 2 september 2018.
Het college verleent de Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem vzw, de gevraagde toelatingen, indien men rekening houdt met:
Het college beslist om de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren af te vaardigen voor de start van de wedstrijd en de protocolaire ceremonie na afloop van de Antwerp Port Epic op 2 september 2018.
Het college keurt goed om, voorafgaand aan de Antwerp Port Epic met de Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem vzw het 'charter sportevenementen' af te sluiten.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| LP/OO/EV |
|
| SB/L/BOF |
|
| SB/SR/BIT |
|
| SW/B&O/MW1 |
|