Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle studenten van Antwerpen.
De afgelopen edities werden geëvalueerd door de betrokken stadsdiensten en positief geadviseerd mits het naleven van bijkomende voorwaarden.
Dit evenement wordt volgens het evenementenkader ingedeeld in categorie 5, nominatief vrijgestelde evenementen.
Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het nieuw retributiereglement voor inname van openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990) keurde het college de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Op 25 november 2017 diende Unifac vzw, de overkoepelende studentenvereniging van de stadscampus van de Universiteit Antwerpen, Kleine Kauwenberg 15, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door Babette Crevits, een aanvraag in om de Kiesweek van Unifac op woensdag 28 maart 2018 te organiseren op het Theaterplein.
De opkomende presidia van de studentenverenigingen van de faculteiten en departementen van de stadscampus van de Universiteit Antwerpen stellen in de week voor de paasvakantie hun nieuwe team voor voor het komende academiejaar. Gedurende drie dagen organiseren zij allerhande activiteiten om de studenten van hun faculteit of hun departement te overtuigen om op hun team te stemmen. Het opkomende presidium dat de stemming wint, zal de faculteit of het departement gedurende een jaar vertegenwoordigen.
Het slotevenement op de derde dag van de Kiesweek gaat door op het Theaterplein. De eerste twee dagen vinden plaats op de terreinen van de universiteit. Het evenement wordt helemaal afgezet met nadars en herashekken. Er worden geen omleidingen aangevraagd. De politie houdt toezicht in de Meistraat en op het Theaterplein.
Er staan tentjes opgesteld, waarin de opkomende presidia de kiezers gratis eten en drinken aanbieden en hen nog een laatste maal proberen overtuigen om op hun vereniging te stemmen.
Het evenement start om 12.30 uur en eindigt om 16.30 uur. De opbouw start om 07.00 uur en de afbraak eindigt om 20.00 uur.
Inname door actieve standplaats ambulante handel: uitbating moet mogelijk blijven.
Gunstig zonder risicoanalyse van FOD Volksgezondheid.
Het geluidsniveau van elektronisch versterkte muziek mag niet hoger zijn dan maximum 85 dB LAeq,1 minuut en 100 dB LCeq,1 minuut, gemeten aan de rand van de zone waar het evenement doorgaat.
Standaardvoorwaarden stadsreiniging met feestcontainers
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd, alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden van de brandweer, strikt na te leven.
Het veiligheidsplan, inclusief grond- en inplantingsplan, moet ten laatste 10 dagen vóór de openingsdag van het evenement worden voorgelegd aan de brandweer ter evaluatie. Op eenvoudige vraag van de hulpdiensten zal de organisator hen meerdere exemplaren van het veiligheidsplan en/of het grond- en inplantingsplan bezorgen, teneinde hen toe te laten zich tijdig en degelijk voor te bereiden.
Extra:
De constructie van de sky-fall dient gekeurd te worden door een erkend keuringsorganisme. Ongecontroleerde inklimming dient voorkomen te worden door de nadars van banners te voorzien.
GATE15 verwijst naar de afspraken gemaakt tijdens het overleg van eind februari.
LP/OO/EV-18032805-2018/GW INTERN 1
Bijlage C: Specifieke voorwaarden
28/03/2018 DIENSTNOTA 002 A
Politioneel gunstig advies mits opvolging volgende opgelegde voorwaarden:
• inzet nuchtere stewards die de doorgang vrijwaren opdat hulpdiensten steeds doorgang hebben;
• voldoende sanitair en vuilbakken dienen te worden voorzien;
• site dient te worden geprivatiseerd en te worden opgenomen in de toelating.
Het college keurt de effectieve organisatie van de Kiesweek Unifac, zoals hierboven beschreven, op 28 maart 2018 op het Theaterplein goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/L/BOF | om logistieke ondersteuning te verlenen volgens order B800892 en B800887. |
| LP/OO/EV |
om toezicht te houden op het evenement. |