2018_CBS_01497 - Lokale Politie Antwerpen - Onderhandelingsprocedure met bekendmaking LPA/2016/235. Externe consultant voor bewustmakingstraject "Het Nieuwe Werken". Wijziging opdracht en aanvullende diensten - Goedkeuring

De directie Human Resource Management (HRM) wenst een deel van het projectbudget te gebruiken voor een aanvullende opdracht in het kader van "Het Nieuwe Werken". De aanvullende opdracht gaat over een project leiderschap dat kadert binnen "Het Nieuwe Werken" en daar ook een cruciaal deel van uitmaakt. 

Artikel 26, §1, 2°, a) stelt in het geval van een overheidopdracht voor werken of diensten wanneer: a) het gaat om aanvullende werken of diensten die noch in het oorspronkelijk geplande ontwerp, noch in de oorspronkelijke opdracht zijn vermeld en die ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden voor de uitvoering van de erin beschreven werken of diensten, op voorwaarde dat ze worden gegund aan diegene die deze werken of diensten uitvoert en het samengevoegde bedrag van de opdrachten gegund voor de aanvullende werken of diensten niet hoger ligt dan vijftig percent van het bedrag van de hoofdopdracht: wanneer deze aanvullende werken of diensten technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden zonder een ernstig bezwaar op te leveren voor de aanbestedende overheid; wanneer deze werken of diensten, alhoewel scheidbaar van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht, strikt noodzakelijk zijn voor de vervolmaking ervan.

Lokale Politie Antwerpen heeft onderhandeld met de firma Yolk betreffende het realiseren van een project leiderschap binnen de opdracht bewustmakingstraject "Het Nieuwe Werken".
De opdracht werd gegund voor het totale bedrag van 391.967,40 EUR (inclusief 21% btw) en zou worden uitgevoerd gedurende de dienstjaren 2017 en 2018.

De dienst Aankoop van Lokale Politie Antwerpen vraagt een aanvulling van het budget voor het bedrag van 194.495,40 EUR (inclusief 21% btw). De totale kostprijs voor het project leiderschap binnen de opdracht bewustmakingstraject "Het Nieuwe Werken" bedraagt hierdoor in totaal 586.462,80 EUR (inclusief 21% btw) verspreid over de dienstjaren 2017-2018.

Er werden reeds bestelbonnen opgemaakt voor een totaal bedrag van 319.755,40 EUR (inclusief 21% btw).

Voor het dienstjaar 2017 werd reeds het bedrag van 47.788,01 EUR (inclusief 21% btw) vastgelegd.

Voor het dienstjaar 2018 wenst Lokale Politie Antwerpen het bedrag van 146.707,39 EUR (inclusief 21% btw) vast te leggen. Het bedrag van 75.000 EUR (inclusief 21% btw) wordt nu vastgelegd in een bestelbon. Het resterende bedrag van 71.707,39 EUR (inclusief 21% btw) zal na begrotingswijziging vastgelegd worden in een bestelbon.

Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen.

Overeenkomstig artikel 26,§2, 3° (wegens de aard van de te verlenen diensten kunnen de specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig worden vastgesteld om de opdracht volgens openbare of niet-openbare procedures te kunnen plaatsen) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking.

Artikel 26, §1, 2°, a van de wet van 15 juni 2006 betreft aanvullende werken of diensten die noch in het oorspronkelijk geplande ontwerp, noch in de oorspronkelijke opdracht zijn vermeld en die ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden voor de uitvoering van de erin beschreven werken of diensten, op voorwaarde dat ze worden gegund aan degene die deze werken of diensten uitvoert en het samengevoegde bedrag van de opdrachten gegund voor de aanvullende werken of diensten niet hoger ligt dan vijftig percent van het bedrag van de hoofdopdracht.

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.

Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 

Het college heeft op 9 december 2016 de aanstelling van een externe consultant voor het bewustmakingstraject "Het Nieuwe Werken" voor Lokale Politie Antwerpen op basis van bestek LPA/2016/235 gegund aan de firma Yolk bv, Nieuwe Gracht 45, 2011 ND Haarlem (Nederland), ondernemingsnummer 8128.93.839.B01 (jaarnummer 10569).

In de afgelopen maanden is de firma Yolk aan de slag gegaan met de realisatie van het Nieuwe Werken binnen Lokale Politie Antwerpen. Na evaluatie van de opstartfase werd samen met de firma Yolk vastgesteld dat er tal van initiatieven zijn genomen rond leiderschap, maar dat de leidinggevenden niet zonder voorbereiding aan de slag kunnen gaan met het maken van werkafspraken en het doorlopen van workshops. De leidinggevenden, die verdeeld worden in 16 teams van 25 deelnemers, hebben nood aan voorbereiding en een individuele teamaanpak waardoor een standaard workshop, zoals oorspronkelijk voorgesteld, niet volstaat. Met deze nieuwe aanpak worden de doelstellingen op organisatie-, team- en individueel niveau gewaarborgd. Dit vraagt aanvullende diensten bij het basisproject. Dit houdt in dat voorafgaand een toets op leiderschap wordt doorlopen zodat er per workshop kan worden gevariëerd qua inhoud en duur op maat van het team. Pas dan kan overgegaan worden naar de oorspronkelijke opdracht. Hiervoor is extra budget noodzakelijk.

De totale uitgave bedraagt 146.707,39 EUR (inclusief 21% btw) en kan verrekend worden op de gewone politiebegroting. Op budgetpositie 33000_12202 is voor het dienstjaar 2018 reeds 75.000,00 EUR (inclusief 21% btw) beschikbaar. Er zal 71.707,39 EUR (inclusief 21% btw) worden voorzien onder voorbehoud van goedkeuring van de begrotingswijziging door college, gemeenteraad en hogere overheid.

Op grond van artikel 236 van de Nieuwe Gemeentewet stelt het college de gunningsprocedure in en gunt zij de opdracht.