2018_CBS_01603 - Sport. Sportevenementen 2018 - Antwerp Urban Trail (stadsloop). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De Antwerp Urban Trail is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein of de evenementenhal. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 4 maart 2016 (jaarnummer 1659) ingedeeld in categorie 3 (extern georganiseerd naamsversterkend evenement met gunstige begroting dat in aanmerking komt voor een toelage uit het evenementenfonds) en wordt dus vrijgesteld van:

• retributie inname openbaar domein;
• retributie logistiek materiaal;
• nutsverbruik;
• afvalcontainers.

Volgende kostenposten zullen worden aangerekend:

• opkuis;
• retributie parkeerverbodsborden;
• verwijderen straatmeubilair.

Het gebruiksreglement stedelijke infrastructuur stadsbeheer, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 16 december 2013 (jaarnummer 854).

Het retributiereglement Evenementenhal Park Spoor Noord, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 november 2013 (jaarnummer 690).

Hoofdstuk VI artikel 2.3  a  van het opportuniteits- en bevoegdhedenkader beoordeling van evenementaanvragen zoals goedgekeurd door het college op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990).

Artikel 3 e), artikel 3 g) en artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016  op  inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties (jaarnummer 180).

Artikel 3 en artikel 9 van het gebruiksreglement van 16 december 2013 betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (jaarnummer 760).

Artikel 2 en 4 van het retributiereglement van 27 juni 2016 betreffende logistiek materiaal, (evenement gerelateerde) reiniging van het openbaar domein en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen.

Artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 191).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.

Op 9 februari 2018 (jaarnummer 1184) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2018 goed, de juridische gronden inbegrepen. Antwerp Urban Trail is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.

In het college van 11 januari 2013 (jaarnummer 185) heeft het college kennis genomen van het concept van de Antwerp Urban Trail.

Golazo Sports organiseert op zondag 11 maart 2018 de zesde editie van de Antwerp Urban Trail. Deze unieke stadsloop van 7 of 12 kilometer start en eindigt in Park Spoor Noord. Er zal ook door volgende bijzondere locaties gelopen worden:

• Bibliotheek Permeke;
• Atheneum Antwerpen;
• UGC Antwerpen;
• Paleis op de meir;
• Horta Café;
• Botanische tuin;
• Gastenhuis Elsenveld;
• De Studio;
• FoMu;
• Zuiderpershuis;
• Tomorrowland office;
• Munthof;
• MoMu;
• Mercado;
• Hilton Hotel Groenplaats;
• Café Pelikaan;
• Academie voor Schone Kunsten;
• Felix Pakhuis;
• Fietsbrug;
• AP Hogeschool Antwerpen.

De 10.000 deelnemers starten in tien aparte reeksen. Deze maatregel is bevorderlijk voor het loopcomfort van de deelnemers en voor de mobiliteit rond het parcours omwille van gecoördineerde oversteken. De eerste reeks start om 9.00 uur, de laatste reeks om 12.20 uur.  De laatste loper komt aan om 14.00 uur.

Nieuw in deze zesde editie is de keuze tussen twee afstanden, 7 of 12 kilometer. In de eerste vijf waves mogen net als vorig jaar een beperkt aantal wandelaars (maximum 200 per wave, maximum 1000 in totaal) mee op het parcours. Zij dienen eveneens ten laatste om 14.00 uur aan de finish te zijn en mogen onderweg niet pauzeren. Er wordt hen ook gevraagd om op smalle en gevaarlijke punten voorrang te verlenen aan de lopers.

Het parcours werd in samenwerking met vzw Antwerpen Sportstad, Lokale Politie, De Lijn, dienst Mobiliteit en Brandweer uitgewerkt waarbij de veiligheid van de deelnemers en de impact voor de stad steeds kritisch werden afgewogen. Om de doortocht bij de bijzondere locaties vast te leggen zijn er ook steeds duidelijke afspraken gemaakt met de beheerder of verantwoordelijke per locatie.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek en promotioneel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd: 

• gebruik van Park Spoor Noord (inclusief platform) als evenementenzone;
• gebruik evenementenhal Parkloods als organisatiezone;
• gebruik buurtsporthal Parkloods als organisatiezone;
• ter beschikking stellen en leveren van het beschikbare feestmateriaal;
• leveren, ledigen en reinigen van feestcontainers;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• reinigen van de evenementenzone en bevoorradingsposten na afloop van het evenement;
• toelating voor het plaatsen van wegwijzers en aankondigingsborden;
• bewoners informeren door het maken en bussen van bewonersbrieven.

Een veiligheidsdossier wordt opgemaakt volgens de richtlijnen van Lokale Politie en Brandweer, zoals besproken tijdens het werkgroepoverleg.

Principieel gunstig advies van brandweer en politie onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier. Het definitieve advies wordt eerstdaags gefinaliseerd na vervollediging van het dossier door de organisator.

In het kader van dit evenement werd met de organisatoren een sportcharter afgesloten.

Voor het gebruik van de evenementenhal worden nutskosten aangerekend voor water en elektriciteit. De nutskosten werden in het retributiereglement vastgelegd op 110,00 euro exclusief 21% btw per dag. Bij evenementen met een groot verbruik, wordt meerverbruik aangerekend aan volgende tarieven: 0,15 euro/kWh voor elektriciteit en 2,50 euro/m³ voor water. Voor de berekening van de nutskosten voor Urban Trail wordt uit gegaan van vier dagen. Dit brengt het totaal op 532,40 euro.

Voor de berekening van de retributie voor Urban Trail adviseert Vzw Antwerpen Sportstad om slechts een opbouwdag en een evenementdag aan te rekenen voor dit evenement. Aan 1.440,00 euro voor de opbouw en 2.880,00 euro voor het evenement. Dit brengt het totaal op 4.320,00 euro.

De overige kostenposten (opkuis, retributie parkeerverbodsborden, verwijderen straatmeubilair) zullen na afloop van het evenement door de betrokken diensten worden uitgerekend en gefactureerd aan de organisator. 

De ontvangsten zullen opgevolgd worden via Fenix.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.