2018_CBS_06791 - Organisatie en logistieke en/of financiële ondersteuning - Linkerwoofer - 3 en 4 augustus 2018 - Boeienweide Linkeroever - Goedkeuring

Extra voorwaarden op standaardvoorwaarden nummer 1801 - plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of een publiek toegankelijk terrein:

- de betonstrook die loopt van de inkom richting Schelde en dan links weg naar het Seniorencentrum dient te allen tijde vrij te blijven inclusief de aansluiting van deze betonstrook op de Thonetlaan. Deze betonstrook dient te allen tijde vrij te zijn van opstellingen, voertuigen,… opdat de hulpdiensten te allen tijde deze strook kunnen gebruiken;

- het seniorencentrum dient ten allen tijde bereikbaar te zijn voor de hulpdiensten;

- er dient zowel in het noorden als het zuiden van terrein een toegang voor de hulpdiensten voorzien worden. Deze toegang dient minstens 4 meter breed en 4 meter hoog voorzien worden.

Extra voorwaarden op standaardvoorwaarden nummer 1824 - grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen:

De organisator dient voor de start van het evenement een keuring te laten uitvoeren door een erkend keuringsorganisme van de podia, PA-toren, tent en de overige constructies.

Tent:

De tent dient voorzien te worden van veiligheidsverlichting en de nodige pictogrammen.

Voorwaarden aantal uitgangen:

• tot 50 personen (tot 30 m²): 1 uitgang;
• van 51 tot 250 personen (meer dan 30 m² en tot 150 m²): 2 uitgangen;
• van 251 tot 500 personen (meer dan 150 m² en tot 300 m²): 3 uitgangen;
• meer dan 500 personen (meer dan 300 m²): 1 bijkomende uitgang per begonnen schijf van 500 personen.

Voorwaarden uitgangen:

• moeten zo ver mogelijk van elkaar liggen;
• zijn minimum 80 cm breed (a rato 1,25 cm per persoon die er gebruik van maakt);
• vrije hoogte = minimum 200 cm;
• moeten volledig vrij zijn;
• leiden steeds rechtstreeks naar de openbare weg of een gelijkaardige, veilige plaats en mogen geen andere ruimten, gebouwen of inrichtingen doorlopen;
• deuren draaien open in de vluchtzin en moeten in geopende stand kunnen worden geblokkeerd. Trommel- en draaikruisdeuren zijn verboden;
• de nooduitgangen van de tent geven uit op een obstructievrije zone van waaruit de nooduitgangen in de buitenperimeter van het festivalterrein op een veilige wijze bereikt kunnen worden. 

Voorwaarden gangen:

• zijn minimum 80 cm breed (a rato 1,25 cm per persoon die er gebruik van maakt);
• lengte van doodlopende gangen is niet meer dan 15 m.

Voorwaarden trappen:

• zijn van het rechte type;
• hebben aan beide zijden leuningen;
• zijn minimum 80 cm breed (a rato 1,25 cm per persoon die er gebruik van maakt);
• aantrede van elke trede is minimaal 20 cm en is gelijk
• optrede van elke trede is maximaal 18 cm en is gelijk

Daken, plafonds en valse plafonds moeten volgens de ‘oude’ Belgische Norm NBN S 21-203 vervaardigd zijn uit materialen die behoren bij de (reactie bij brand) klasse A1: moeilijk ontvlambaar, of klasse A0: niet brandbaar. Volgens de Europese norm NBN EN 13501-2 dienen deze materialen te voldoen aan:
- A1 ofwel;
- A2-s1-d0 ofwel;
- B-s1-d0.

De verticale wanden en bekleding moeten volgens de ‘oude’ Belgische Norm NBN S 21-203 vervaardigd zijn uit materialen die behoren bij de klasse A2: gemiddeld ontvlambaar, of een hogere klasse. Volgens de Europese norm NBN EN 13501-2 dienen deze materialen minstens te voldoen aan C-s1-d0.

De vloer en de vloerbedekking mogen volgens de ‘oude’ Belgische Norm NBN S 21-203 vervaardigd zijn uit materialen die behoren bij de klasse A3 : gemakkelijk ontvlambaar, of hoger. Volgens de Europese norm NBN EN 13501-2 dienen deze materialen minstens te voldoen Dfl-s1.

Brandbare versieringen zijn niet toegestaan.

Extra voorwaarden op standaardvoorwaarden nummer 1883 – potentieel risico-evenement

Op de festivalsite mogen niet meer dan 12.500 personen tegelijkertijd toegelaten worden. De organisator ziet hierop toe en neemt hiervoor de nodige maatregelen.
De organisator weet op elk moment hoeveel publiek aanwezig is op de afgesloten evenementensite.

De nooduitgangen dienen op afdoende hoogte aangeduid en verlicht te worden opdat ze duidelijk leesbaar zijn zowel overdag als bij duisternis. De nooduitgangen dienen bemand te worden met stewards.

De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken.
Bij oververzadiging van de afgesloten evenementensite communiceert de organisator dit op verschillende locaties naar het publiek (indien nodig ook buiten de evenementensite).
De organisator zorgt voor systeem van publieksinformatie dat eenvoudige boodschappen aan het publiek kan bezorgen. De informatiebronnen zijn strategisch opgesteld zodat ze kunnen bijdragen tot de massabeheersing. Ze zijn bedienbaar door de organisator of zijn medewerkers. De informatiebronnen worden gebruikt met vooraf besproken boodschappen of aangepast aan de noodzaak.

U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid.

De wekelijkse donderdagmarkt op het Frederik Van Eedenplein zal tijdens de opbouw van dit evenement net zoals tijdens de vorige edities op donderdag 2 augustus 2018 verplaatst worden naar het noorderlijke deel van het Frederik Van Eedenplein.

Stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat onderstaande zaken worden gerespecteerd.
Algemeen
Bij evenementen met een grote impact op het park/groenzone neemt de organisator ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement contact op met een verantwoordelijke van de groendienst voor een rondgang. Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt.

Zolang deze rondgang niet is gebeurd, zal de groendienst geen definitief gunstig advies voor het evenement geven.

Het staat de organisator vrij om een plaatsbeschrijving op te maken. Indien hij dat niet doet, wordt ervan uitgegaan dat de zones in het park die de organisator tijdelijk gebruikt, in goede conditie zijn en zonder recente beschadigingen. Alle zichtbare schade die nadien vastgesteld wordt, zal aan de organisator doorgerekend worden.

Documenten
• de organisator voegt bij zijn AGEV-aanvraag steeds een inplantingsplan, waarin duidelijk wordt aangegeven waar alle installaties/voorzieningen worden ingeplant, materialen gestockeerd en via welke toegangen en wegen de leveringen worden voorzien. Indien er voor het park een evenementenzonering is opgemaakt zal de organisator zich daar aan houden; 
• voor middelgrote of grote evenementen wordt er een slecht weer scenario verwacht;
• de organisator vermeldt hoe hij de toevoer en afvoer van water organiseert. Het afvoeren van water in parkvijvers of elders in het park is niet toegestaan;
• water afvoeren kan enkel in een DWA-riool, het rioolstelsel voor afvalwater.

Mobiliteit
• lossen en laden gebeurt enkel via de bestaande wegen met een maximale snelheid van 20 km/uur. Voor gemotoriseerd vervoer in parken geldt een beperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken. Wanneer er veel verkeer in het park wordt verwacht, is het aanstellen van een steward, die de verkeersstroom in goede banen leidt, verplicht;
• er mag nergens in het park worden geparkeerd. Enige uitzondering zijn foodtrucks die onderdeel uitmaken van een goedgekeurd evenement. Deze foodtrucks mogen enkel op verharde zones of wegen staan en hebben hiervoor een toelating nodig;
• het is niet toegestaan om met voertuigen op de gazons, in de beplanting of in de wortelzones van bomen te rijden. Indien dit niet te vermijden is, moeten er rijplaten voorzien worden. Deze rijplaten moeten ook op het inplantingsplan worden vermeld.

Infrastructuur en activiteit
• het plaatsen van zware infrastructuur of het opslaan van zwaar materiaal gebeurt steeds op rijplaten. Met uitdrukkelijke toestemming kan dit ook op asfaltverharding of elementverharding;
• de organisator mag zelf geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,…) verwijderen;
• bij de plaatsing van tenten mogen spanriemen de bomen niet raken en verankeringen mogen de boomwortels niet beschadigen;
• bij plaatsing van tijdelijke vloeren krijgen deze minstens 10 cm luchtruimte;
• onder de kroonprojectie van de bomen (onder de kruin van bomen) mag niets geplaatst of opgesteld worden. Enkel houten vloeren met minimum 10 cm luchtruimte zijn hier de uitzondering. Er mag zeker geen vuur worden gemaakt onder de bomen;
• ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen,…) zijn niet toegestaan, verankeringen in de bodem binnen de kroonprojectie zijn ook niet toegestaan .
• er mogen geen markeringen worden aangebracht op of aan bomen of op de wegen;
• er mag niets worden bevestigd aan groenelementen (bomen), tenzij daar uitdrukkelijk toestemming is voor gegeven. In dit geval moeten zachte materialen die geen schade aan de bomen veroorzaken, worden gebruikt.

Milieu & veiligheid
• bij het gebruik van stroomgeneratoren moeten deze met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden om verontreinigende substanties op te vangen. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst;
• alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd. Dit geldt ook voor het afval dat mogelijk verspreid is geraakt in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend;
• het is de organisator niet toegestaan om glas (glazen en flessen) te gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones;
• indien er kabels door de publiekszones lopen, moeten deze afgedekt zijn om de veiligheid van de parkbezoekers te garanderen.

Schade
Bij vaststelling van schade aan bomen na het evenement zal het schadebedrag via de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ worden bepaald en doorgerekend worden aan de organisator.
Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade, die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak, zal aangerekend worden aan de organisator.
Vermijdbare schade is schade die voortkomt uit het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren van maatregelen en afspraken uit de toelating of die voortkomt het niet naleven van beschermingsmaatregelen of incidentele schade.
Onzichtbare schade is verdichting van de bodem en beschadiging van het wortelgestel van bomen door het betreden van niet toegankelijke zones met transportmiddelen en machines of door het niet of foutief gebruiken van rijplaten en door stockeren buiten de voorziene zones. 
Zowel de schade als de mogelijke gevolgschade bij bomen zal berekend worden op basis van de door de VVOG ontwikkelde methode. Deze is gebaseerd op de uniforme methode voor waardebepaling van straat-, laan- en parkbomen behorend tot het openbaar domein . Dit bedrag, samen met alle kosten voor verzorging en de kosten die het opstellen van het schadedossier met zich meebrengt, zal aangerekend worden aan de organisator van het evenement.

Schade aan andere parkelementen zoals wegen, grasmatten, bloemperken en constructies wordt berekend op basis van offertes indien externen moeten worden ingezet. Indien de herstellingen door eigen stedelijke diensten worden uitgevoerd zal de schade berekend worden op basis van materiaalkosten en volgens de officiële uurloontarieven van de stad Antwerpen.

Schade aan parkmeubilair wordt steeds berekend op basis van de prijslijsten van lopende contracten.

Voor meer inlichtingen of eventuele opmerkingen mag u steeds de stadsdienst Groenvoorziening Antwerpen-Linkeroever contacteren.

Kantooradres: Halewijnlaan 86 | 2050 Antwerpen
tel 03.2109621 sonja.steurs@stad.antwerpen.be
nico.dingemans@stad.antwerpen.be

Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:
- de exploitant stelt kosteloos aan alle bezoekers gehoorbescherming voor éénmalig gebruik ter beschikking;
- het maximaal geproduceerde geluidsniveau mag 100 dB(A) LAeq,60min niet overschrijden. Als het maximaal geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAeq,15min niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan;
- het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
- op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAeq,60min, continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
1° de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
2° de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
3° de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
4° de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.
- het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon;
- de meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid;
- de geregistreerde gegevens worden ter beschikking gehouden van de toezichthoudende overheid gedurende een periode van ten minste een maand.
Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:
- het waargenomen geluid 1,5 meter vóór de gevels van de dichtst bijgelegen woningen mag niet hoger zijn dan 80 dB(A) en 90 dB(C);
- het aandeel van zware bastonen (gemeten FOH) dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” gelijk blijft aan of kleiner is dan 15 dB;
- de organisator dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen;
- de organisator zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (melding.milieutoezicht@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be);
- het is raadzaam om bij voorbaat de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enzovoort)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.

De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 EUR per container van 240 liter en 27,00 EUR per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 EUR of 27,00 EUR aan per geledigde container.