2018_CBS_06291 - Sport. Sportevenementen 2019 - Europees Kampioenschap hockey en Pro League - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad staat in voor betaling van de financiële ondersteuning van 200.000,00 euro (werkingsmiddelen 2019) aan de Koninklijke Belgische Hockeyfederatie (of organisatiebureau Golazo - wordt verduidelijkt in de overeenkomst) en voor de betaling van 30.000,00 euro voor de Pro League. De overeenkomst wordt dit najaar nog opgemaakt en voorgelegd aan het college.

De Koninklijke Belgische hockeyfederatie en organisatiebureau Golazo staan in voor de organisatie van het Europees Kampioenschap hockey (dames en heren) van 16 tot en met 25 augustus 2019 in stad Antwerpen. Het evenement vindt plaats op de terreinen van hockeyclub Olympia op de Wilrijkse Plein. De kandidatuur werd in nauwe samenspraak met stad Antwerpen ingediend en het evenement werd toegewezen aan de stad in januari 2017.

In aanloop naar het Europees Kampioenschap wenst de federatie, eveneens op de Wilrijkse Plein, enkele wedstrijden te organiseren van de Pro League (dames en heren). Concreet zou het gaan om volgende wedstrijden:

• donderdag 30 mei 2019: België-Engeland;
• zondag 2 juni 2019: België-Duitsland;
• zaterdag 8 juni 2019: België-Nederland;
• zondag 16 juni 2019: België-Nieuw-Zeeland;
• woensdag 19 juni 2019: België-Australië;
• zondag 23 juni 2019: België-Argentinië.

Voor het Europees Kampioenschap wordt een toelage voorzien van 200.000,00 euro door de vzw Antwerpen Sportstad (zie goedgekeurde kandidatuur college 27 mei 2016, jaarnummer 4568), voor de organisatie van de zes wedstrijden van de Pro League wordt een toelage van 30.000,00 euro voorzien. Naast de financiële ondersteuning wordt volgende ondersteuning voorgesteld voor zowel het EK als voor de wedstrijden van de Pro League die worden opgenomen in een overeenkomst (tussen stad, federatie en Golazo) die eerstdaags wordt voorgelegd aan het college.

• Coördinatie van het project en afstemming met de stadsdiensten en politie door de sportdienst.
• Gratis (exclusief) gebruik van sportcentrum Wilrijkse Plein (openlucht en kleedkamergebouw) op de wedstrijddagen van de Pro League op 30 mei, 2 juni, 8 juni, 16 juni, 19 juni en 23 juni 2019.
• Gratis gebruik van sportcentrum Wilrijkse Plein (niet exclusief gebruik) tijdens de opbouwdagen (van 24 tot en met 29 mei 2019) en afbouwdagen (van 24 tot en met 28 juni 2019) van de Pro League. Er worden duidelijke (en tijdige) afspraken gemaakt met de vaste gebruikers inzake gebruik (van de overige terreinen) en veiligheid van de bezoekers.
• Gratis (exclusief) gebruik van sportcentrum Wilrijkse Plein (gans complex met openlucht, kleedkamergebouw en sporthal) voor het Europees Kampioenschap van 8 augustus tot en met 1 september 2019, bestaande uit:
• opbouw van 8 tot en met 15 augustus 2019;
• Europees Kampioenschap van 16 tot en met 25 augustus 2019;
• afbouw van 26 augustus tot en met 1 september 2019;
• in onderling akkoord en mits duidelijke afspraken kunnen terreinen (die niet door de organisatie gebruikt worden voor het EK) tijdens de opbouw en afbouwperiode gebruikt worden door de vaste gebruikers (bij uitzondering indien de veiligheid verzekerd kan worden).
• Het gratis ter beschikking stellen van het beschikbare materiaal en technische dienstverlening (voorbeeld stroom – en watervoorziening en technische ondersteuning, voorzien en plaatsing tentjes, afsluitingen/dranghekken, aanmaak infoborden, ...).
• Gratis ter beschikking stellen van de parkings voor de deelnemers, pers, genodigden en organisatie (uitgezonderd private parkeerterreinen).
• Gratis personeelsmedewerking van de betrokken stads – en veiligheidsdiensten (mobiliteit, politie, brandweer, veiligheidscoördinator, …).
• Hulp van de betrokken diensten bij de mobiliteits – en veiligheidsuitwerking. Het mobiliteitsplan wordt uitgewerkt op kosten van de stad, de uitvoering van dit plan en eventuele mobiliteitsmaatregelen zijn op kosten van de organisatie. Uitwerking van het veiligheidsplan en eventuele veiligheidsmaatregelen zijn tevens op kosten van de organisatie (en bij voorkeur in samenwerking met een gediplomeerde partij).
• Voorzien van voldoende afvalcontainers voor publiek en organisatie (inclusief lediging) en gratis reiniging van de organisatiezone(s) (in overleg met stadsreiniging). Voldoende mobiele toiletten worden voorzien door de organisatie.
• Stabiliteitsstudie voor plaatsing van de publiekstribunes aan de zone van de regenwaterputten (en het infiltratiebekken) van het hoofdterrein (terrein 1).
• Uitstel van de aanleg van groen (bomen/struiken) en zitbanken in de vrije ruimte tussen terrein 1 en 5.
• Lichte verplaatsing (1 meter naar achter) van de omheining (zijde sporthal) van terrein 1 voor de plaatsing van de reclameborden van de organisatie.
• Het aanzetten van lokale actoren tot medewerking aan het project en het rekruteren van vrijwilligers.
• Inzet van de (beschikbare) stedelijke communicatiekanalen en ondersteuning in de uitwerking van de communicatie –en mediacampagne van de organisatie. Bewoners –en bedrijvencommunicatie wordt voorzien door de stad Antwerpen.
• Ondersteuning in het zoeken van overnachtingsmogelijkheden.
• Het gratis ter beschikking stellen van stadsinformatie en stadsplannen en het bieden van faciliteiten bij stadsbezoeken en andere toeristische activiteiten.
• Relevante stedelijke beleidsdomeinen (jeugd, onderwijs, samenleven, cultuur, toerisme,…) tijdig informeren zodat een breed draagvlak wordt gecreëerd voor het evenement.
• In onderling overleg met de organisatie, hulp bij de uitwerking van een kwaliteitsvol voortraject/randprogramma van actieve en passieve sportstimulering.

De organisatie dient onderstaande voorwaarden te respecteren die worden opgenomen in de overeenkomst die wordt afgesloten tussen stad Antwerpen, de Koninklijke Belgische Hockeybond en organisatiebureau Golazo:

• Toelating om publiekstribunes te creëren rond het hoofdterrein (terrein 1) met een maximale capaciteit van 4.000 personen tijdens de wedstrijden van de Pro League en een maximale capaciteit van 8.000 personen tijdens het Europees Kampioenschap.
• Gebruik van het braakliggend terrein (naast terrein 5) als hospitality zone voor de genodigden. Schade aan het terrein wordt vermeden en dient, bij beschadigingen, vergoed te worden door de organisatie.
• Geen plaatsing van constructies op de kunstgrasvelden (ook geen materialen of voorwerpen met puntbelasting). Bezoekers mogen de terreinen ook niet betreden.
• Voor het Europees Kampioenschap kan gebruik gemaakt worden van één rugbyveld (terrein 6), gedurende een periode van maximaal 21 dagen, indien de grasmat na gebruik hersteld/heringezaaid wordt (uitgevoerd door de firma die instaat voor de regeneratie van de velden). Bij gebruik van dit terrein dient de organisatie rekening te houden met de drainage en de beregeningsinstallatie.
• Rekening houden met de voorwaarden van de stabiliteitsstudie voor plaatsing van de publiekstribunes, in het bijzonder aan de zone van de regenwaterputten van het hoofdterrein (terrein 1).
• De videotoren en verlichtingspalen kunnen gedemonteerd worden door (en op kosten van) de organisatie, uitgevoerd door de oorspronkelijke leverancier. Deze worden onmiddellijk na het evenement terug in oorspronkelijke toestand terug geplaatst. Eventuele schade is op kosten van de organisatie.
• Uitbreiding van de lichtsterkte op de terreinen op kosten van de organisatie (500 lux aanwezig op het hoofdterrein). Geen bevestiging van extra verlichting aan de huidige verlichtingspalen.
• Rekening houden met de voorwaarden van de stad en de concessionarissen van de cafetaria's in het kleedkamergebouw. De voorwaarden worden verduidelijkt in de overeenkomst tussen stad en organisatie (zowel voor de wedstrijden van de Pro League als voor het Europees Kampioenschap).
• De terreinen 4, 7 en 8 worden niet gebruikt door de organisatie en worden gevrijwaard van publiek (beveiliging wordt voorzien door de organisatie).
• Alle schade die berokkend wordt aan de gebruikte infrastructuren, als gevolg van de organisatie van het EK en de wedstrijden van de Pro League, dient vergoed te worden door de organisatie.
• Voldoende toegangsbadges voor personeel van het sportcentrum worden voorzien tijdens afsluiting van het sportcomplex en tijdens de wedstrijden.
• Duidelijke en tijdige afspraken met Antwerp Expo voor gebruik van parkeerfaciliteiten (tijdens de wedstrijden van de Pro League en het EK).
• Overlast voor de buurt wordt zoveel als mogelijk beperkt (geluidsnormen/parkeer -en mobiliteitsplan/tijdige bewonerscommunicatie/beperken op -en afbouwperiode, ...). De afspraken hieromtrent worden vastgelegd in de overeenkomst met de organisatie en in het uitvoeringsbesluit dat wordt voorgelegd aan het college.
• Bezorgen van degelijk uitgewerkte plannen en draaiboek ter (kwaliteitsvolle) voorbereiding van het evenement (regelmatige update begroting, sponsorplan, sportief en logistiek draaiboek, veiligheidsdraaiboek, mobiliteitsplan en communicatie - en mediaplan).
• Uitgebreide aandacht voor de promotie van de stad en logovermelding in de communicatie - en mediacampagne en uitgebreide zichtbaarheid voor de stad tijdens het evenement.
• Nadruk op marketing/partners die een gezonde en actieve leefstijl promoten (en strikt te beperken en te verantwoorden indien wordt samengewerkt met partners die hieraan niet beantwoorden).
• In samenwerking met de stad acties ondernemen die inspelen op duurzaamheid (verdere uitwerking).
• Nadruk op gezond en gevarieerd drank - en voedingsaanbod tijdens het voortraject en tijdens de hoofdevenementen (EK en Pro League).
• Toegankelijkheid en integratie van personen met een beperking zowel actief (voortraject en randprogramma evenement) als passief (toegankelijkheid tijdens het evenement).
• Inzet van Antwerpse (sport)studenten in de organisatie van het evenement (uit te werken in samenwerking met afdeling sport en onderwijs).
• De organisatie werkt bij voorkeur samen met lokale horeca en handelaars.
• Bij voorkeur koppelen van een maatschappelijk thema aan het evenement.

Voor de uitwerking van de overeenkomst bezorgt de federatie (in samenwerking met organisatiebureau Golazo) een gedetailleerd activiteitenplan van het voor - en natraject in aan - en afloop van het evenement (evenementen, activiteiten in samenwerking met clubs, scholen, ...).

Het Europees Kampioenschap hockey is een tweejaarlijks internationaal toernooi voor landenteams (zowel dames als heren) georganiseerd door de European Hockey Federation. In de huidige format spelen zowel bij de dames als heren de top zes landenteams van het afgelopen EK, aangevuld met de top twee van het laatste EK voor B-landen, voor de Europese titel. Deelname van 320 atleten uit tien landen. Totale delegatie van ongeveer 800 personen (deelnemers, pers, entourage en medewerkers) die 14 dagen verblijven in stad en regio. Minstens 40.000 bezoekers worden verwacht verspreid over de wedstrijddagen.

Het EK hockey is een absoluut topevenement met een sterke sportieve waarde en uitgebreide promotiemogelijkheden voor de hockeysport regionaal en nationaal. In aanloop naar het EK zal de Koninklijke Belgische hockeybond (in samenwerking met organisatiebureau Golazo en de Vlaamse hockey liga) een interessant voortraject uitwerken van evenementen (onder meer de wedstrijden van de Pro League) en acties in samenwerking met clubs en scholen. Dit topevenement biedt interessante mogelijkheden naar zowel actieve als passieve sportstimulering en dient te resulteren in de ontwikkeling van de hockeysport in de stad Antwerpen (stimulans voor ledengroei en sterke clubwerking).

Hiernaast biedt dit evenement interessante promotiemogelijkheden om Antwerpen op de kaart te zetten als bruisende, dynamische sportstad en olympische stad door de uitgebreide media-aandacht in binnen -en buitenland. Uitgebreide internationale TV-verslaggeving in onder meer Duitsland, Frankrijk, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en Nederland. Bovendien maakt onze nationale ploeg zowel bij de heren als dames een grote kans op een medaille wat nationale verslaggeving van VRTgarandeert. Hiernaast is er een zeer uitgebreide inzet van geschreven pers, radiocampagnes en online advertising te verwachten.

Tenslotte genereert dit EK een interessante economische impact (meer dan 11.000 overnachtingen verspreid over 14 dagen) en verkrijgt Antwerpen een uitgebreide return die wordt opgenomen in de overeenkomst met de organisatie (logovermelding in de campagne, zichtbaarheid in de locatie en beschikbaarheid publiek -en Vip tickets).

De Hockey Pro League is een internationaal hockeytoernooi dat jaarlijks door de Fédération Internationale de Hockey (FIH) wordt georganiseerd en waar de beste landen ter wereld aan deelnemen. Via het toernooi kunnen landen zich plaatsen voor het eerstvolgende wereldkampioenschap of de Olympische Spelen. De eerste editie heeft plaats in 2019. 

Zowel het Europees Kampioenschap als de voorbereidende wedstrijden van de Pro League worden volgens het opportuniteits-en bevoegdhedenkader evenementen zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) ingedeeld in categorie 2 (evenement in co-organisatie met de groep stad Antwerpen) en worden vrijgesteld van alle kosten en retributies (inname openbaar domein, logistiek materiaal, nutsverbruik, afvalcontainers en opkuis, retributie parkeerverbodsborden en verwijderen van straatmeubilair).

Hoofdstuk X en XI van het Evenementenkader zoals goedgekeurd door het college op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138).

 Artikel 6 van het retributiereglement van 26 maart 2018 op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen, reclamestands, fondsen- en ledenwerving, en enquêteringen (jaarnummer 188).

 Artikel 1 van het gebruiksreglement van 26 maart 2018 betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 (jaarnummer 193).

 Artikel 2 van het retributiereglement van 26 maart 2018 betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 (jaarnummer 192).

 Artikel 7 van het retributiereglement van 24 april 2017 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 210).