2018_CBS_05299 - Winter in Antwerpen 2018-2019 - Aanvullende modaliteiten - Goedkeuring

Programma

De radiostudio van Joe fm zal van 14 december tot en met 30 december 2018 neerstrijken op de Grote Markt en elke dag tijdens de openingsuren van de kerstmarkt live uitzenden. Joe fm zal ook enkele korte live optredens inplannen aan de studio. 

Openingsdata en uren kerstmarkt

De openingsuren van de kerstmarkt werden gunstig geëvalueerd en worden uitgebreid. Zowel de kerstmarkt als alle activiteiten op de site zullen volgende openingsuren hanteren:

Op zaterdag 8 december 2018 gaat Winter in Antwerpen feestelijk van start met het Openingsfeest. Alle chalets en activiteiten gaan open om 12.00 uur. 

Inplanting kerstmarkt

Op basis van het reglement bepaalt het college voor elke standplaats de ligging, grootte en het gebruik. Voor de standhouders die een eigen chalet plaatsen, worden vaste standplaatsen voorzien.  

CONSUMPTIECHALETS

De uiterste inschrijvingsdatum voor consumptiechalets is 6 juli 2018. De elektronische bieding voor deze chalets zal doorgaan op 26 juli 2018.

Elektronische bieding

Het reglement op de kerstmarkt stelt dat in het kader van de openbare orde en veiligheid, het college voor de consumptiechalets het hoofdgebruik bepaalt:

Tussen de uiterste inschrijvingsdatum en de dag van de bieding worden de kandidaten gecontroleerd op inschrijving in de Kruispuntbank voor Ondernemingen en openstaande schulden bij de stad Antwerpen of de vzw Stadsmarketing en Toerisme. Ook negatieve ervaringen (proces-verbaal, vaststelling GAS-ambtenaar) van de afgelopen drie edities kunnen leiden tot uitsluiting van deelname aan de bieding. Wanneer er meer dan drie gedocumenteerde feiten zijn, kan de kandidaat uitgesloten worden.

Modaliteiten voor toewijzing per openbaar opbod voor consumptiechalets

Alle genoemde plaatsen zullen per openbaar opbod toegewezen worden. Als een standplaats wegvalt om redenen van openbaar nut, zal de eventuele betaalde vergoeding integraal worden teruggestort zonder dat de vergunninghouder schadeloosstelling kan eisen. De stad Antwerpen is in geen enkel geval aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit onvoldoende kennis van de exacte ligging en afmetingen van de standplaats. 

Als de inschrijving rechtsgeldig is, moet de kandidaat inloggen met zijn persoonlijke e-ID en zijn pincode. Deelnemen aan de procedure van toewijzing per openbaar opbod is persoonlijk. Deelname per volmacht (eensluidend verklaard) is mogelijk. Elke persoon kan slechts één keer deelnemen met zijn e-ID en pincode.

Een chalet wordt gegund aan de meestbiedende. Voor elke standplaats wordt een instelprijs vastgelegd. Per chalet wordt een afzonderlijke bieding gedaan. Er wordt maximaal één chalet toegewezen per uitgereikte online deelnamekaart. Het uitgebrachte bod is bindend.

Standplaatsen die bij de bieding niet toegewezen worden, kunnen worden geschrapt of anders ingevuld worden. Er kan ook een tweede, derde, enzovoort bieding georganiseerd worden.

Het minimum bod per chalet is terug te vinden in de overzichtslijst.

Door in te schrijven voor de kerstmarkt en deel te nemen aan de openbare bieding, verklaren deelnemers zich akkoord met alle verkoopsvoorwaarden bij deze bieding.

Na toewijzing van de chalet bij de elektronische bieding, moet de standhouder zijn aanbod concretiseren binnen de subcategorie die is toegekend aan de chalet. Dit gebeurt op een standaardformulier dat de standhouder na de bieding ontvangt van de stad Antwerpen. Als een standhouder een product aan zijn aanbod wenst toe te voegen dat buiten de aangegeven categorie valt, kan dat enkel als dat product nog niet op die locatie verkocht wordt als hoofdproduct. Hij moet hiervoor een aanvraag indienen met een gegronde motivatie. De verkoop van voeding en (fris)drank kan enkel gecombineerd worden in de XL-chalet die met een gecombineerde invulling wordt aangeboden in de elektronische bieding. 

KOOPWAARCHALETS

A. Verlengingen

In het gebruikersreglement werd voorzien dat een vergunning voor een koopwaarchalet jaarlijks verlengd kan worden, met een maximum van twee verlengingen.

De verlengingen werden goedgekeurd door het college op 30 maart 2018 (jaarnummer 02902).

De standhouders die in aanmerking komen voor een verlenging kunnen zich opnieuw inschrijven. De uiterste inschrijvingsdatum voor verlengingen is 27 juni 2018.

Verlengingscriteria

Volgende voorwaarden en criteria worden gehanteerd voor het bepalen van de verlengingen van de vergunning:

• enkel standhouders die bij de volgende editie dezelfde producten zullen aanbieden, komen in aanmerking voor een verlenging (ja/nee-beoordeling);
• enkel standhouders die tijdig betaalden, komen in aanmerking voor een verlenging (ja/nee-beoordeling);
• aanbod: de jury zal nagaan of er overeenstemming is tussen de voorgestelde producten bij de inschrijving met de effectief aangeboden producten (30 punten);
• kwaliteit: de jury zal nagaan of de kwaliteit van de aangeboden producten goed is (30 punten);
• inrichting: de jury zal de presentatie van de producten en de invulling van de chalet in de sfeer van kerst beoordelen (20 punten);
• samenwerking: de jury zal nagaan of de standhouder de regels van de kerstmarkt opvolgt en vlot samenwerkt met stadsdiensten (20 punten). 

B. Koopwaar

De uiterste inschrijvingsdatum voor koopwaarchalets is 27 juni 2018. De datum voor de jury is vastgelegd op 2 juli 2018.

Als niet alle standplaatsen ingevuld worden tijdens deze eerste selectieronde, zal een tweede ronde gestart worden. Dan zal de jury samenkomen om de bijkomende kandidaturen te beoordelen en zo de resterende standplaatsen in te vullen.

De jury bestaat uit:

• vertegenwoordiger van de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Visit Antwerpen;
• vertegenwoordiger van de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Business en Innovatie/Detailhandel en horeca;
• projectleider Winter in Antwerpen.

Deelnamecriteria

De jury hanteert volgende criteria om een puntenrangschikking op te kunnen stellen:

• aanbod kerst -en geschenkartikelen: dit criterium wordt op 30 punten beoordeeld. Hier wordt van de kandidaat een motivatie verwacht waarom zijn product op de kerstmarkt thuishoort. Het moet hier gaan om artikelen die passen in de sfeer van de eindejaarsperiode en die dus niet op eender welke gewone markt kunnen verkocht worden. Voorbeelden hiervan zijn ambachtelijke, artisanale producten, kaarsen, kerstkaarten, feestdecoratie, kunstartikelen, educatief speelgoed, interieurspulletjes, juwelen, enzovoort
• originaliteit: de kandidaten worden gevraagd beeldmateriaal of voorbeelden van hun producten bij hun inschrijving te voegen. Daarnaast geven zij ook meer uitleg over hun producten in een motivatie. Op basis daarvan beoordeelt de jury op 25 punten dit criterium. Kandidaten met originele en unieke producten zullen beter scoren dan kandidaten met veelvoorkomende producten;
• kwaliteit: op basis van de aangeleverde voorbeelden, beeldmateriaal en motivatie, beoordeelt de jury op 15 punten de kwaliteit. Hiervoor zal een schaal bepaald worden waarbij 15 punten geldt voor producten van een hoge kwaliteit die zeer geschikt zijn voor een kerstmarkt, tot 0 punten voor producten van zeer lage kwaliteit die niet geschikt zijn voor een kerstmarkt;
• differentiatie in aanbod: dit criterium zal op 20 punten gescoord worden. Bijvoorbeeld de eerste die inschrijft met juwelen krijgt 20 punten, de tweede 15 punten, de derde nog 10 punten, de vierde 5 punten. Vanaf de 5^de kandidaat die eenzelfde productsoort aanbiedt, worden geen punten meer gegeven. De jury zal vooraf een lijst met productsoorten opstellen voor de beoordeling van dit criterium;
• inrichting en presentatie chalet: de jury zal de presentatie van de producten en de inrichting van de chalet in de sfeer van kerst beoordelen op 10 punten.

Tot slot kunnen negatieve ervaringen (inbreuken op het reglement of proces verbaal) van de afgelopen drie edities in mindering worden gebracht. Per gedocumenteerd feit kunnen 5 punten in mindering worden gebracht, met een maximum van 15 punten.

Een kandidaat behoort minimaal 50 punten te scoren om een standplaats te bekomen.

De jury zal enerzijds de inschrijvingsdossiers beoordelen en anderzijds ook de verlengingen van de vergunning opvolgen.

C. Wekelijkse verhuur en goed doelenchalet

Startende bedrijven zijn beginnende ondernemers die maximaal drie jaar geleden zich als handelaar hebben ingeschreven in de Kruispuntbank van de Ondernemingen. Om deze bedrijven een kans te geven om deel te nemen aan de kerstmarkt, voorziet de stad Antwerpen één of meerdere chalets voor wekelijkse verhuur. Dit gaat enkel over koopwaar producten. Deze chalets zijn vooraf bepaald op het inplantingsplan. Een kalender met de beschikbare datums wordt vooraf meegedeeld, ze worden dus per week verhuurd aan een verlaagde deelnameprijs die bepaald wordt door het college. Na het verstrijken van de inschrijvingsdatum zal een jury oordelen over de kandidaturen en via een puntensysteem wordt een rangschikking bepaald, bij een ex aequo speelt de volgorde in het register een rol. De eerste kandidaat in de rangschikking komt als eerste in aanmerking voor een vergunning op basis van een aantal criteria. Aan deze criteria worden punten verbonden.

Om ook organisaties die niet zijn ingeschreven in de Kruispuntbank van de Ondernemingen maar wel voldoen aan de bepalingen in artikel 7 §1 van het Koninklijk Besluit van 26 september 2006, de kans te geven om deel te nemen aan de kerstmarkt, voorziet de stad Antwerpen één goede doelen chalet, vooraf bepaald op het inplantingsplan. Het gaat dan over producten of diensten met een niet-commercieel karakter.  De inschrijver moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

• menslievend, sociaal, cultureel, educatief, sportief karakter of met als doel de verdediging en promotie van de natuur, of opgericht bij een humanitaire catastrofe/ramp;
• ze blijven occasioneel.

 De stad Antwerpen stelt de goede doelen chalet ter beschikking voor één tot vier aansluitende dagen. Een kalender met de beschikbare datums wordt vooraf meegedeeld. De aanvragen voor deze chalet worden chronologisch gerangschikt op datum en recht evenredig toegekend. De eerste kandidaat in de rangschikking komt als eerste in aanmerking voor een vergunning. De jury behoudt zich het recht om aanvragen te weigeren die niet passen in het kader van de kerstmarkt.

Indien er niet voldoende kandidaten zijn, kunnen de chalets ingevuld worden met producten niet ter plaatse te consumeren gedurende de hele periode van de kerstmarkt. 

Prijzen

Jaarlijks legt het college de prijzen vast voor de huur van een standplaats/chalet. Alle prijzen zijn exclusief btw. 

Voor chalets met 'producten niet ter plaatse te consumeren' gelden vaste prijzen, voor chalets met 'producten ter plaatse te consumeren' gelden instelprijzen die gehanteerd worden bij de openbare elektronische bieding. Voor de prijzen van de editie 2018-2019 baseert de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing zich op de prijzen van de vorige editie en de ervaringen van de eerdere openbare veilingen.

• producten niet ter plaatse te consumeren

*handgemaakte producten (koopwaar): elk product moet uniek zijn, van een hoge kwaliteit en met de hand gemaakt (sjaals, houtwerk, handgemaakte kleding, enzovoort) dus niet industriëel vervaardigd. Om de kwaliteit van het aanbod op de kerstmarkt te verbeteren, is het aangewezen om het standgeld voor standhouders met ambachtelijke/handgemaakte producten (geen voeding) voordeliger te maken. Ambachtelijke/handgemaakte producten zijn producten die op een originele en traditionele manier worden gemaakt. Elk exemplaar is uniek doordat de ambachtsman individuele aandacht schenkt aan het productieproces en het materiaal (mag niet industriëel vervaardigd zijn). Ambachtelijke producten zijn veel duurder dan industriële producten omdat er niet of nauwelijks schaalvoordeel kan worden behaald.

• producten ter plaatse te consumeren.

Als waarborg hanteert de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing onderstaande bedragen. Bijkomende kosten van een zijluik, enzovoort worden integraal doorgerekend aan de standhouder.

Alle standgelden en waarborgen worden geïnd door vzw Stadsmarketing en Toerisme.

Sanctionering

Overtredingen op het reglement zullen worden gesanctioneerd met gemeentelijke administratieve sancties overeenkomstig artikel 4 van de wet van 24 juni 2013 betreffende de gemeentelijke administratieve sancties. Een (tijdelijke) intrekking van de vergunning en/of sluiting van de chalet behoort tot de mogelijke sancties. 

De niet-naleving van het reglement kan leiden tot uitsluiting van de huidige en de volgende drie editie(s) van Winter in Antwerpen, wanneer er vier gedocumenteerde overtredingen worden vastgelegd. Het college is bevoegd om te beslissen over de uitsluiting.

Kruispuntbank

Inschrijven en het verlenen van een vergunning voor de gehele duur van de kerstmarkt, kan enkel aan een in de Kruispuntbank van de Ondernemingen ingeschreven natuurlijke of rechtspersoon. Voor buitenlandse standhouders geldt dat zij moeten ingeschreven zijn in een vergelijkbaar officieel registratiesysteem voor ondernemingen in het land waar ze gevestigd zijn. Ze moeten ook meedelen onder welke vennootschapsvorm ze geregistreerd zijn. Aan dezelfde natuurlijke of rechtspersoon kan slechts één chalet, zoals vastgelegd op het marktplan, toegewezen worden. Voorafgaand aan de toewijzing zal hierop een controle gebeuren. Bij de controle wordt nagekeken of de opgegeven ondernemings- en facturatiegegevens correct zijn. Er kan enkel een standplaats toegewezen worden als alle informatie overeenstemt.

Horeca Winterterrassen

Net zoals vorig jaar krijgen de horecazaken gelegen op de pleinen van Winter in Antwerpen de mogelijkheid om een winterterras uit te baten onder een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden worden herbekeken en worden later vastgelegd in een aangepast reglement.

Het reglement is gebaseerd op de wet van 25 juni 1993 op de uitoefening en de organisatie van ambulante en kermisactiviteiten, gewijzigd door de wet van 4 juli 2005 en 20 juli 2006 en het decreet van 24 februari 2017. De wet ging op 1 oktober 2006 van kracht door het Koninklijk Besluit van 29 september 2006.

De kerstmarkt van de stad Antwerpen valt onder artikel 5, paragraaf 2 van de wet waarbij de kerstmarkt wordt gecatalogeerd als een occasionele manifestatie georganiseerd of voorafgaand toegelaten door de gemeentelijke overheid die tot doel heeft de lokale handel of het leven in de gemeente te bevorderen volgens de bepalingen van artikel 9 van het Koninklijk Besluit van 24 september 2006, zoals gewijzigd door het Besluit van de Vlaamse Regering houdende de wijziging van diverse bepalingen van het koninklijk besluit van 24 september 2006 betreffende de uitoefening en de organisatie van ambulante activiteiten.

De verkoop tijdens de kerstmarkt is niet onderworpen aan de machtiging ambulante activiteiten voor de handelaars en de verenigingen die de gemeente heeft uitgenodigd. Bij de organisatie van deze manifestatie is het reglement van de gemeente niet gehouden aan de wettelijke toewijzingsmodaliteiten zoals die in de bovenvermelde wet omschreven staan.

Het reglement is daarenboven ook in overeenstemming met richtlijn 2006/123/EG van 12 december 2006 betreffende diensten op de interne markt.