2018_CBS_00910 - Digitale archiveringsoplossingen - Samenwerking stad en provincie voor gebruik van digitaal depot. Fasering - Goedkeuring

De archiveringsoplossing van het Antwerpse stadsarchief/digitaal depot bestaat reeds, is al vele jaren operationeel en heeft haar functionaliteiten en robuustheid bewezen. De provincie wil nu in dit systeem instappen en er mee gebruik van maken.
De provincie voorziet middelen om de opstart van haar aandeel in de infrastructuur te betalen en heeft hiervoor een kostenraming gevraagd en ontvangen van Digipolis.
In de volgende jaren zal de provincie bijdragen aan verdere ontwikkelingen en bijkomende opslagmogelijkheid. De ramingen en functionaliteiten zullen op dat moment worden opgemaakt.

De provincie zal gebruikmaken van de bestaande archiveringsoplossing van het e- of digitaal depot van de dienst Bestuurszaken/Stadsarchief die volgende reeds aanwezige elementen omvat:

-       frontoffice (webapplicatie);

-       backofficeapplicatie: de in eigen beheer door het stadsarchief ontwikkelde beheerapplicatie MACZ;

-       webservices eFloris en eDepot;

-       dataopslag.

De provincie zal van al deze elementen gebruikmaken.

De branding van de frontend is niet opgenomen in de raming van Digipolis Antwerpen. Deze opdracht moet immers niet door Digipolis of de stad Antwerpen worden uitgevoerd maar kan de provincie zelf of in samenwerking met derden realiseren.

In de raming zijn evenmin mogelijke latere projecten opgenomen; hiervoor zal telkens een budget opgemaakt worden waarin duidelijk wordt gespecificeerd wie welke kosten draagt en hoe eventuele inkomsten verdeeld worden, overeenkomstig artikel 4.2 van de overeenkomst.

Nieuwe investeringskosten, ontwikkelingen of aanpassingen van de functionaliteiten die in de toekomst nodig mochten zijn zoals bepaald in artikel 4.3, werden nog niet begroot. De verwachtingen zijn dat deze kosten in 2018 niet nodig zijn. Pas vanaf 2019 moeten er mogelijk nieuwe functionaliteiten worden ontwikkeld; deze zullen op dat moment worden beschreven en begroot.
Ook wanneer bijkomende opslagcapaciteit nodig is, zal deze op dat moment beschreven en begroot worden; ook hier is de inschatting dat deze pas vanaf 2019 zal zijn.

Inzet van personeel van de diensten Informatiebeheer van Bestuurszaken/Stadsarchief en van provincie Antwerpen gebeurt binnen de reguliere werking van en de interbestuurlijke samenwerking tussen stad en provincie.

De realisatie en opstart van deze samenwerking zullen in 2 fasen verlopen:

1. in een eerste fase worden de infrastructuur, de databank en de backoffice opgezet.
   Hiervoor wordt een doorlooptijd van 3 weken voorzien. Digipolis moet hiervoor volgende opdrachten hebben gerealiseerd tegen midden februari:
   1. opzetten MACZ-databank;
   2. configuratie opslagvolume;
   3. opzetten services .NET, eFloris en eDepot;
   4. configuratie MACZ;
   5. configureren toegang medewerkers dienst Informatiebeheer Provincie (met hun sx-account) tot hun MACZ-database en opslagvolume.
2. in de tweede fase wordt de frontoffice beschikbaar gesteld aan de provincie. Voor deze fase zijn Bestuurszaken/stadsarchief en provincie Antwerpen afhankelijk van Digipolis en de oplevering van de nieuwe website (project Refactoring felixarchief.be). Daarvoor moet Digipolis de livegang van de website hebben gerealiseerd tegen eind april 2018, zodat de opzet- en startfase van de nieuwe website na een proefperiode kan aanvangen voor juli 2018.  

De wetgever heeft de samenwerking tussen openbare diensten met het oog op de verwezenlijking van hun gemeenschappelijke doelstellingen mogelijk gemaakt. In de regelgeving overheidsopdrachten is in de nieuwe wet van juni 2016, artikel 31 de niet-geïnstitutionaliseerde horizontale samenwerking voorzien.

De samenwerking van de stad met de provincie Antwerpen werd goedgekeurd in de collegezitting van 15 december 2017 (jaarnummer 10859) en voorgelegd aan de gemeenteraad van 29 januari 2018. Daarbij werd overeengekomen dat de provincie gebruik zal maken van de door de stad ontwikkelde digitale archiveringsinfrastructuur.
De overeenkomst stelt dat zowel de provincie als de stad infrastructuur, personeel en middelen ter beschikking stellen voor het (verder) uitwerken van een archiveringsoplossing. Artikel 4 in de overeenkomst bepaalt dat de kosten zullen worden vastgelegd en wie welke investeringen zal bekostigen. 

Deze zijn geregeld in besluit van 15 december 2017 (jaarnummer 10859).

De raming van de kosten voor het opzetten van de databanken en de dataopslag is opgemaakt door Digipolis, dat eveneens gevraagd zal worden deze opdrachten uit te voeren (met name het opzetten van de SQL-database en het uitvoeren van de noodzakelijke configuraties).

1. 1 Opslagvolume met 5 terabyte capaciteit
2. 3 .Net Core virtual machine met 45 gigabyte werkgeheugen en 2 virtuele CPU's
3. 3 .Net Windows virtual machine met 8 gigabyte werkgeheugen en 2 virtuele CPU's
4. SOLR-database in acceptatie (5 gigabyte)
5. SOLR in productie (5 gigabyte)
6. 5 mandagen Digipolis: opzetten aanmeldingsprocedure
7. 3 mandagen Digipolis: aanpassing configuratie DSS, endpoints, queus op ESB …)
8. 1 mandag Digipolis: data input en testen, installatie, opzet webadressen, SMTP …
9. 2 mandagen Digipolis: opzetten netwerk en firewall
10. 1 mandag Digipolis: configuratie server en NAS 

Digipolis heeft deze opdrachten geraamd op € 109.162,78 (exclusief btw) / € 132.086,96 (inclusief btw).

Dit bedrag betreft een vergoeding die de provincie zal betalen voor de opstartfase en het klaarzetten van de infrastructuur, overeenkomstig artikel 4.1 van de overeenkomst.
Deze investering biedt een infrastructuur, gebruik van een database en opslagcapaciteit van 5 terabyte voor de eerstvolgende 5 jaar.