Terug

2018_CBS_00918 - Beleids- en beheerscyclus - Werkwijze rapportering 2018-2019 - Kennisneming

college van burgemeester en schepenen
vr 02/02/2018 - 09:00 Hofstraat
Kennis genomen

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Caroline Bastiaens, schepen; Ludo Van Campenhout, schepen; Claude Marinower, schepen; Marc Van Peel, schepen; Rob Van de Velde, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Fons Duchateau, schepen; Sven Cauwelier, stadssecretaris

Afwezig

Serge Muyters, korpschef

Secretaris

Sven Cauwelier, stadssecretaris

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2018_CBS_00918 - Beleids- en beheerscyclus - Werkwijze rapportering 2018-2019 - Kennisneming 2018_CBS_00918 - Beleids- en beheerscyclus - Werkwijze rapportering 2018-2019 - Kennisneming

Motivering

Gekoppelde besluiten

Argumentatie

Tot op heden werden de doelstellingen opgevolgd door middel van een driemaandelijkse rapportering. Het doel van de rapportering is van nabij de realisatie van de doelstellingen opvolgen én tijdig bijsturen wanneer nodig. De stadsorganisatie heeft vandaag op gebied van strategisch management een maturiteitslevel bereikt die maakt dat we een volgende stap kunnen zetten richting meer permanente opvolging en bijsturing.
 
In lijn met de visie 'Strategische coördinatie 3.0' (2017_MT_00630) wordt verder ingezet op planlastvermindering, flexibiliteit en kennis- en inspiratiedeling. Bovendien legt het nieuwe decreet lokaal bestuur nieuwe regels op met betrekking tot rapportering aan de gemeenteraad. Naast de reeds bestaande jaarrekening wordt een tussentijdse opvolgrapportering ingevoerd. De nieuwe werkwijze voor rapportering en bijsturing houdt hiermee reeds rekening.
 
De voorgestelde werkwijze geldt voor de periode 2018-2019, startende na afloop van de rapportering over kwartaal 4 van 2017 (jaarrekening 2017). De nieuwe werkwijze zal permanent worden geëvalueerd en bijgestuurd waar nodig.
 
Doel nieuwe werkwijze
 
De nieuwe rapporteringswerkwijze heeft als doel:
  • focus op effectief bijsturen per managementniveau;
  • juiste zaken bespreken op het juiste niveau;
  • focus op inhoud (“oogsten”);
  • planlastvermindering voor programmaleiders en regisseurs;
  • correct en tijdig informeren van beleidsverantwoordelijken;
  • afgestemd op nieuwe regelgeving.
Voorstel nieuwe werkwijze

Per maand worden de sleutelkwesties besproken op het managementteam als onderdeel van de reguliere agenda. Daarnaast worden concrete releases besproken (focus op de inhoud). Sleutelkwesties worden door de rapporteerders geactualiseerd in ORBA. Per maand wordt door de strategisch coördinator de sleutelkwesties die specifieke aandacht vragen besproken op het managementteam. De ambitie is om hiermee te starten op het managementteam van 7 maart.
 
Na de bespreking op het managementteam wordt een overzicht van de sleutelkwesties bezorgd aan de kabinetten.

Tweemaal per jaar wordt een uitgebreider, inhoudelijk managementteam georganiseerd in aanwezigheid van de kabinetten. De voorgestelde data zijn:
  • september 2018: terugblik op eerste jaarhelft 2018 bestaande uit managementsamenvatting, releases en sleutelkwesties;
  • februari 2019: terugblik op 2018 (jaarrekening) bestaande uit doelstellingenrealisatie, releases en sleutelkwesties.

Iedere regisserend directeur is verantwoordelijk voor de realisatie van de beleidsdoelstellingen onder zijn/haar regie. Om dit gedegen te kunnen doen wordt verwacht dat er (overkoepelende) programmastuurgroepen wordt georganiseerd met alle betrokkenen in de realisatie van de doelstelling(en), ook buiten het de eigen bedrijseenheid. Op deze programmastuurgroepen worden de kabinetten en de strategisch coördinator uitgenodigd en worden relevante indicatoren, projecten, releases en sleutelkwesties besproken. De regisserend directeurs zijn zelf verantwoordelijk voor de frequentie van de programmastuurgroep met een minimum van twee bijeenkomsten voorafgaand aan de uitgebreide inhoudelijke managementteams in september en februari.

In functie van de beoogde planlastvermindering wordt de managementsamenvatting per kwartaal optioneel. Een managementsamenvatting blijft echter wel verplicht bij de halfjaarrapportering (september, betreffende eerste jaarhelft) en jaarrekening (februari, terugblik op volledig jaar).

In de visie op strategische coördinatie zoals toegelicht aan het managementteam op 29 november 2017 wordt sterk ingezet op het aanspreken van programmaleiders en strategische leidinggevenden op hun verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelstellingen. Om dit te faciliteren zullen op frequente basis netwerksessies worden gehouden die kennisdeling, intervisie en netwerking tussen strategisch leidinggevenden stimuleren. Op 7 februari 2018 wordt een eerste netwerksessie georganiseerd. Dit wordt toegelicht aan het managementteam in een apart agendapunt.  

Aanleiding en context

Het college keurde op 18 januari 2013 (jaarnummer 209) goed om via de aanpak van strategische coördinatie het meerjarenplan 2014-2019 op te maken, uit te voeren, op te volgen en bij te sturen.

Het college keurde op 21 februari 2014 (jaarnummer 1774) de aanpak en timing van de kwartaalrapportering 2014 goed

Het managementteam nam op 29 november 2017 (jaarnummer 630) kennis van de presentatie 'strategische coördinatie 3.0'.

Het managementteam nam op 24 januari 2018 (jaarnummer 20) kennis van de nieuwe werkwijze van rapportering en bijsturing voor 2018 en 2019.

De bestuursakkoorden van de stad Antwerpen en districten worden gerealiseerd door doelstellingen te halen. Tussentijds rapporteren toont de stand van zaken, geeft de kans om tijdig bij te sturen, en maximaliseert op die manier de kans om de doelstellingen te halen. Periodieke rapportage maakt ook een verantwoording van middelen mogelijk.

Beleidsdoelstellingen

7 - Sterk bestuurde stad
1TSB07 - Een rechtszeker, efficiënt en toegankelijk bestuur handhaaft de democratische waarden
1TSB0701 - De beleids- en beheerscyclus ondersteunt de realisatie van de bestuursakkoorden
1TSB070102 - Alle entiteiten van de groep stad Antwerpen werken gericht en geïntegreerd samen aan de realisatie van de bestuursakkoorden

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college neemt kennis van de nieuwe werkwijze van rapportering en bijsturing voor 2018 en 2019.

Artikel 2

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.