Er is nood aan een consumptiezone in het park Sorghvliedt. De stad start in januari 2018 met de restauratie van de beide koetshuizen in park Sorghvliedt die als horeca bestemd zijn. Dit wil zeggen dat er in 2018 nog geen horeca uitbating in het park aanwezig zal zijn. In afwachting van de realisatie van een horecagelegenheid in de nabij gelegen koetshuizen is het project van de zomerbar een mooi alternatief.
De biedings- en concessievoorwaarden van de oproep zijn grotendeels dezelfde voorwaarden als bij de oproep in 2016, uitgezonderd van de concessievergoeding en de opbouwtermijn.
De vorige uitbater heeft 250,00 euro/maand meer geboden op het voorgestelde minimumbedrag van 1.000,00 euro/maand bij de bieding in 2017.
Het is niet evident om een goede tijdelijke uitbater te vinden voor deze locatie. Om de kans te vergroten, stellen het district Hoboken en de dienst Contractbeheer voor om terug dezelfde minimumvergoeding te gebruiken als bij de vorige biedingen in 2016 en 2017, namelijk 1.000,00 euro.
Vooraf is een opbouwperiode van zes dagen toegestaan, na afloop van de laatste exploitatiedag een afbraakperiode - inclusief opkuis - van maximum drie kalenderdagen. In 2016 waren er drie opbouwdagen voorzien.
A. Samenvattting belangrijkste concessievoorwaarden
1. Voorwerp
1.1 Het district Hoboken geeft in concessie aan de concessiehouder de Oranjerie, gelegen in het park Sorghvliedt, Marneflaan 3, 2660 Hoboken, die omvat:
2. Bestemming
Het goed wordt in concessie gegeven als een consumptiezone, conform het concept dat de concessiehouder indiende bij zijn bieding. De tijdelijke horeca-exploitatie heeft als functie de levendigheid en sociale activiteiten van het park te ondersteunen. Ook gebruik voor de organisatie van lezingen, tentoonstellingen, privé-recepties, doopfeesten e.d. is toegelaten.
De exploitatie moet een open en toegankelijk karakter uitstralen.
Het goed wordt in concessie gegeven conform het concept zoals omschreven in de bieding. Een afschrift van de bieding wordt aan de overeenkomst gehecht om één geheel te vormen.
3. Termijn exploitatie, opbouw en afbraak
Het goed wordt in concessie gegeven aan de concessiehouder gedurende minstens 1 zomerperiode (1 mei 2018 – 30 september 2018) zonder dat een stilzwijgende verlenging mogelijk is. Vooraf is een opbouwperiode van zes dagen toegestaan, na afloop van de laatste exploitatiedag een afbraakperiode - inclusief opkuis - van maximum drie kalenderdagen toegestaan.
4. Betaling vergoeding
4.1 Vergoeding
Het bedrag waarvoor de bieding wordt toegewezen geldt als basisvergoeding. De minimumvergoeding is vastgesteld op 1.000,00 euro/maand (exclusief btw).
5. Lasten en kosten
De kosten voor verbruik van water, gas, elektriciteit, ... zijn gedurende de periode van de exploitatie (met inbegrip van zes dagen opbouw en drie dagen afbraak van de exploitatie) ten laste van de concessiehouder.
Een provisie van 1.500,00 euro zal gestort worden op rekening van de stad voor de aanvang van de exploitatie en een eindafrekening zal gemaakt worden op het einde van elk seizoen.
6. Onderhoud en herstelling - uitvoering werken
De concessiehouder zal het goed in goede staat onderhouden en als een goed huisvader gebruiken en herstellen, zonder de aard of de bestemming ervan te wijzigen.
Alle inrichtingskosten die noodzakelijk zijn om het pand geschikt te maken voor de uitbating vallen ten laste van de concessiehouder en alle noodzakelijke inrichtingswerken worden voorafgaandelijk in overleg met de eigenaar besproken, die deze moet goedkeuren. Dit is een essentiële voorwaarde zonder dewelke het district Hoboken deze overeenkomst niet zou aangaan.
B. Samenvatting van de belangrijkste biedingsvoorwaarden
Bij de beoordeling van de kandidaturen zal rekening gehouden worden met de volgende criteria:
1. Conceptvoorstel voor de belevingswaarde, beeldkwaliteit en toegankelijkheid (35%)
2. Financieel voorstel (30%)
De minimumvergoeding wordt ingesteld op het laatste marktbod en bedraagt 1.000,00 euro. De kandidaat geeft tevens aan hoe hij het project zal financieren.
3. Relevante ervaring (20 %)
De kandidaat toont relevante ervaring aan in de horeca, en meer bepaald tijdelijke horecagelegenheden op locatie.
4. Aanbod en prijszetting van verkochte waren (15%)
Een aanbod van fairtrade producten is een must.
Een ontwerp van de concessieovereenkomst en het biedingsformulier worden als bijlagen toegevoegd aan onderhavig besluit.
Met collegebeslissing van 2 september 2005 (jaarnummer 9717) werd de Oranjerie in Hoboken bestemd voor de districtswerking.
Op 29 januari 2016 (jaarnummer 796) keurde het college de nieuwe operationele werking goed met betrekking tot de beleidsvoorbereiding en –advisering voor huisvesting en huisvestingsbehoeften van alle stadsdiensten en stedelijke processen in of op stedelijk bedrijfsvastgoed.
Op 21 december 2016 (jaarnummer 752) nam het managementteam kennis van de geactualiseerde uitgangspunten voor goed beheer van de stedelijke vastgoedportefeuille.
De Oranjerie in park Sorghvliedt (Marneflaan 3), district Hoboken, betreft een monumentaal pand. In de periode 2010-2012 werd het gebouw van de Oranjerie volledig gerenoveerd, grotendeels met middelen van het district Hoboken. De polyvalente zaal wordt door het jaar uitgebaat door de dienst Zaalverhuur.
In de periode 2014-2017 werd in de Oranjerie ieder jaar een zomerbar georganiseerd vanaf mei tot en met september.
Het districtscollege keurde in zitting van 14 februari 2017 (jaarnummer 37) goed om een publieke oproep te organiseren voor de uitbating van een zomerbar in 2017 in de Oranjerie in park Sorghvliet. Het college keurde in dezelfde zitting de biedings- en concessievoorwaarden goed die als bijlagen aan onderhavig besluit werden toegevoegd.
Samenvatting belangrijkste biedings- en concessievoorwaarden:
met volgende criteria werd rekening gehouden bij de beoordeling van de inschrijving:
Het districtscollege nam op 7 april 2017 (jaarnummer 92) kennis van het resultaat van de biedingen en besliste de concessie toe te wijzen aan de heer Koen Van Den Brande. Op 25 april 2017 sloot het district Hoboken een concessieovereenkomst af met voornoemde tegen een maandvergoeding van 1.250,00 euro.
In afwachting van de komst van een horecagelegenheid in de koetshuizen, wenst het district Hoboken in 2018 het project nog te herhalen en verzocht opnieuw de medewerking van de bedrijfseenheid Stadsbeheer voor de opstart van een nieuwe oproep.
Het managementteam adviseerde op 20 december 2017 (jaarnummer 00648) gunstig om ter goedkeuring voor te leggen aan het districtscollege en ter kennisneming aan het college: de organisatie van een publieke oproep voor de uitbating van een zomerbar in 2018 in de Oranjerie in park Sorghvliedt. Het managementteam adviseerde tevens gunstig om de concessie- en biedingsvoorwaarden ter goedkeuring voor te leggen aan het districtscollege en ter kennisneming aan het college.
Het districtscollege keurde op 9 januari 2018 (jaarnummer 9) de organisatie van een publieke oproep goed voor de uitbating van een zomerbar in 2018 in de Oranjerie in park Sorghvliet. Het districtscollege keurde eveneens de concessie- en biedingsvoorwaarden goed.
De inkomsten uit de concessie worden geraamd op minimaal 1.000,00 euro/maand (exclusief btw).
De inkomsten worden geïnd door de stad; na aftrek van eventuele onkosten (bijvoorbeeld nutsgebruik) zal de stad het restbedrag doorstorten naar het district Hoboken.
Het resultaat van de biedingen wordt voorgelegd aan het college.
Volgens artikel 57 § 3 1° van het Gemeentedecreet is het college van burgemeester en schepenen bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad desgevallend vastgestelde algemene regels.
Met de collegebeslissing van 2 september 2005 (jaarnummer 9717) werd de Oranjerie in Hoboken bestemd voor de districtswerking.
Het college neemt kennis van de publieke oproep voor de uitbating van een zomerbar in 2018 in de Oranjerie in park Sorghvliedt.
Het college neemt kennis van de concessie- en biedingsvoorwaarden, die als bijlagen aan onderhavig besluit werden toegevoegd.
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Maandelijkse inkomsten uit de concessie |
raming minimaal 1.000,00 euro (exclusief btw) |
budgetplaats: 5321000000 |
nvt |