De voorbije jaren vonden de slotceremonies plaats in het stadhuis, dat momenteel gerestaureerd wordt. In het kader van de restauratie worden de gebruikers en functies van het gebouw vanaf juli 2017 tot het einde van de werken gehuisvest op alternatieve locaties.
Het Kolveniershof biedt sinds zijn ontstaan in 1630 als gildelokaal ruimte voor vergaderingen, ontvangsten en banketten. Het is daarbij, wat capaciteit en ligging betreft, een geschikt alternatief voor het stadhuis.
Het stadhuis werd gratis ter beschikking gesteld voor de slotceremonies van vzw APEC. In lijn hiermee wordt vrijstelling van retributie verleend voor het gebruik van het Kolveniershof voor het maximum aantal van twintig slotceremonies.
Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties van de stad, alsook de samenwerking tussen stad en haven.
Retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 maart 2015 (jaarnummer 163).
Voor de terbeschikkingstelling van de door vzw Antwerpen Kunstenstad beheerde zalen bestaat een retributiereglement dat de voorwaarden en modaliteiten van de terbeschikkingstelling bepaalt. Het college kan een afwijking goedkeuren.
Het Antwerp/Flanders Port Training Center vzw (APEC), Zaha Hadidplein 1, 2030 Antwerpen staat sinds 1977 bekend als maritiem trainingsinstituut. APEC brengt via haar seminaries experten en professionals samen uit alle hoeken van de wereld, waarbij ze hun competenties en expertise kunnen delen, uitbreiden en verbeteren. Dankzij de samenwerking met partners zoals de Vlaamse Havens, Port of Antwerp International, het Havenbedrijf Antwerpen en OCHA/CEPA, kan APEC een brede waaier aan trainingsonderwerpen aanbieden, aangepast aan de specifieke noden van het doelpubliek. De opleidingen zijn toegankelijk voor iedereen die werkzaam is in de maritieme sector: van havenarbeiders tot leidinggevenden.
In 2018 organiseert APEC een maximum totaal van twintig closing ceremonies voor de afgestudeerden in het Rubenianum. De activiteit start telkens om 14.30 uur en duurt maximaal één uur. De schepen voor haven, industrie en werk overhandigt de certificaten aan de studenten.
Volgens het retributiereglement sluit de vzw Antwerpen Kunstenstad de overeenkomst af en regelt de financiële gevolgen.
Het retributiereglement berekent zaalhuur per tijdsblok van vier uur (300,00 EUR) en voorziet geen tarief voor activiteiten die minder dan vier uur duren. Het door de vzw gederfde bedrag voor het gebruik van het Kolveniershof bedraagt daarom maximaal gerekend 6.000,00 EUR.
Volgens artikel 12 van het retributiereglement goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 maart 2015 (jaarnummer 163) kan het college afwijkingen op de prijs toestaan op basis van een gemotiveerde beslissing.
Het college keurt goed dat de closing seminaries van de internationale cursisten van de vzw APEC (Antwerp/Flanders Port Training Center) plaatsvinden in het Rubenianum.
Het college keurt goed dat een afwijking op de prijs van de huur van het Rubenianum, namelijk een gratis terbeschikkingstelling, wordt toegestaan aan de vzw APEC (Antwerp/Flanders Port Training Center). De data worden op een later tijdstip afgestemd.
Het college keurt de afvaardiging van de schepen voor haven, industrie en werk goed.