2018_CBS_02234 - Vastgoed - Integratie vastgoedwerking bij AG VESPA in samenwerking met betrokken entiteiten. Blauwdruk - Goedkeuring

Inleiding 

Het college gaf aan AG VESPA opdracht om de centralisatie van vastgoedcompetenties bij AG VESPA concreet uit te werken samen met de verschillende stakeholders van de groep stad Antwerpen. Daarvoor werd 
met de verschillende stakeholders een taskforce opgericht en een plan van aanpak opgemaakt.

Het plan van aanpak werd goedgekeurd op het college van burgemeester en schepenen van 2 februari en voorzag twee fases.

In de eerste fase (december 2017/maart 2018) moesten:

• de uitgangspunten van geïntegreerd vastgoedbeheer worden uitgewerkt; 
• de blauwdruk in beeld worden gebracht: bepalen welke activiteiten in principe in geïntegreerde regie door AG VESPA worden opgenomen en welke apart blijven; 
• benoemd worden welke sporen er verder onderzocht dienen te worden in functie van de vernieuwde werking van AG VESPA en het opmaken van nieuwe beheersovereenkomsten 
• korte termijn acties binnen lopende beheersovereenkomsten geïdentificeerd worden. 

In een tweede fase (maart/september 2018) moeten de sporen verder worden uitgewerkt en binnen het kader van de bestaande beheersovereenkomsten concrete acties worden opgezet. 

1. Resultaten van fase 1 (december 2017/maart 2018) 
De taskforce formuleerde onderstaande uitgangspunten, blauwdruk en sporen. 

1.1 Uitgangspunten geïntegreerd vastgoedbeheer bij AG VESPA 
Het toekomstige ‘geïntegreerd vastgoedbedrijf’ AG VESPA ambieert in functie van het realiseren van stedelijke beleidsdoelstellingen en in samenwerking met de betrokken entiteiten: 

• een optimaal vastgoedbeheer voor de stad (strategische afstemming)
  en 
• optimaal vastgoedgebruik/beleving door de stedelijke en niet stedelijke klanten/partners (operationele kwaliteit) 

Het betreft vastgoed in eigendom en gebruik van de groep stad (exclusief Haven van Antwerpen, Zorgbedrijf en ZNA). Er wordt gestreefd naar een optimale afweging tussen maatschappelijk en financieel rendement én kwaliteit. 

AG VESPA is een dienstverlenende en klantgerichte entiteit. Hiervoor wordt samen met de betrokken entiteiten een business partnermodel uitgewerkt. 
Het geïntegreerd vastgoedbedrijf bereidt voor en realiseert alle aspecten van vastgoedbeheer en werkt vanuit een ‘geïntegreerd-één-keten’ model. 
Dit gebeurt in goede samenwerking en door goede wederzijdse informatie doorstroming en afstemming tussen klant/partners en het vastgoedbedrijf (over PVE, urgentie, prioriteiten,…) en tussen de verschillende 
aspecten van de keten (ontwerp afgestemd op onderhoud, verwerving in functie van projectrealisatie,……) 

Het vastgoedbedrijf organiseert zich in een wendbare organisatievorm, die eenduidig is in aansturing, korte beslissingslijnen in de besluitvorming kent, (kosten)efficiënt, effectief en kwalitatief werkt. Het vastgoedbedrijf organiseert zich daartoe zo flexibel mogelijk binnen de globale krijtlijnen die de groep stad uittekent. 

Het organisatiemodel laat differentiatie in functie van gebruikers toe op basis van onder meer schaalgrootte, inhaalbeweging/capaciteit en normering. 

AG VESPA organiseert en onderhoudt een transparante werking, monitoring, rapportering en democratische verankering, in samenspraak met de betrokken entiteiten van de groep stad en streeft hierbij helderheid en eenvoud na. 

De stad en de betrokken entiteiten organiseren de controle op de werking van het vastgoedbedrijf met middelen uit de efficiëntie-oefening rond het vastgoedbeheer.

De visie en leidende principes rond vastgoed worden door de stad in onderlinge samenwerking met de betrokken entiteiten en AG VESPA uitgewerkt en aan de bevoegde beleidsinstanties voorgelegd.

1.2 Blauwdruk in beeld 
De blauwdruk geeft concreet aan welke opdrachten in principe in geïntegreerde regie door AG VESPA worden opgenomen en welke apart blijven (op voldoende hoog niveau, maar wel tot op het niveau dat rollen kunnen worden toebedeeld). De schematische voorstelling is als bijlage 1 toegevoegd.

De verschillende opdrachten zullen worden uitgevoerd volgens de uitgangspunten van geïntegreerd vastgoedbeheer zoals vermeld onder punt 1.1. 

Ook dient het vastgoedbedrijf voor onderstaande opdrachten de besluitvorming voor te bereiden en beslissingen voor te leggen aan de bevoegde beleidsinstanties.

Opdrachten van het vastgoedbedrijf AG VESPA: 

• Expertise verder opbouwen
  ervaring bundelen en kennis verder opbouwen rond vastgoed (alternatieve financieringswijzen, publiek private samenwerkingen, energiezuinig bouwen, betaalbaar wonen,…) 
• Een vastgoedstrategie uitwerken
  binnen het kader van de leidende principes en visie van de stad een concrete strategie tav het vastgoed uitwerken (monitoren van financiële/balanspositie, ontwikkelen vastgoedportefeuille, interne en externe locatievragen behandelen, ontwikkelen van visie op maatschappelijk vastgoed…) 
• Prospecteren en indien nodig verwerven
  op zoek gaan naar nieuwe gebouwen/gronden en deze indien gewenst verwerven 
• Gebouwen en gronden die niet langer tot de portefeuille dienen te behoren vervreemden 
• Ter beschikking stellen van huisvesting voor stedelijke diensten 
• Ter beschikking stellen (onder specifieke voorwaarden cfr de te ontwikkelen visie op maatschappelijk vastgoed) van stedelijk patrimonium aan derden (‘maatschappelijke’ partners in uitvoering stedelijk beleid) 
• Op een commerciële wijze patrimonium ter beschikking stellen aan derden (burgers, ondernemers,…) 
• Projectrealisatie van A tot Z
  bouwen van scholen, kinderdagverblijven, musea, sporthallen, districtshuizen,… en het uitvoeren van stadsontwikkelingsprojecten in gebieden waar de stad een grondpositie heeft 
• Nazorg
  afhandelen van een aantal juridische zaken en technische opvolging na oplevering of verkoop van een gebouw 
• Onderhoud (eigenaar / huurder) organiseren
  de regie en uitvoering organiseren voor het onderhoud 
• Beheren
  beheerstaken voor patrimonium realiseren (syndicus voor eigen patrimonium administratief-financieel, leegstandbeheer / heffingen / belastingen, keuringen,…)

Stedelijke entiteiten staan samen met het vastgoedbedrijf in voor het in kaart brengen van hun behoeften en de opmaak van hun programma van eisen.

Exploitatie en een beperkt aantal opdrachten die zeer dicht bij de gebruiker staan vallen niet onder de opdracht van AG VESPA en worden binnen de entiteiten verder aangestuurd en uitgebouwd. Het geïntegreerd vastgoedbedrijf faciliteert deze opdracht door het aangaan van raamcontracten die divers zijn en waarvan de verschillende klanten kunnen afnemen. Exploitatie omvat de taken die te maken hebben met het gebruiken van een gebouw (meubilair , schoonmaak, afvalbeheer , economaat food en non food, beheer toegewezen materiaal, reservatie vergaderzalen faciliteren, vergaderzalen klaarzetten, Veiligheid/toegangscontrole/bewaking, Onthaal, conciërge, Onderverhuur voor korte periodes, Voertuigen, parkeren, Planten/groen,…)

De betrokken stedelijke entiteiten kunnen eigen vastgoedpersoneel blijven behouden voor taken die nauw samenhangen met de dagdagelijkse operationele realiteit, de specifieke exploitatie en op basis van afspraken over eventuele differentiatie. In fase 2 wordt de afbakening van deze diensten met het geïntegreerd vastgoedbedrijf verder verfijnd in een spoor (zie 1.3). Business Partners die de brug slaan tussen klant en vastgoedbeheerder zullen in overleg met de betrokken entiteiten worden aangeduid en gedeeld aangestuurd. ‘Maatschappelijke’ partners in de uitvoering van stedelijk beleid die gebruik wensen te maken van vastgoed van de groep stad worden aangestuurd vanuit de diverse beleidsdomeinen van de stad.

Uitzondering AGSO 

AGSO zal omwille van de combinatie van verschillende factoren deel uitmaken van geïntegreerd vastgoedbeleid, maar zij voeren zelf verder de exploitatie, het onderhoud en een deel van de projectrealisatie uit voor het stedelijk schoolpatrimonium. Deze keuze is genomen voornamelijk omwille van de grote inhaalbeweging om het stedelijk schoolpatrimonium voldoende en in adequate staat beschikbaar te kunnen stellen en voldoende capaciteit te realiseren. Bovendien is de kwaliteit van de schoolgebouwen, samen met de kwaliteit van het aangeboden onderwijs, een erkenningsvoorwaarde van de Vlaamse overheid, waarvan de inspectie vanaf september 2018 één gezamenlijke doorlichting met één advies over uitbrengt. Om die reden moet het AG SO zelf de volle verantwoordelijkheid dragen om de erkenningen te behouden. Deze doelstellingen zullen niet afgerond zijn op korte termijn. Verder betreft het patrimonium van het AGSO een zeer groot aantal gebouwen, welke onderhouden en beheerd worden door een aanzienlijk aantal personeelsleden. Met het AGSO wordt op korte termijn de huidige samenwerking met AG VESPA rond de projectrealisatie geëvalueerd en op basis daarvan 
uitgeklaard wanneer en op welke wijze in de projectrealisatie beroep wordt gedaan op het geïntegreerd vastgoedbedrijf. Op langere termijn wordt bekeken of er nog meer taken naar het geïntegreerde vastgoedbedrijf kunnen worden overgedragen.

1.3 De verschillende verder uit te werken sporen werden geïdentificeerd 
De onderzoeksporen hebben tot doel de concrete uitwerking van de volledige implementatie van de blauwdruk te ondersteunen. Volgende sporen (en hun doelen) werden geïdentificeerd en zullen in fase 2 verder uitgewerkt worden:

2. Vervolgtraject, fase 2 (maart / september 2018) 

Nadat het college met dit besluit de basisprincipes goedkeurt kan de tweede fase van de integratie van het vastgoedbeheer van start gaan:

2.1 Verder uitwerken sporen

De verschillende sporen (zoals opgelijst in dit besluit) worden verder uitgewerkt om opgenomen te kunnen worden in de nieuwe beheersovereenkomsten. 

2.2 Realiseren van korte termijn acties 
Om noodzakelijke voortgang te kunnen maken dient het geïntegreerd vastgoedbeheer gefaseerd te worden uitgerold en op korte termijn van start te gaan. In eerste instantie wordt dit gerealiseerd binnen de grenzen van de huidige beheersovereenkomsten (voorbereidingen voor nieuwe beheersovereenkomsten maken mee deel uit van de sporen).

Deze acties gebeuren binnen volgend kader en hebben betrekking op het personeel en de organisatie van AG VESPA, Stadsbeheer en OCMW: 

• Op korte termijn wordt verder concrete invulling gegeven aan onderhavig besluit. De blauwdruk geeft aan welke taken er onder regie van AG VESPA zullen vallen. Personeel dat instaat voor deze taken zal onder regie van AG VESPA komen. De implementatie start vanaf 1 juni 2018. 
• Geïntegreerde aansturing door AG VESPA houdt niet noodzakelijk in dat alle personeel op één locatie gehuisvest is. Daar waar mogelijk en wenselijk wordt dit wel nagestreefd. De dienst Technisch Onderhoud blijft op de decentrale locaties gevestigd. 
• Het personeel behoudt al hun rechten volgens de huidige rechtspositieregelingen. Het uitwerken van een toekomstige rechtspositieregeling voor nieuw aan te werven personeelsleden is een spoor dat verder ontwikkeld dient te worden. 
• De uitwerking van goede besluitvormingsroutings die de stad en AG VESPA in staat moeten stellen om het bedrijf verder uit te bouwen en de nodige wendbaarheid te garanderen om de uitdagingen inzak vastgoed aan te gaan wordt verder uitgewerkt als spoor. Tot de nieuwe legislatuur en de opmaak van de nieuwe beheersovereenkomsten worden de huidige routings gevolgd, en wordt enkel naar optimalisaties gezocht in de besluitvorming.

AG VESPA, Stadsbeheer en OCMW wordt gevraagd om deze korte termijn acties binnen de lopende beheersovereenkomsten te concretiseren.

Eind 2002 werd AG VESPA (autonoom gemeentebedrijf vastgoed en stadsprojecten Antwerpen) opgericht. De samenwerking tussen AG VESPA en de stad Antwerpen werd op 16 september 2002 (jaarnummer 1816) vastgelegd in een samenwerkingsakkoord.

Op 16 december 2002 werd een actualisering van de samenwerkingsovereenkomst goedgekeurd (jaarnummer 2787). Door de oprichting van het bedrijf kon de stad Antwerpen op een meer bedrijfsmatige wijze grote, bepalende stadsprojecten realiseren en het patrimonium verder ontwikkelen.

Op 26 mei 2008 (jaarnummer 1076) keurde de gemeenteraad een addendum op het samenwerkingsakkoord goed. Hierdoor werden een aantal nieuwe opdrachten zoals deze tijdens de eerste 5 werkingsjaren aan AG VESPA extra werden toegewezen contractueel verankerd.

Op 28 maart 2011 (jaarnummer 349) keurde de gemeenteraad een geactualiseerde en gecoördineerde beheersovereenkomst goed.

18 oktober 2013 jaarnummer 00284 keurde de gemeenteraad de uitgangspunten van het beheer van het stedelijk vastgoed goed.

Op 22 september 2014 (jaarnummer 720) keurde de gemeenteraad de huidige statuten van AG VESPA goed.

Op 25 mei 2015 (jaarnummer 284) keurde de gemeenteraad de Beheersovereenkomst 2015-2019 tussen de stad Antwerpen en AG VESPA goed.

Op vrijdag, 15 december 2018 (jaarnummer 11020) besliste het college van burgemeester en schepenen om het vastgoedbeheer te centraliseren bij AG VESPA.