Het districtssecretariaat registreert alle inkomende en uitgaande briefwisseling van het district. De bestuurscoördinator/districtssecretaris zorgt voor een correcte opvolging en beantwoording van de briefwisseling.
De uitgaande brief van 27 maart 2018 wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het districtscollege.
Artikel 189 van het Gemeentedecreet bepaalt dat alle briefwisseling aan de gemeente wordt geacht te zijn gericht aan het college. Behalve bij andersluidende beslissing van de gemeenteraad wordt de briefwisseling verstuurd naar het gemeentehuis. Er wordt een register aangelegd van alle ingaande en uitgaande briefwisseling, van welke aard ook. Dit artikel is ook van toepassing op de districten.
Op 14 oktober 2014 zijn er verkiezingen voor de gemeeteraad en de districtsraad. Niet-belgen hebben onder bepaalde voorwaarden stemrecht voor deze verkiezingen. Het districtscollege wenst te weten hoe het stadsbestuur de betrokkenen hierover wenst te informeren.
Het districtscollege keurt de uitgaande brief van 27 maart 2018 goed.