2018_DCME_00035 - Optimalisatie financiële processen - Aanpassing goedkeuringsflow 2- en 3-way matching - Goedkeuring

Geen 2- of 3-way matching:

Er zijn tal van situaties waarin geen matching optreedt. Bijvoorbeeld wanneer er geen overeenstemming is tussen het bedrag van de bestelbon en het bedrag van de factuur of wanneer er (nog) geen goedkeuring werd gegeven voor de ontvangst van de geleverde goederen, werken of diensten, …

In de beslissing van 10 juni 2011 (jaarnummer 2437) is opgenomen dat de facturen waarvoor geen 2- of 3- way matching optreedt, expliciet moeten goedgekeurd worden door de bevoegde budgethouder.

Vooraleer deze facturen goedgekeurd kunnen worden, is er steeds een manuele verwerking door de diensten nodig. Deze manuele verwerking kan verschillende vormen aannemen zoals het aanmaken van een correctiebestelling, de verwerking van een creditnota, technische koppeling van bestelbon aan factuur, een goederenontvangst die nog moet uitgevoerd worden …

Flow
In geval van niet-matching is de flow als volgt:
   1. REGISTRATIE: de inkomende factuur wordt geregistreerd;
   2. CONTROLE: het systeem controleert of voldaan is aan de voorwaarden van 2- of 3-way matching;
   3. VERWERKING FACTUUR: bij niet-matching moet de factuur manueel verwerkt worden. De verwerking kan verschillende vormen aannemen.
          o 3.A. Het resultaat van de verwerking kan zijn dat er geen goedkeuring door een budgethouder vereist is omdat er geen wijziging is in het engagement dat door het district eerder is aangegaan. Bvb. de technische koppeling van bestelbon aan factuur, uitvoeren goederenontvangst;
          o 3.B. Indien er wel een aanpassing dient te gebeuren aan het engagement dat door het district is aangegaan, dan is een expliciete goedkeuring door de bevoegde budgethouder vereist;
   4. GOEDKEURING FACTUUR: ongeacht of er een goedkeuring is naar aanleiding van de verwerking van de factuur, moet de factuur op zich worden goedgekeurd door de bevoegde budgethouder omwille van het eerdere gebrek aan matching;
   5. EINDCONTROLE: de factuur staat klaar voor eindcontrole voorafgaand aan de betaling.

Met dit besluit wordt aan het districtscollege gevraagd om de stap 'goedkeuring factuur door de bevoegde budgethouder' te schrappen.

Er wordt daarmee geen afbreuk gedaan aan de verantwoordelijkheid van de budgethouder om een bestelling te laten kloppen met wat er geleverd is. Deze stap wijzigt immers niets aan de aangegane engagementen.

Het schrappen van deze stap is een tijdsbesparing voor de diverse bevoegde budgethouders. Voor facturen die door het districtscollege als budgethouder moeten goedgekeurd worden, betekent dit ook een besparing voor de collega’s die de besluitvorming errond moeten maken. Het besluit dat nu periodiek wordt voorgelegd aan het districtscollege met goed te keuren facturen, valt weg.

Indien de goederen, diensten of werken volgens de gevraagde specificaties geleverd of uitgevoerd zijn, kan het niet anders dan dat de factuur betaald wordt. Een afzonderlijke expliciete goedkeuring door de budgethouder biedt geen meerwaarde.

Het voorstel om de stap 'goedkeuring factuur door de bevoegde budgethouder' te schrappen, is in lijn met het ontwerp van decreet lokaal bestuur dat momenteel in behandeling is bij het Vlaams parlement. Daarin dient de regeling over de goedkeuring van de te betalen bedragen opgenomen te worden in het organisatiebeheersingssysteem. Het is de algemeen directeur die instaat voor dit organisatiebeheersingssysteem. Enkel het algemene kader hiervan dient ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de gemeenteraad.

Volgens het Gemeentedecreet artikel 159 § 1 is het college hoofdbudgethouder. Dit betekent dat het college budgethouder is voor alle gevallen die niet specifiek aan een ander orgaan / personeelslid zijn toegewezen.

In het kader van de opstart van het gemeenschappelijk financieel platform in 2010 is een manier gezocht om de verwerking van facturen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Dit resulteerde in de goedkeuring door het districtscollege van het principe van 2- en 3-way matching in de zitting van 10 juni 2011 (jaarnummer 2437).

Als uitgangspunt voor het systeem van 2- en 3-way matching geldt dat voor elke bestelling vooraf een bestelbon wordt gemaakt. Elke bestelbon volgt een goedkeuringsflow aangezien er met de bestelbon door het district een engagement wordt aangegaan. De verantwoordelijkheid voor het aangaan van engagementen en bijgevolg de goedkeuring van bestelbons ligt bij de bevoegde budgethouders. Door zijn of haar goedkeuring te geven, verklaart de budgethouder zich akkoord om een engagement aan te gaan volgens de gegevens op de bestelbon.

3-way matching:

BESTELLING = GELEVERDE GOEDEREN, WERKEN OF DIENSTEN = FACTUUR
→ AUTOMATISCHE GOEDKEURING FACTUUR DOOR DISTRICTSCOLLEGE

Als de factuur (bedrag + kwaliteit en hoeveelheid) enerzijds overeenkomt met de geleverde goederen, werken of diensten en anderzijds met de bestelbon dan treedt er 3-way matching op. Dit heeft als gevolg dat de factuur zelf niet meer expliciet moet goedgekeurd worden door de bevoegde budgethouder maar doorstroomt naar een eindcontrole voor uitbetaling. Om aan te geven dat de geleverde goederen, werken of diensten conform de bestelling zijn, moet er in de bedrijfseenheden of districten een expliciete goedkeuring gegeven worden door middel van een goederenontvangst.

2-way matching:

GEGEVENS BESTELLING = GEGEVENS FACTUUR
→ AUTOMATISCHE GOEDKEURING FACTUUR DOOR DISTRICTSCOLLEGE

In een aantal gevallen is het uitvoeren van een goederenontvangst niet zinvol. Bijvoorbeeld voor zaken zoals gas, elektriciteit, verzekeringen, huren, .... Deze aankopen gebeuren via een specifiek type van bestelling. Als de factuur overeenkomt met de gegevens van de bestelling, dan treedt er 2-way matching op. Dit heeft als gevolg dat de factuur niet meer expliciet moet goedgekeurd worden. De factuur stroomt door naar een eindcontrole voor uitbetaling.

Flow
In geval van matching is de flow als volgt:
   1. De inkomende factuur wordt geregistreerd;
   2. Het systeem controleert of voldaan is aan de voorwaarden van 2- of 3-way matching - bij matching wordt de factuur automatisch verwerkt door het systeem;
   3. De factuur staat klaar voor eindcontrole voorafgaand aan de betaling.

Artikel 290 van het Gemeentedecreet: de bepalingen betreffende de planning en het financieel beheer van de gemeenten zijn van toepassing op de planning en het financieel beheer van de districten met dien verstande dat:
1. ‘de gemeenteraad’ moet gelezen worden als ‘de districtsraad’;
2. ‘het college van burgemeester en schepenen’ moet gelezen worden als ‘het districtscollege’;
3. ‘de gemeentesecretaris’ moet gelezen worden als ‘de districtssecretaris’, behalve voor wat betreft de taken bedoeld in artikelen 86, derde lid en 163.