2018_CBS_08000 - Externe Relaties - Officieel bezoek delegatie Sint-Petersburg. Lunch en ondertekening protocol in het Rubenshuis - Bekrachtiging

Artikel 57 § 3,4 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Volgens artikel 10 van het retributiereglement goedkeurd door de gemeenteraad op 30 maart 2015 (jaarnummer 163) wordt vrijstelling van retributie verleend aan:

• de stad Antwerpen, haar intern en extern verzelfstandigde stedelijke entiteiten en het OCMW van Antwerpen;
• activiteiten die kaderen in samenwerkingsverbanden om specifieke doelstellingen van de stad Antwerpen te realiseren, voor zover deze expleciet als vrijstelling zijn opgenomen in een overeenkomst met de stad Antwerpen of met de vzw Antwerpen Kunstenstad;
• vriendenverenigingen van de stedelijke musea of erfgoedinstellingen;
• activiteiten in geval van representatie, sponsorwerving en academische samenwerking tussen erfgoed- en onderzoeksinstellingen.

De relaties met Sint-Petersburg die dit jaar hun 60ste officiële verjaardag vierden werden naar aanleiding van de stadsbrede missie in april geïntensifieerd en geherwaardeerd.

Bij de missie werd de Antwerpse delegatie door de stad Sint-Petersburg met veel egards ontvangen. De bestuurlijke ontmoeting en werklunch werd in Smolny georganiseerd maar daarnaast kon de Antwerpse delegatie ook gebruik maken van het Hermitagemuseum.

Bij het bezoek in april aan Sint-Petersburg werd voor de positionering ook sterk ingezet op Barok en Rubens als culturele link.  Een promotiecampagne met het beeld van het Barokjaar "Rubens inspires" is hier een expliciet voorbeeld van.

Bij het tegenbezoek wenst Antwerpen dit thema verder te zetten en tegelijk de delegatie op eenzelfde niveau ontvangen.
Het Rubenshuis, en met name het atelier is de ideale highlevel locatie voor de bestuurlijke ontmoeting.  De delegatie wordt vooraf ontvangen in "De Kamers", onderdeel van het paleis op de Meir, waar een verfrissing wordt aangeboden.

Naast de vergadering wordt in Antwerpen ook de concretisering van de zusterband met name een protocol ondertekend.  

Aansluitend vindt ook de lunch in dit bijzonder kader plaats.

De ontvangst met lunch is voorzien van 12.00 uur tot 14.00 uur.  Tijdens deze periode is het Rubenshuis niet toegankelijk voor het publiek. Dit werd afgestemd met de verantwoordelijke van het Rubenshuis. 

Dit punt wordt nu, aanvullend op de  beslissingen van het college van 03 (jaarnummer 07098) en 31 augustus 2018 (jaarnummer 7775) ter bekrachtiging voorgelegd.

In toepassing van artikel 42, §1, 1°, a) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht worden gegund bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 90, eerste lid, 1° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017 vastgelegd bedrag van 144.000,00 EUR (zonder belasting over de toegevoegde waarde), met name de drempel vermeld in artikel 11, eerste lid, 2° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017.

Artikel 137 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren bepaalt dat als een raamovereenkomst is gesloten met één enkele deelnemer, de erop gebaseerde opdrachten aan hem worden gegund volgens de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden.

Retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 maart 2015 (jaarnummer 163).

In zitting van 3 augustus 2018 (jaarnummer 7098) keurde het college goed dat een delegatie van Sint-Petersburg, onder leiding van Gouverneur Georgy Poltavchenko, op woensdag 5 september 2018 een tegenbezoek aan Antwerpen brengt.  De burgemeester werd aangeduid om de delegatie te ontvangen.

Gouverneur Poltavchenko neemt niet deel aan het bezoek, maar de delegatie zal geleid worden door de heer Vice-Gouverneur A. Govorunov.

De gemeenteraad keurde in zitting van 30 maart 2015 (jaarnummer 163) het retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen goed.

De kosten voor het aanbieden van de verfrissing in "De Kamers", bedragen 145,20 EUR (50 kleine flesjes water). De locatie wordt kosteloos ter beschikking gesteld door de uitbater, wel met de verplichting de drank bij hen af te nemen.

Voor de catering werd gekozen voor Silverspoon bvba.  Zij dienden de meest complete offerte in ondanks dat dit niet de goedkoopste bieding is. In logistiek is de offerte het meest volledig.  Alle materiaal, inclusief stoelen worden voorzien.  Ook wat personeelsinzet betreft is het volume van vier realistischer dan twee.
Op vlak van "Food and beverage" bieden zij een grotere diversiteit aan dranken met Antwerpse bieren.  Deze offerte biedt voor het menu ten opzichte van de prijs het meest aantal componenten op het bord.
De kosten voor de catering, op basis van 20 personen, worden geraamd op 2.610,00 EUR (exclusief btw), verdeeld als volgt: 

• 1.300,00 EUR lunch + dranken;
• 760,00 EUR service (vier personeelsleden);
• 550,00 EUR materiaal + logistiek (tafels, stoelen, tafellinnen, servies, op- en afbouw, transport, enzovoort).

In zitting van 15 april 2016 (jaarnummer 3240) keurde het college de gunning van "Bestek GAC/2015/3203 - Raamovereenkomst voor het aanstellen van een pool voor fotografie en video, tekst- en eindredactie, DTP en ondersteunende communicatiebureaus" goed.  Photography Walter Saenen is opgenomen in deze pool. Walter Saenen werd gekozen op basis van zijn portfolio, beschikbaarheid en eerder uitgevoerde opdrachten. De kosten hiervoor bedragen 181,50 EUR (inclusief btw).

Voor de moderondleiding wordt beroep gedaan op een Russischtalige gids. De kosten hiervoor bedragen 350,00 EUR (niet btw plichtig).