Gemeentedecreet artikel 57, § 3,1°: Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad desgevallend vastgestelde algemene regels.
Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van de stad Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Dit evenement is een vaste waarde op de Antwerpse evenementenkalender. De vorige edities werden telkens gunstig geëvalueerd.
Volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader wordt het evenement ingedeeld in categorie 2 (evenementen in co-organisatie met de groep stad Antwerpen).
De Boekenbeurs draagt bij tot de uitstraling van de stad Antwerpen als Vlaamse hoofdstad van het boek en de letteren.
De afgelopen jaren zette de stad Antwerpen steeds een A-kaartactie op in het kader van de boekenbeurs. Oorspronkelijk werden de tickets verdeeld in ruil voor een A-kaartbon (10 punten op de A-kaart) op basis van het principe ‘wie eerst komt, eerst krijgt’. Drie jaar geleden introduceerde de stad Antwerpen de verlaagde aankoopprijs in ruil voor een A-kaartbon. Daarmee wil de stad meer A-kaarthouders bereiken en differentiëren door een apart tarief te voorzien voor A-kaarthouders met recht op het kansentarief.
De A-kaarthouder betaalt in ruil voor een A-kaartbon 5,00 EUR voor een ticket. Een A-kaarthouder met kansentarief betaalt in ruil voor een A-kaartbon slechts 2,00 EUR voor een ticket. Per A-kaart kunnen er maximum twee tickets aan de actievoorwaarden gekocht worden. Aan het einde van de actieperiode worden de verkochte tickets door Boek.be gefactureerd waarbij normale tickets aan 6,00 EUR/ticket worden afgerekend en tickets aan kortingstarief aan 5,00 EUR/ticket. De stad Antwerpen kan maximaal 3.000 tickets aankopen bij Boek.be. De actie loopt van 6 oktober 2018 tot en met 27 oktober 2018 in de Antwerpse bibliotheken en de stadswinkel.
Op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) keurde het college het gewijzigde evenementenkader goed.
Op 26 maart 2018 (jaarnummer 00188) keurde gemeenteraad de wijziging van het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Op 27 juni 2016 (jaarnummer 370) keurde de gemeenteraad de aanpassing van het retributiereglement voor logistiek materiaal 2016-2019 goed.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Op 03 juli 2018 diende Boek.be, Te Boelaerlei 37, 2140 Borgerhout, vertegenwoordigd door Ria Collard, een aanvraag in om de Boekenbeurs 2018 van 27 oktober tot en met 11 november 2018 te organiseren in Antwerp Expo in Antwerpen en om 10 boekobjecten te plaatsen op het openbaar domein, verspreid in de stad Antwerpen.
De stad Antwerpen en organisator Boek.be werken samen om de Boekenbeurs onder de beste voorwaarden te laten plaatsvinden.
Het evenement verwacht 160.000 bezoekers.
De openingsuren van het evenement zijn van 10.00 uur tot 18.00 uur. Er zijn ook twee nocturnes voorzien op vrijdag 2 en donderdag 8 november 2018, telkens tot 22.00 uur.
Tarieven
| Basisticket | 10,00 EUR |
| Jongeren ticket (12 en 17 jaar) | 6,00 EUR |
| Kinderen tot en met 11 jaar | gratis |
| Combiticket De Lijn | 11,00 EUR |
Opbouw en afbraak boekobjecten
| Start plaatsen | woensdag 24 oktober 2018 om 08.00 uur |
| Start evenement | zaterdag 27 oktober 2018 om 18.30 uur |
| Einde van het evenement | zondag 11 november 2018 om 18.00 uur |
| Einde afbraak | maandag 12 november 2018 om 16.00 uur |
Locaties boekobjecten
| 1 | Jan van Rijswijcklaan | voor Antwerp Expo tussen de twee ingangen met de afbeelding van de affiche van de Boekenbeurs in het zicht van de voorbijrijdende auto's |
| 2 | Meir | hoek Meir/Katelijnevest aan 'Burger King' |
| 3 | Groenplaats | in de open ruimte aan het standbeeld |
| 4 | Godefriduskaai | hoek Godefriduskaai/Hanzestedenplaats |
| 5 | Mechelsplein | tussen terras 'Boer van Tienen' en 'Zeppos' |
| 6 | De Keyserlei | voor het Centraal Station |
| 7 | Frederik van Eedenplein | ruimte voor ingang voetgangerstunnel |
| 8 | Operaplein | in het midden van het plein |
| 9 | Nationalestraat | pleintje hoek Nationalestraat/Drukkerijstraat |
| 10 | Kloosterstraat | op het pleintje voor winkel YOUR |
Communicatief ondersteunt de stad Antwerpen de Boekenbeurs op verschillende manieren. De stad Antwerpen:
Boek.be:
De maximale kost van de A-kaartactie bedraagt 18.000,00 euro. Na de actie wordt op basis van het reëel aantal verkochte tickets een factuur opgemaakt. Deze wordt apart aan het college ter goedkeuring voorgelegd. Het vereiste budget voor deze opdracht is voorzien op doelstelling Budgetplaats: 5319000000 / Budgetpositie: 6141 / Functiegebied: 1SSB050505A00000 / Subsidie: SUB_NR / Fonds: intern / Begrotingsprogramma: 1SA070119 / Budgetperiode: 1800
Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. U dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid.
Gunstig met standaardvoorwaarden.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad Antwerpen.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.
De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enzovoort)
De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.
De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 EUR per container van 240 liter en 27,00 EUR per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 EUR of 27,00 EUR aan per geledigde container.
Het college keurt de effectieve organisatie van Boekenbeurs 2018 door Boek.be, Te Boelaerlei 37, 2140 Borgerhout, zoals hierboven beschreven, van 27 oktober tot 11 november 2018 in de Expo in Antwerpen en de plaatsing van de 10 boekobjecten, verspreid in de stad, goed. Boek.be dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college keurt de A-kaartactie in het kader van de Boekenbeurs 2018 in de districtsbibliotheken en de stadswinkel goed.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/BOF |
om logistieke ondersteuning te bieden aan Boekenbeurs 2018 volgens order B804369 om de boekobjecten te plaatsen op volgende locaties:
|
| OS |
om Boekenbeurs 2018 communicatief te ondersteunen en de A-kaartactie uit te rollen |