2018_CBS_06940 - Sport. Sportevenementen 2018 - Urban Memorial Floating Pole Vault (atletiek). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 10.000,00 EUR voor de organisator. Dit bedrag wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen (budgetplaats 5116535000, budgetpositie 649434, bedrag toelage 10.000,00 EUR en functiegebied: 1SBR070102A00000; 1SBR060303A00000).

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Evenementenbureau Golazo Sports vraagt aan het college de toelating om op zaterdag 25 augustus 2018 de derde editie van de Urban Memorial Van Damme in Antwerpen te organiseren. Naar aanleiding van de Memorial Van Damme werd in 2016 voor het eerst een stedelijke tour georganiseerd met combinatie van topatletiek en breedtesport. In 2018 zijn er stops in Luik (hoogspringen), Brussel (sprint en kogelstoten) en Antwerpen (polsstokspringen). Deze evenementen zullen plaatsvinden in juni, juli en augustus 2018.

In Antwerpen zal de organisatie zich focussen op polsstokspringenmet als hoogtepunt de aanwezigheid van wereldrecordhouder Renaud Lavillenie. Het evenement zal plaatsvinden aan het MAS op een speciaal voor de gelegenheid gebouwd platform op het Bonapartedok. Het evenement is gratis toegankelijk. De stad Antwerpen wordt 'een atletiekstadion' met naast het polsstokspringen een kinderinitiatie atletiek bestaande uit verschillende disciplines zoals sprint, hordenlopen, speerwerpen, kogelstoten, hoogspringen en verspringen voor alle Antwerpse kinderen tussen vijf en twaalf jaar. Hiervoor zal samengewerkt worden met Antwerpse atletiekclubs. Er zal ook een beperkte hospitality ruimte voorzien worden om partners en notabelen te ontvangen. 

De organisatie begint op donderdag 23 augustus 2018 met de opbouw van de site. De afbouw zal aansluitend op het evenement plaatsvinden zodat de site terug beschikbaar is na 26 augustus 2018.

Voor dit evenement vraagt de organisator, Golazo Sports, het volgende aan de stad Antwerpen:

• gratis gebruik van de site aan het MAS voor het houden van de Urban Memorial Floating Pole Vault op volgende data en uren: 23 augustus 2018 vanaf 08.00 uur tot 26 augustus 2018 16.00 uur;
• gratis ter beschikkings stellen en leveren van feestmateriaal;
• een toelage van 10.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• gratis ter beschikking stellen, ledigen en reinigen van de nodige vuilniscontainers.

In het kader van dit evenement werd met de organisatoren een sportcharter afgesloten.

Urban Memorial Floating Pole Vault is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) en tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 30 september 2018, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen: 

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag. 

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Hoofdstuk X en XI van het evenementenkader zoals goedgekeurd door het college op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138).

Artikel 6 van het retributiereglement van 26 maart 2018 op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen, reclamestands, fondsen- en ledenwerving, en enquêteringen (jaarnummer 188).

Artikel 1 van het gebruiksreglement van 26 maart 2018 betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 (jaarnummer 193).

Artikel 2 en 3 van het retributiereglement van 26 maart 2018 betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 (jaarnummer 192)

Artikel 7 van het retributiereglement van 24 april 2017 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 210).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.