2018_CBS_07517 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Antwerpen Autovrij 2018. 16 september 2018 - Goedkeuring

Op zondag 16 september 2018 wordt Antwerpen Autovrij reeds voor de 16de keer georganiseerd. Sinds zijn eerste editie in 2003 is Antwerpen Autovrij uitgegroeid tot een sterk merk. Antwerpen Autovrij valt onder de koepel van 'Slim naar Antwerpen', waarmee ingezet wordt op de vlotte bereikbaarheid van de Antwerpse regio tijdens de infrastructuurwerken in en om Antwerpen. Antwerpen Autovrij wil het begrip multimodaliteit/co-modaliteit op een ongedwongen wijze introduceren bij de bewoners en bezoekers van de stad Antwerpen.

Er wordt ingezet op de stad Antwerpen als een actieve en bereikbare stad, waar activiteiten kunnen plaatsvinden door middel van efficiënte verplaatsingen. Voorbije realisaties en geplande optimalisaties worden daarnaast ook nog in de kijker gezet.

De autovrije zone is dezelfde als in 2016: het volledige gebied tussen de Leien en de Scheldekaaien tussen de as Londenstraat en de as Scheldestraat – Vlaamse kaai – Jan van Gentstraat. De bereikbaarheid van de parkings Waalse Kaai en Vlaamse Kaai blijft zo gegarandeerd. Het Eilandje maakt, anders dan in 2017, weer deel uit van de zone want er is geen Havendag gepland dit jaar.

Het programma van Antwerpen Autovrij 2018 bestaat uit de volgende onderdelen:

• een mobiliteitsmarkt op de Meir en Groenplaats met standen van verschillende partners en een testparcours;
• buurtactiviteiten: onder de noemer Buurtavonturen, op verschillende locaties in de autovrije zone;
• wandelingen langs de buurtactiviteiten, met spelelementen waarbij deelnemers in ruil voor een volle stempelkaart (3 stempels) een zakje met gadgets ontvangen;
• extra ondersteuning van (fiets)taxi's om mensen naar en door het autovrije gebied te brengen.

De opbouw van dit evenement start op zaterdag 15 september 2018 vanaf 10 uur.

De opbouw van de mobiliteitsmarkt op de Meir start op zaterdag om 19 uur om de hinder tot een minimum te beperken. De opbouw van de standen op de Groenplaats start om 18 uur. De afbraak loopt aansluitend aan het evenement vanaf zondag 16 september 2018 om 18 uur.

Marketing- en communicatieplan

De sensibiliserende en activerende campagne is dezelfde als die van vorig jaar. Dit jaar loopt de campagne van 1-16 september 2018.

Kernboodschap:

Kom naar Antwerpen Autovrij op 16 september 2018 want er valt opnieuw heel wat te beleven in de autoluwe binnenstad.

Communicatiedoelstellingen:

Op niveau van kennis:

“Ik weet dat op 16 september 2018 Antwerpen Autovrij plaatsheeft en dat er in de autovrije zone verschillende activiteiten worden georganiseerd. Ik ben op de hoogte van verschillende stadsvriendelijke/slimme vervoersmiddelen/-wijzes.”

Op niveau van gedrag:

“Ik ga samen met mijn familie en/of vrienden naar Antwerpen Autovrij en neem deel aan één of meerdere activiteiten van het evenement. We maken er samen een dagje stad van.”

Op niveau van mening:

“Het is goed dat de stad deelneemt aan de autovrije zondag. Antwerpen heeft oog voor slimme vervoersmodi.”

Doelgroep

Antwerpen autovrij richt zich tot:

• alle bewoners van de stad. Tijdens vorige edities waren circa 60% van de bezoekers woonachtig in de stad Antwerpen (40% buiten de autovrije zone, 20% binnen de zone);
• bezoekers buiten Antwerpen. Tijdens vorige edities waren circa 40% van de bezoekers woonachtig buiten stad Antwerpen (waarvan 70% uit de provincie Antwerpen).

Communicatiemix

De stad Antwerpen voert deze campagne via verschillende communicatiekanalen:

• Onder andere op de eigen stadkanalen: website en social media-kanalen van www.slimnaarantwerpen.be; www.antwerpen.be; www.antwerpenautovrij.be
• Via betaalde posts op Facebook en Instagram tussen 1 en 16 september.
• Via een encart/programmaboekje met alle informatie in Gazet van Antwerpen op 14 september 2018; op de cover van de krant staat een verwijzing naar het programmaboekje. Een overdruk van 10.000 exemplaren wordt gebruikt om tijdens het evenement zelf te verdelen.
• Via printadvertenties in Gazet van Antwerpen op 1, 8 en 12 september en Citta op 8 september. Gedurende de week van 10 september lopen er ook online advertenties op www.gva.be
• Via advertenties in De Zondag op 16 september 2018. Hiervoor wordt extra ruimte in regio Mechelen aangekocht. Via een affichecampagne met 80 kaders op A0 formaat in Antwerpen en districten tussen 3 en 17 september 2018.

Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het retributiereglement voor inname van openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.

Op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990) keurde het college van burgemeester en schepenen de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed. Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Artikel 43 §4 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten bepaalt dat als een raamovereenkomst is gesloten met één enkele deelnemer, de erop gebaseerde opdrachten aan hem worden gegund volgens de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden.

Regelgeving: bevoegdheid

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 22 april 2016 (jaarnummer 3493) gunde het college  de opdracht om Antwerpen Autovrij van 2016 tot2019 te organiseren aan We Make You Happy nv.

De campagne voor Antwerpen Autovrij 2018 is opgenomen in de marketing en communicatieplanning 2018, goedgekeurd door het college op 15 december 2017 (jaarnummer 10670).

Op 26 januari 2018 (jaarnummer 696) gunde  het college de raamovereenkomst voor de planning en aankoop van mediaruimte voor de groep Antwerpen in de periode 2018-2022, op basis van bestek GAC/2017/5021, aan Mediabrands Belgium NV.

De organisatie van Antwerpen Autovrij 2018 door evenementenbureau We make you happy nv wordt  begroot op 119.995,70 EUR inclusief btw. De gunning voor de organisatie van Antwerpen Autovrij edities 2016 tot en met 2019 werd goedgekeurd in collegezitting van 22 april 2016 (jaarnummer 3493).

De campagne voor Antwerpen Autovrij 2018 is een releaseproject voor de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing. De totale campagne (creatie, media, productie) wordt begroot op 44.245,30 EUR inclusief btw. De aankoop van media gebeurt via een raamcontract met Mediabrands Belgium NV (besteknummer GAC/2017/5021).