2018_CBS_10339 - Organisatiebeheersing - Aanpassing principes bestellen en goedkeuren voor de stad - Goedkeuring

Artikel 40 van het Decreet Lokaal Bestuur stelt dat de gemeenteraad volheid van bevoegdheid heeft.

Artikel 56 §1, 2^e lid van het Decreet Lokaal Bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen de besluiten van de gemeenteraad uitvoert.

Artikel 56 §3, 3^e lid van het Decreet Lokaal Bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het financiële beheer, met behoud van de toepassing van de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Artikel 217 tot 220 van het Decreet Lokaal Bestuur bevat de regelgeving rond organisatiebeheersing. Dit besluit zal mee opgenomen worden in de toekomstige besluitvorming met betrekking tot organisatiebeheersing.

Alle bedragen in dit document zijn exclusief btw.

Met dit besluit worden de principes voor de goedkeuring geregeld van bestellingen en te betalen bedragen bij de stad. Voor het OCMW en voor de districten worden aparte besluiten geagendeerd op de daarvoor bevoegde organen. Het doel is om maximaal te werken met dezelfde principes bij de stad, het OCMW en de districten. 

Op 1 januari 2019 treedt het decreet lokaal bestuur in werking. Daarin wordt het concept van organisatiebeheersing gelanceerd. Het raamwerk daarvan zal worden voorgelegd ter goedkeuring aan de gemeenteraad. Eén van de onderdelen daarvan is de regeling van de bevoegdheden en procedures voor de goedkeuring van bestellingen en te betalen bedragen. In dit besluit wordt een voorstel van werkwijze voorgelegd voor dat onderdeel. Het voorstel bouwt verder op de bestaande procedures die uitgewerkt zijn op basis van het Gemeentedecreet. Het bestaande systeem voorziet een delegatie aan de algemeen directeur om bestellingen op exploitatiebudget < € 5.500 goed te keuren, inclusief toelagen < € 5.500. 

Binnen de integratie van ondersteunende diensten van de stad en het OCMW, is één van de deeltrajecten de integratie van de financiële diensten. Het gelijktrekken en verbeteren van de financiële processen is een belangrijke doelstelling. Het bestel- en goedkeuringsproces is daarbinnen één van de processen die een impact heeft op de hele administratie en ook op de politieke organen. Momenteel verloopt het bestel- en goedkeuringsproces van te betalen bedragen nog op een verschillende manier bij de stad en het OCMW. Vanaf 2019 wil het bestuur deze verschillen wegwerken. Dit wordt mogelijk doordat vanaf 2019 de beslissingsorganen van de stad en het OCMW gelijkvormig worden: bij het OCMW wordt een vast bureau opgericht, naar analogie met het college van burgemeester en schepenen bij de stad. Dat maakt het mogelijk om voor beide entiteiten bestellingen te laten goedkeuren op één en dezelfde manier. Zonder deze stap zullen diensten geconfronteerd worden met twee verschillende werkwijzen en regels voor transacties op het budget van de stad enerzijds en op het budget van het OCMW anderzijds.

Naast het gelijktrekken van de bestel- en goedkeuringsflow tussen de stad, het OCMW en de districten, wil het bestuur een aantal regels logischer en duidelijker maken: de verschillen tussen bestellingen of goedkeuringen voor exploitatie en investeringen worden weggewerkt.

Door het optrekken van de grensbedragen, worden doorlooptijden voor veelvoorkomende bestellingen verkort. Op basis van cijfers uit 2017 over bestellingen bij de stad zullen de nieuwe regels zorgen dat voor een 400-tal bestelbons geen individuele collegebesluiten meer gemaakt moeten worden. Een 1300-tal bestelbons zal door de administratie goedgekeurd worden in plaats van via collegelijsten. Op basis van diezelfde cijfers zal het aandeel in het totale bedrag aan bestellingen dat goedgekeurd wordt door het college voor exploitatie dalen van 86,7 % naar 84,4 %. Voor investeringen zal het college ook met de nieuwe regels nog steeds 97,2 % van het totale bedrag goedkeuren.

Volgende aanpassingen worden voorgelegd ter goedkeuring:

Stopzetting oude delegaties van bevoegdheid tot goedkeuren

Volgende delegaties van de bevoegdheid om bestellingen en te betalen bedragen goed te keuren worden stopgezet:

• Budgethouderschap voor bestellingen gewone dienst < € 5.500, dit werd op 31 augustus 2007 (jaarnummer 11164) gedelegeerd naar de algemeen directeur;
• Budgethouderschap voor bestellingen gewone dienst op raamcontracten met betrekking tot voorraadartikelen voor het magazijn van de gemeenschappelijke aankoopcentrale < € 67.000, dat op 26 november 2010 (jaarnummer 14662) gedelegeerd werd naar de algemeen directeur;
• De uitbreiding van de delegatie naar toelagen op exploitatiebudget, die  gebeurde op 19 september 2014 (jaarnummer 9493).

Nieuwe delegatie van bevoegdheid tot goedkeuren

De grensbedragen worden opgetrokken en de regels voor investeringen en exploitatie worden gelijkgetrokken. De bevoegdheid om de aanwendingsvoorwaarden te bepalen voor nominatieve toelagen, voor het uitbetalen van nominatieve toelagen en toelagen onder reglement worden gedelegeerd naar de algemeen directeur voor bedragen ≤ € 10.000.

Het voorstel is om de bevoegdheden voor het goedkeuren van bestellingen en te betalen bedragen als volgt te regelen – met ingang van 1 januari 2019 – voor de stad:

• Uitgaven exploitatie en investering (geen toelagen) ≤ € 10.000: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum, dit inclusief maximaal 10 % meerkosten op exploitatie indien de ontvangstregistratie groter is dan de bestelling;
• Uitgaven exploitatie en investering (geen toelagen) om de voorraad aan te vullen van de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale (GAC) ≤ € 30.000: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum, dit inclusief maximaal 10 % meerkosten op exploitatie indien de ontvangstregistratie groter is dan de bestelling;
• Uitbetalingen exploitatie- en investeringstoelagen onder reglement ≤ € 10.000: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum;
• Aanwendingsvoorwaarden bepalen en goedkeuren van uitbetalingen van nominatieve exploitatie- en investeringstoelagen ≤ € 10.000: door de algemeen directeur na decentraal visum.

 Volgende modaliteiten zijn van toepassing:

• De algemeen directeur kan bovengenoemde bevoegdheden doordelegeren aan personeelsleden van de administratie van de stad en het OCMW Antwerpen;
• De medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan ten allen tijde beslissen om een specifieke subsidie – nominatief of onder reglement – voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring;
• De medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan ten allen tijde beslissen om een specifieke bestelling of te betalen bedrag voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring.

Het is en blijft de exclusieve bevoegdheid van de gemeenteraad om nominatieve toelagen goed te keuren voor de stad.

Aanpassing bedragen voor collegelijsten

Analoog met de hogere grensbedragen voor de delegatie van bevoegdheid, worden ook de grensbedragen voor de collegelijsten met bestellingen opgetrokken met als doel meer bestelbons op die manier goed te keuren. Dit werkt efficiënter dan individuele collegebesluiten per bestelbon. Het voorstel is om – met ingang van 1 januari 2019 – bestellingen voor de stad op centrale lijsten te laten agenderen voor:

• Normale bestellingen binnen raamcontract op exploitatiebudget: > € 10.000 en ≤ € 100.000;
• Normale bestellingen binnen raamcontract op investeringsbudget: > € 10.000 en ≤ € 100.000;
• Normale bestellingen buiten raamcontract op exploitatiebudget: > € 10.000 en ≤ € 30.000.

Alle bestellingen en te betalen bedragen boven die grenzen worden individueel goedgekeurd door het college.

Normale bestellingen buiten raamcontract op investeringen vanaf € 10.000 worden via individuele collegebesluiten goedgekeurd.

Met ‘normale bestellingen’ wordt bedoeld alle courante bestellingen behalve:

• correctiebestellingen;
• toelagen;
• bestellingen die altijd door het college moeten worden goedgekeurd.

Bestellingen die altijd door het college worden goedgekeurd

Het gaat hier om bestellingen of te betalen bedragen waarvoor extra aandacht van het college nodig is of die extra toelichting vragen. Het voorstel is om volgende soorten bestellingen, ongeacht het bedrag, altijd te laten goedkeuren door het college:

• verwijlintresten;
• schadevergoedingen;
• vergoeding van externe juryleden (bij afwijking van het reglement);
• dienstreizen van schepenen;
• dienstreizen van personeel als ze optreden in naam van stad of OCMW (bijvoorbeeld als spreker op een congres);
• receptie en representatiekosten van schepenen;
• verkeersboetes;
• aanvragen voor kredietkaarten (bepalen van bedrag en afspreken van modaliteiten gebruik);
• wijziging van reeds gegunde opdrachten.

Tolerantie op meerlevering bij exploitatiebudget en ontvangstregistratie

Bij bestellingen is het niet altijd mogelijk om op voorhand een exact aantal te bepalen bijvoorbeeld bij bulkgoederen zoals grind of bij de reparatie van materieel (werkuren). Er wordt gewerkt met geschatte hoeveelheden. Voor bestellingen op exploitatiebudget met ontvangstregistratie is in de huidige procedures voorzien dat een meerlevering tot maximaal 10 % van de oorspronkelijke hoeveelheid bij de bestelling, zonder extra goedkeuring (door het systeem) aanvaard wordt. Dit geldt niet voor bestellingen op investeringsbudget of bestellingen zonder ontvangstregistratie.

Het voorstel is om die 10 % tolerantie bij exploitatiebestellingen met ontvangstregistratie te behouden en ze – met ingang van 1 januari 2019 – te beperken tot een maximale waarde van € 5.500. 

Voor alle andere significante verschillen tussen de bestelling enerzijds en de levering of de factuur anderzijds, zijn bijkomende correctiebestellingen en goedkeuringen nodig.

Opheffen kleine prijsverschillen tussen facturen en bestellingen

Tussen facturen en bestellingen kunnen door verschillende oorzaken kleine verschillen optreden. Dit zorgt voor extra manueel werk en een tragere doorstroming van facturen. Het gaat hoofdzakelijk om afrondings- of berekeningsverschillen (bijvoorbeeld prijzen met meer dan 2 cijfers na de komma, btw berekend op lijnniveau tegenover op de som van lijnen). Het volledig manueel rechtzetten van die kleine verschillen vraagt meer tijd dan het wegboeken van die verschillen op de juiste kostenrekening. Bijvoorbeeld doordat facturen of creditnota’s manueel tegengeboekt en opnieuw ingeboekt moeten worden.

In de huidige procedures is al voorzien dat geringe verschillen gedeblokkeerd worden, zodat de factuur sneller vrijgegeven wordt voor betaling, met het oog op een hogere matching van facturen en een efficiëntere inzet van mensen. Het voorstel is om de grensbedragen binnen dewelke kleine prijsverschillen tussen facturen en bestellingen gedeblokkeerd worden, in overeenstemming te brengen met de nieuwe grensbedragen van de goedkeuringsflow. De maximale verschillen (rechterkolom) blijven behouden. Volgende verschillen worden gedeblokkeerd:

Dit betekent:

Voor alle andere verschillen tussen de factuur en de bestelling, wordt een (bijkomende) correctiebestelling opgemaakt en goedgekeurd.

Correctiebestellingen

Het basisprincipe is dat elke levering of prestatie die het bestuur ontvangt, voorafgegaan moet worden door een volledig goedgekeurde bestelling.

Als er geen volledig goedgekeurde bestelling voorafging aan een levering of prestatie, of als er een groter verschil is tussen de factuur en de bestelling dan de hierboven genoemde toleranties, dan dient dit rechtgezet te worden via een correctiebestelling. Dat is ook zo in de huidige procedure.

Het voorstel is om ook hier het onderscheid tussen bestellingen op exploitatie- en investeringsbudget op te heffen en om – met ingang van 1 januari 2019 – de bevoegdheid tot het goedkeuren van correctiebestellingen en te betalen bedragen namens de stad als volgt te regelen:

• Uitgaven exploitatie en investering, ≤ € 5.500: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum:
• De algemeen directeur kan bovengenoemde bevoegdheden delegeren aan personeelsleden van de administratie van stad en OCMW Antwerpen;
• De medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan ten allen tijde beslissen om een bepaalde correctiebestelling voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring;
• Uitgaven exploitatie en investering, > € 5.500: goedkeuring door het college na centraal visum.

Uitgaven zonder bestelbon

Het basisprincipe is dat alle uitgaven maar kunnen gebeuren op basis van een bestelbon die vooraf volledig goedgekeurd is.

Hierop zijn een aantal uitzonderingen voor specifieke uitgaven. De visumcontrole is van toepassing, tenzij de wet deze uitgaven daarvan vrijstelt, of tenzij vooraf al visum werd verleend bij het afsluiten van een verbintenis met financiële gevolgen, waarvan de specifieke betaling het logische gevolg is. Deze uitgaven gebeuren op basis van ontvangen documenten (‘FI-factuur’) of boekingen in de algemene boekhouding. Het gaat om volgende soorten uitgaven (limitatief):

• betalingen van lonen en wedden aan personeel (visum is verleend bij aanwerving);
• betalingen gerelateerd aan lonen en wedden van personeel (visum is verleend bij aanwerving + uitvoering van wettelijke verplichtingen):
• bedrijfsvoorheffing, RSZ
• derdebetalersregeling vervoer personeel
• uitgekeerde maaltijdcheques
• personeelsgerelateerde verzekeringen
• pensioenafdrachten aan de pensioenverzekeraar
• uitkeringen van leefloon en equivalent leefloon, voedselbonnen (bij het OCMW, wettelijk vrijgesteld van visum);
• aanvullende steun (goedkeuring via sociale comités van het OCMW, visum na elk kwartaal) een overzicht komt per kwartaal ter kennisgeving op het vast bureau:
• tussenkomst OCMW in verblijfskosten van residenten rust-/verzorgingsinstelling
• medische kosten bijvoorbeeld van begunstigden van leefloon (gevolg van de ‘medische waarborg’)
• uitzonderlijke financiële bijstand (bijvoorbeeld tijdelijke huisvesting) (goedkeuring via sociale comités van het OCMW, visum na elk kwartaal) hiervan gebeurt ad hoc kennisgeving op het vast bureau;
• ambtshalve afhoudingen: bijvoorbeeld aflossingen van leningen van stad of OCMW, provisies hypotheekkantoor (geen visum, vloeit voort uit voorafgaande beslissingen);
• thesaurie: (geen visum, vloeit voort uit voorafgaande beslissingen)
• doorstortingen (bijvoorbeeld stad of OCMW coördineren in subsidiedossier met andere partners)
• wisselkoersverschillen
• bankkosten
• uitbetalen toegestane leningen
• terugbetaling ontvangen waarborgen
• thesaurievoorschotten (in afwachting van dekking): (akkoord financieel directeur, visum, toekenning via collegebesluit/besluit vast bureau);
• betaling verschuldigde btw en onroerende voorheffing (geen visum);
• terugbetalingen in het kader van crediteurenbeheer (via collegebesluit, visum);
• debiteurenbeheer en ontvangsten:
• terugstortingen aan debiteuren bijvoorbeeld wegens foutieve of dubbele betaling (geen visum)
• creditnota op een vordering (geen visum)
• doorstortingen van Financiën naar derden voor verkopen via A-stad of loketten (bijvoorbeeld LEZ, cultuurcheques, E-inclusie) (geen visum)

Grensbedragen voor advies Inspectie Financiën

Om alle grensbedragen die van toepassing zijn in de goedkeurings- en adviesflow gelijk te trekken, is het voorstel dat Inspectie Financiën bekijkt om ook de bedragen vanaf dewelke zij advies geven, te laten overeenstemmen met de nieuwe grensbedragen. Eventuele aanpassingen dienen apart voorgelegd te worden aan de gemeenteraad.

Op 15 april 2016 (jaarnummer 3177) keurde het college en op 28 april 2016 (jaarnummer 385) keurde de Raad voor Maatschappelijk Welzijn het transitieproject goed om het OCMW en de stad Antwerpen maximaal te integreren. Hiermee werd gevolg gegeven aan de richting die bepaald is in het Vlaams Regeerakkoord 2014-2019, de beleidsnota 2014-2019 Binnenlands Bestuur en Stedenbeleid en de Conceptnota van de Vlaamse Regering met betrekking tot de integratie van de OCMW ’s in de gemeentebesturen, ingediend op 10 februari 2015 door viceminister-president Liesbeth Homans.

In het Antwerpse bestuursakkoord 2013-2018 is opgenomen dat het OCMW voor zijn diensten een maximale integratie met de stadsdiensten nastreeft binnen het wettelijk kader. Daarmee kiest de stad voor een efficiënter lokaal bestuur waarbij klantgerichtheid en geïntegreerde dienstverlening centraal staan.

Op 31 augustus 2007 (jaarnummer 11164) besliste het college om met ingang van 1 oktober 2007 de algemeen directeur aan te stellen als budgethouder voor de bestellingen gewone dienst < € 5.500 (exclusief btw) en alle meerkosten op zulke bestellingen die 10 % niet overschrijden, met de bedoeling dit budgethouderschap verder te delegeren aan de bedrijfsdirecteurs, de bestuurscoördinatoren van de districten en de directeurs van de onafhankelijke diensten. De delegatie van het budgethouderschap houdt concreet in dat bestelbons voor bestellingen < € 5.500 op exploitatiebudget door de gedelegeerde budgethouders worden goedgekeurd.

Op 26 november 2010 (jaarnummer 14662) besliste het college om met ingang van 1 januari 2011 de algemeen directeur aan te stellen als budgethouder voor de bestellingen gewone dienst < € 67.000 (exclusief btw) die betrekking hebben op de voorraadartikelen voor het magazijn van de gemeenschappelijke aankoopcentrale en die vervat zijn in door het college goedgekeurde raamcontracten. Dit met de bedoeling dat de algemeen directeur dit budgethouderschap verder delegeert aan de bedrijfsdirecteur van de gemeenschappelijke aankoopcentrale.

Op 19 september 2014 (jaarnummer 9493) keurde het college een aantal optimalisatievoorstellen voor de financiële processen goed. Daarbij werd beslist om met goedkeuring via collegelijsten te werken voor bestelbons die aan bepaalde criteria voldoen. Daarnaast werd beslist om het gedelegeerd budgethouderschap voor uitgaven < € 5.500 op het exploitatiebudget uit te breiden naar toelagen.

Op 24 oktober 2018 (jaarnummer 402) keurde het managementteam van de stad en het OCMW het voorstel met aangepaste principes voor de bestel- en goedkeuringsflow voor de stad, het OCMW en de districten goed en gaf opdracht om deze principes voor te leggen ter goedkeuring aan het college van burgemeester en schepenen van de stad, zodat ze in 2019 ingevoerd kunnen worden.