Gemeentedecreet artikel 57§3,1°: "Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad desgevallend vastgestelde algemene regels".
Retributiereglement Logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019, 26 maart 2018, artikel 9: "Machtiging college: 9.2 Het college kan, mits gemotiveerde beslissing, afwijkingen op de retributies opgenomen in dit reglement toestaan."
Vanaf 1 december 2018 tot 1 april 2019 houdt Oostnatie vzw een winterstop en zijn hun activiteiten op Spoor Oost beperkt tot enkele uitzonderingen (maandelijks ontleenmoment van A'pen op Wieltjes). Oostnatie vzw maakt de wagons dan winterklaar.
Voor de afscherming van de 'keukencaravan' vragen zij het gebruik van zes herashekken (liefst met een doek) van de stad Antwerpen. Zij vragen dit materiaal te kunnen ontlenen van de bedrijfseenheid Stadsbeheer/Bijzondere Opdrachten en Feestelijkheden voor vijf maanden. Via de normale procedures (evenement- of materiaalaanvraag) is dit niet mogelijk. De maximale ontleningsduur is vier weken en dit concrete gebruik van feestmateriaal is moeilijker als 'evenement' te omschrijven.
De stad Antwerpen heeft het terrein in bezit, steunt de werking van Oostnatie vzw en wil het eigen patrimonium als een goed huisvader beheren. Ook liet de bedrijfseenheid Stadsbeheer/Bijzondere Opdrachten en Feestelijkheden weten dit materiaal te kunnen en willen leveren. Dit weliswaar zonder de gevraagde 'doeken'.
Omdat Oostnatie vzw een concessie heeft voor meerdere jaren (tot 2022) wordt voorgesteld dit meteen goed te keuren voor de duur van de concessie. Zodat ook komende jaren, mocht dit nodig zijn, bij elke winterstop de materialen, met een reguliere aanvraag, ontleend kunnen worden. Dit op voorwaarde dat het telkens past binnen de normale werking en planning van de bedrijfseenheid Stadsbeheer/Bijzondere Opdrachten en Feestelijkheden.
Op 26 maart 2018 keurde de gemeenteraad het retributiereglement (jaarnummer 00192) en het gebruikersreglement (jaarnummer 00193) voor logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 goed.
Op 9 maart 2018 keurde het college het opportuniteits- en bevoegdhedenkader voor evenementenaanvragen goed (jaarnummer 2138).
AG VESPA gaf spoorwegwagons, een loskade en een deel van het terrein van Spoor Oost op 29 juni 2017 in concessie aan Oostnatie vzw, Wijnegemstraat 65, 2140 Borgerhout. Dit was een overdracht van de eerdere concessie van 10 februari 2016 toen afgesloten met Bahnhof vzw, Langstraat 8a, 2140 Borgerhout. De overeenkomst met Oostnatie vzw loopt tot 30 september 2022.
Bij afsluiten van de concessie is een beheersplan opgemaakt en werden voorwaarden overeengekomen over activiteiten, beheer en onderhoud. Het beheersplan somt een aantal ingrepen en werken op die voor 2022 uitgevoerd zullen worden. Daarbij is ook een raming gevoegd van de beschikbare middelen en de herkomst ervan. De werking van Oostnatie vzw wordt gesteund door het district en andere organisaties verbonden aan de stad Antwerpen. Spoor Oost is in eigendom van AG VESPA en wordt beheerd door de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing.
In voorbereiding van dit besluit was er overleg tussen de betrokken stadsdiensten. Per mail formuleerde de bedrijfseenheid Stadsbeheer een standpunt:
"Wij kunnen de gevraagde herashekken leveren en plaatsen – zonder doek. Onze doeken bevatten allen een stralende A – dewelke niet kan gelinkt worden met de keukencaravan. De organisatie zal dus zelf doeken moeten voorzien om aan de hekken te hangen. Dit betreft echter ook een uitzondering op ons gebruikersreglement waarin een ontleentermijn van maximum vier weken is opgenomen."
en
"We proberen zoveel mogelijk organisaties te ondersteunen met onze materialen. In dit concrete geval gaat het om een vzw die nood heeft aan de hekken, ter bescherming van hun eigen materialen. Dat past zeker in ons doelstellingenkader. Bij deze aanvraag gaat het niet over het ondersteunen van een evenement. Gezien het zeer kleine aantal herashekken dat gevraagd wordt, heeft dit geen impact op de ondersteuning van andere evenementen. Bovendien ligt de gevraagde ontleenperiode in een evenementenluwe periode.”
De materialen kunnen geleverd worden mits een collegebesluit dat deze uitzondering op het gebruikersreglement bekrachtigt.
Het college keurt de afwijking van het maximaal aantal dagen voor de ontlening van herashekken voor de logistieke ondersteuning goed.
Het college keurt goed dat deze afwijking voor het lenen van herashekken geldt voor de duur van de overeenkomst met Oostnatie vzw (nu tot 30 september 2022) voor zover het mogelijk is binnen de planning van de bedrijfseenheid Stadsbeheer/Bijzondere Opdrachten en Feestelijkheden.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/L/BOF | Om zes herashekken te leveren voor de periode van 1 december 2018 tot 1 april 2019 op basis van een orderbevestiging. Deze opdracht geldt voor de volledige duurtijd van de concessie, voor zover dit haalbaar is binnen de reguliere planning en werking |