De Scheldecross is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.
Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return:
Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs. De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:
Dit evenement wordt volgens het Evenementenkader zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) ingedeeld in categorie 2 (publiek evenement in co-organisatie met de groep stad Antwerpen ) en wordt vrijgesteld van alle kosten en retributies (inname openbaar domein, inname ligplaats in de stadshaven, logistiek materiaal, nutsverbruik, opkuis, afvalcontainers, parkeerverbodsborden en verwijderen straatmeubilair).
De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 15 januari 2019, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen:
Hoofdstuk X en XI van het Evenementenkader zoals goedgekeurd door het college op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138).
Artikel 6 van het retributiereglement van 26 maart 2018 op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen, reclamestands, fondsen- en ledenwerving, en enquêteringen (jaarnummer 188).
Artikel 1 van het gebruiksreglement van 26 maart 2018 betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 (jaarnummer 193).
Artikel 2 van het retributiereglement van 26 maart 2018 betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 (jaarnummer 192).
Artikel 7 van het retributiereglement van 24 april 2017 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 210).
Groepscharter van 26 september 2014 (jaarnummer 9727) en samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad van 28 november 2014 (jaarnummer 11739).
Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.
Het evenementenbureau Golazo vraagt voor de editie 2018 van de Scheldecross de toelating van de stad Antwerpen om op zaterdag 15 december 2018 deze veldrit te mogen organiseren op en rond de ligweide aan de Kastanjedreef op Linkeroever en vraagt tevens logistieke en financiële ondersteuning.
De Scheldecross maakt deel uit van een regelmatigheidscriterium zodat alle toppers aan de start worden verwacht met een grotere uitstraling als gevolg.
Het parcours van ongeveer drie kilometer start op de Gloriantlaan richting Kastanjedreef, over de ligweide, vervolgens richting wandeldijk naar het Sint-Annastrand om tenslotte opnieuw aan de Gloriantlaan te arriveren.
Het programma op zaterdag 15 december 2018 ziet er als volgt uit:
Zowel de wedstrijd van 13.45 uur als de wedstrijd van 15.00 uur worden live uitgezonden op televisiezender Sporza.
Er worden een aantal (VIP-)parkeerzones gecreëerd in de onmiddellijke omgeving van het parcours zodat de verkeersdruk op de buurt tot een minimum beperkt blijft.
De organisator voorziet een pendeldienst over het water tussen de aanlegsteiger aan het ponton op rechteroever en de aanlegsteiger ter hoogte van de Boeienweide op linkeroever. De organisatie neemt hiervoor contact op met de Vlaamse overheid die momenteel de overzet daar organiseert.
De organisatie voorziet tevens voldoende signalisatie op de belangrijkste invalswegen, niet alleen voor de toeschouwers maar ook voor de renners, officials en de pers.
De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen:
De plaatselijke horeca wordt door de organisator ingelicht over het evenement.
De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 40.000,00 EUR. Dit bedrag wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen.
Stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat onderstaande zaken worden gerespecteerd.
Algemeen
Bij evenementen met een grote impact op het park/groenzone neemt de organisator ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement contact op met een verantwoordelijke van de groendienst voor een rondgang. Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt.
Zolang deze rondgang niet is gebeurd zal de groendienst geen definitief gunstig advies voor het evenement geven.
Het staat de organisator vrij om een plaatsbeschrijving op te maken. Indien hij dat niet doet, wordt ervan uitgegaan dat de zones in het park die de organisator tijdelijk gebruikt, in goede conditie zijn en zonder recente beschadigingen. Alle zichtbare schade die nadien vastgesteld wordt, zal aan de organisator doorgerekend worden.
Documenten
• De organisator voegt bij zijn AGEV-aanvraag steeds een inplantingsplan, waarin duidelijk wordt aangegeven waar alle installaties/voorzieningen worden ingeplant, materialen gestockeerd en via welke toegangen en wegen de leveringen worden voorzien. Indien er voor het park een evenementenzonering is opgemaakt zal de organisator zich daar aan houden.
• Voor middelgrote of grote evenementen wordt er een slecht weer scenario verwacht.
• De organisator vermeldt hoe hij de toevoer en afvoer van water organiseert. Het afvoeren van water in parkvijvers of elders in het park is niet toegestaan.
• Water afvoeren kan enkel in een DWA-riool, het rioolstelsel voor afvalwater.
Mobiliteit
• Lossen en laden gebeurt enkel via de bestaande wegen met een maximale snelheid van 20km/uur. Voor gemotoriseerd vervoer in parken geldt een beperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken. Wanneer er veel verkeer in het park wordt verwacht, is het aanstellen van een steward, die de verkeersstroom in goede banen leidt, verplicht.
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd. Enige uitzondering zijn foodtrucks die onderdeel uitmaken van een goedgekeurd evenement. Deze foodtrucks mogen enkel op verharde zones of wegen staan en hebben hiervoor een toelating nodig.
• Het is niet toegestaan om met voertuigen op de gazons, in de beplanting of in de wortelzones van bomen te rijden. Indien dit niet te vermijden is, moeten er rijplaten voorzien worden. Deze rijplaten moeten ook op het inplantingsplan worden vermeld.
Infrastructuur en activiteit
• Het plaatsen van zware infrastructuur of het opslaan van zwaar materiaal gebeurt steeds op rijplaten. Met uitdrukkelijke toestemming kan dit ook op asfaltverharding of elementverharding.
• De organisator mag zelf geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,… ) verwijderen.
• Bij de plaatsing van tenten mogen spanriemen de bomen niet raken en verankeringen mogen de boomwortels niet beschadigen.
• Bij plaatsing van tijdelijke vloeren krijgen deze minstens 10 cm luchtruimte.
• Onder de kroonprojectie van de bomen (onder de kruin van bomen) mag niets geplaatst of opgesteld worden. Enkel houten vloeren met minimum 10 cm luchtruimte zijn hier de uitzondering. Er mag zeker geen vuur worden gemaakt onder de bomen.
• Ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen…) zijn niet toegestaan, verankeringen in de bodem binnen de kroonprojectie zijn ook niet toegestaan .
• Er mogen geen markeringen worden aangebracht op of aan bomen of op de wegen.
• Er mag niets worden bevestigd aan groenelementen (bomen), tenzij daar uitdrukkelijk toestemming is voor gegeven. In dit geval moeten zachte materialen die geen schade aan de bomen veroorzaken worden gebruikt.
Milieu & veiligheid
• Bij het gebruik van stroomgeneratoren moeten deze met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden om verontreinigende substanties op te vangen. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd. Dit geldt ook voor het afval dat mogelijk verspreid is geraakt in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
• Het is de organisator niet toegestaan om glas (glazen en flessen) te gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.
• Indien er kabels door de publiekszones lopen, moeten deze afgedekt zijn om de veiligheid van de parkbezoekers te garanderen.
Schade
Bij vaststelling van schade aan bomen na het evenement zal het schadebedrag via de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ worden bepaald en doorgerekend worden aan de organisator.
Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak zal aangerekend worden aan de organisator.
Vermijdbare schade is schade die voortkomt uit het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren van maatregelen en afspraken uit de toelating of die voortkomt het niet naleven van beschermingsmaatregelen of incidentele schade.
Onzichtbare schade is verdichting van de bodem en beschadiging van het wortelgestel van bomen door het betreden van niet toegankelijke zones met transportmiddelen en machines of door het niet of foutief gebruiken van rijplaten en door stockeren buiten de voorziene zones. Z
Zowel de schade als de mogelijke gevolgschade bij bomen zal berekend worden op basis van de door de VVOG ontwikkelde methode. Deze is gebaseerd op de uniforme methode voor waardebepaling van straat-, laan- en parkbomen behorend tot het openbaar domein . Dit bedrag, samen met alle kosten voor verzorging en de kosten die het opstellen van het schadedossier met zich meebrengt, zal aangerekend worden aan de organisator van het evenement.
Schade aan ander parkelementen zoals wegen, grasmatten, bloemperken en constructies wordt berekend op basis van offertes indien externen moeten worden ingezet. Indien de herstellingen door eigen stedelijke diensten worden uitgevoerd zal de schade berekend worden op basis van materiaalkosten en volgens de officiële uurloontarieven van de stad Antwerpen.
Schade aan parkmeubilair wordt steeds berekend op basis van de prijslijsten van lopende contracten.
Op deze locaties zijn de gebruikelijke veiligheidsvoorwaarden (politie/brandweer) van toepassing en moet de gebruiker rekening houden met volgende bijkomende voorwaarden die specifiek van toepassing zijn op deze locatie.
1. De ligwei aan de Kastanjedreef, de Wandeldijk en het Sint-Annastrand worden tijdelijk ter beschikking gesteld in de staat waarin ze zich bevinden op 7 december 2018.
2. De terreinen worden ter beschikking gesteld in de periode vanaf 7 december 2018 tot en met 19 december 2018, zonder dat een stilzwijgende verlenging mogelijk is, voor de organisatie van de Scheldecross en randactiviteiten, zoals beschreven in het e-formulier 96039.
3. Voor het gebruik van het kampeerterrein dient toelating verkregen te worden van de concessiehouder, de vzw Plumeau. Conform artikel 7 kan de stedelijke sportdienst jaarlijks 5 dagen kosteloos gebruik maken van de infrastructuur van het kampeerterrein, mits voorafgaand overleg en met inachtname van de agenda van de concessiehouder. Hij zal hierover tijdig geïnformeerd worden. De gebruiker dient het terrein na afloop van het evenement de locatie in zijn huidige toestand te brengen.
4. Beschadigingen aan de openbare weg en/of private eigendommen, alsmede vervuilingen zijn ontoelaatbaar. Na afloop van het evenement dient het terrein netjes en in zijn oorspronkelijke staat te worden achtergelaten.
5. De gebruiker waarborgt een vrije doorgang van ten minste 4 meter breed en hoog voor de voertuigen van de hulp- en veiligheidsdiensten.
6. De gebruiker houdt rekening met het feit dat de manifestatie wordt georganiseerd in een zone waar overstromingsgevaar bestaat (Sint-Annastrand). De gebruiker kan geen enkele schadevergoeding eisen bij eventuele overstroming.
7. De stad neemt geen bewakingsplicht op zich; de gebruiker staat zelf in voor een degelijke en onafgebroken bewaking; hij is alleen aansprakelijk, ter algehele ontlasting van de stad, voor alle schade en ongevallen, die rechtstreeks of onrechtstreeks en aan gelijk wie of wat veroorzaakt zouden worden als gevolg van het gebruik van het terrein.
Specifieke voorwaarden in verband met de algemene aansprakelijkheid:
8. De gebruiker is verantwoordelijk voor eventuele ongevallen en moet de nodige maatregelen treffen om deze te voorkomen; hij gebruikt de bedoelde terreinen op eigen kosten en risico en moet alle eventuele schade vergoeden.
9. De gebruiker sluit een polis burgerlijke aansprakelijkheid af die de risico’s dekt die een dergelijk evenement met zich meebrengen. De stad wijst alle verantwoordelijkheid af.
De gebruiker levert op het eerste verzoek van de stad een kopie van de polis af.
Standaardvoorwaarden
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.
De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)
De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.
De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
Mits naleving van het evenementenkader en de politiecodex. Er dient een gunstig advies verkregen te worden van de andere betrokken diensten. Indien er een ongunstig advies gegeven wordt, zal dit door OS/Evenementen gevolgd worden.
Mits standaardvoorwaarden
U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlage van Volksgezondheid.
LP/OO/EV-17121602-2017/GW INTERN 1
Bijlage C: Specifieke voorwaarden
16/12/2017 DIENSTNOTA 002 A
Evenement : Scheldecross Antwerpen 2017
16/12/2017
Politioneel gunstig advies mits opvolging van volgende opgelegde voorwaarden :
- Organisator dient een aanvraag in te dienen tot tijdelijke privatisering van het stuk van de
evenementensite op de openbare weg, teneinde inzet van private bewaking aldaar mogelijk te
maken. Alle plaatsen waar de organisator bewakingsactiviteiten uitoefent (niet alleen
toegangscontrole met security, maar ook bv. Controle van de toegang tot parkeerplaatsen), dienen
voorwerp uit te maken van de tijdelijke privatisering.
- De organisator zorgt ervoor dat hij in regel is met de wettelijke bepalingen inzake tijdelijke
privatisering van de openbare weg (bv. Ophangen Vigilis teken).
- Organisator maakt een bewonersbrief die verspreid wordt in de omgeving van het festival, met de
te verwachte hinder en met een contactpunt organisatie tijdens het festival.
- Verbod op het schenken en verhandelen van dranken in glazen en/of stenen recipiënten.
- In het kader van terreurdreiging is de organisatie verantwoordelijk voor communicatie naar de
bezoekers toe inzake het verbod om rugzakken en grote tassen mee te nemen in de
evenementenzone.
Het college keurt de gevraagde organisatie en ondersteuning goed voor de Scheldecross die plaatsvindt op zaterdag 15 december 2018.
Het college verleent de organisator de gevraagde toelatingen, indien men rekening houdt met:
Het college keurt goed om, voorafgaand aan de Scheldecross, met de organisator het 'Charter Sportevenementen' af te sluiten.
Het college beslist om de schepen van sport af te vaardigen voor de prijsuitreiking bij de dames elite en de heren elite.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/SR |
|
| CS/SR |
|
| LP/OO/EV |
|
| SB/L/BOF |
|