De dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Publiek Domein en Vergunningen/Evenementen geeft gunstig advies voor de organisatie van dit evenement. Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren.
Dit evenement valt volgens het evenementenkader evenementen onder categorie 6, niet-ondersteunde evenementen.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Op 27 juni 2016 (jaarnummer 370) keurde de gemeenteraad de aanpassing van het retributiereglement voor logistiek materiaal 2016-2019 goed.
Op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) keurde het college het gewijzigde evenementenkader goed.
Op 26 maart 2018 (jaarnummer 00188) keurde de gemeenteraad de wijziging van het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 22 januari 2018 diende La Tilia bvba, vertegenwoordigd door de heer Piet Winten, Lindenlaan 60/9, 2340 Beerse, een aanvraag in voor de organisatie van De Grote Schijn van 25 oktober tot en met 11 november 2018 in het provinciaal domein Rivierenhof in Deurne.
De Grote Schijn is een uitgelichte herfstwandeling, waarbij bezoekers genieten van de pracht en de kracht van de natuur in duizenden geuren en kleuren. Het Rivierenhof opent zijn deuren voor een zinnenprikkelende tocht door het donker. Een uniek audiovisueel spektakel brengt een vernieuwend verhaal zonder woorden, met innoverende snufjes en lumineuze emoties. Het hele parcours is een beleving.
Het Rivierenhof wordt dagelijks opengesteld voor avondwandelingen in acht verschillende tijdslots. In totaal verwacht de organisatie 35.000 bezoekers.
Tickets kosten 15,00 euro. Kinderen tot tien jaar en mensen ouder dan 65 genieten van een voordeeltarief en betalen 12,00 euro. Voor kinderen tot drie jaar is het evenement gratis toegankelijk.
De opbouw begint op 15 oktober om 08.00 uur en de afbraak is afgerond op 18 november 2018 om 20.00 uur.
Vermits het evenement plaatsvindt op de terreinen van de provincie wordt de organisatie vrijgesteld van retributie voor het gebruik van de publieke ruimte.
Op de website staat enkel het kaartje met de verschillende mogelijkheden. Graag hadden we dit ook meer toegelicht gezien in woorden. Dit kan heel kort zijn. Vermelden dat er fietsenstallingen zijn, bus en tramlijnen benoemen met hun (afstap)haltenamen. Eventueel ook laatste rit terug vermelden, Park and Ride (P&R)-mogelijkheden benoemen,...
Er worden fietsenstallingen voorzien dicht aan het evenement.
De mogelijkheden met het openbaar vervoer worden met een duidelijk kaartje uitgelegd.
We ontbreken nog de P&R-mogelijkheden. Voor de mensen die met de wagen willen komen vragen we om op afstand te parkeren en het laatste deel met een tram af te leggen. Op de website van Slim naar Antwerpen vind je al de P&R-mogelijkheden. Er zijn rechtstreekse verbindingen tussen:
De mogelijkheid om met de taxi naar huis te gaan kan ook belicht worden. Dit eventueel in combinatie met het openbaar vervoer.
De aanwezigheid van ongeveer 1.500 personen gelijktijdig levert een minimumparkeervraag van ongeveer 300 wagens (1.500 personen – 50% met de wagen – bezettingsgraad van de wagen van 2,5 personen per wagen).
Voorwaarden:
Gunstig zonder risicoanalyse van FOD Volksgezondheid.
De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd.
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.
(standaardvoorwaarden te raadplegen op https://www.antwerpen.be/nl/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen)
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad Antwerpen.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.
De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enzovoort)
De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad Antwerpen, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.
De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
Het college keurt de effectieve organisatie van De Grote Schijn door La Tilia bvba, zoals hierboven beschreven, van 25 oktober tot en met 11 november 2018 in het provinciaal domein Rivierenhof in Deurne goed. La Tilia bvba dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.