2018_CBS_09506 - Fondsen. Eurodesk - Deelname INTERREG Europe - project WINPOL. Partnerovereenkomst - Goedkeuring

Om hun deelname aan het project te formaliseren, dienen alle partners een partnerschapsovereenkomst met de hoofdpartner af te sluiten. Deze overeenkomst bevat volgende punten:

• verwijzing naar de op deze overeenkomst toepasselijke EU-regelgeving, de verpliching om een partnerovereenkomst af te sluiten en naar het tussen de hoofpartner (projectcoördinator) en het beheersorgaan van het Interreg Europe programma afgesloten subsidiecontract;
• voorwerp is de organisatie van een  partnerschap voor de realisatie van het project met de partners, zoals die hierboven opgesomd worden.
• de overeenkomst heeft als doel de relatie tussen de partnerorganisaties vast te leggen, meer bepaald de taakverdeling, het projectbeheer en de rechten en verplichtingen van de partijen (artikels 1 en 2); 
• een omschrijving van de beheersstructuur: de beheersstructuur bestaat uit de projectcoördinator, een financiele (hoofd)manager, een communicatiemanager en een stuurgroep. De consortiumovereenkomst bepaalt de verplichtingen van de coördinator en de samenstelling en werking van de van de stuurgroep. de projectcoördinator is het juridische aanspreekpunt en staat in voor het algemeen beheer van het project (artikel 5);
• engagement van de projectpartners om voluit mee te werken aan de uitvoering van het project en om hun verplichtingen binnen de vooropgestelde timing uit te voeren. Relevantie informatie, vertragingen of andere problemen worden onmiddellijk en op een correcte manier gemeld aan de hoofpartner (artikels 3 en 7);
• de financieringsvoorwaarden en -regels en de wijze waarop elk van de partners de eigen kosten dient te verantwoorden om aanspraak te kunnen maken op het toegezegde deel van de subsidiëring worden verduidelijkt. De coördinator zorgt voor de doorstortingen van de ontvangen financiering (artikel 4 en artikel 6);
• partijen zijn na ondertekening gebonden door de overeenkomst, die geldt tot aan alle verplichtingen is voldaan of de overeenkomst, volgens de bepalingen, beëindigd wordt (artikel 13);
• als een van de partners niet aan zijn verplichtingen voldoet, zijn er maatregelen mogelijk (art 7 en artikel 14);
• als een partij een onderaannemer contracteert, blijft de partij zelf verantwoordelijk (artikel 12);
• regeling van het intellectueel eigendomsrecht en de manier waarop de resultaten van het project verspreid zullen worden (artikels 10 en 11); 
• hoe informatie, resultaten en bevindingen van het project gedocumenteerd en bewaard moet worden met het oog op audits en evaluaties van het project (artikel 9);
• omschrijving van procedures in geval van (uit)betalingsproblemen of terugvordering van uitbetaalde bedragen; in geval van wijzigingen aan het partnerschap of de overeenkomst (artikels 15 en 16);
• in geval van juridisch dispuut is de Spaanse wetgeving van toepassing (artikel 16).

De dienst Stadsbeheer/Stadsreiniging staat in voor de operationele opvolging van het project. De Eurodesk (bedrijfseenheid Strategische Coördinatie) zorgt voor de nodige ondersteuning bij het verwerven van de subsidie.

Op 23 juni 2017 keurde het college de deelname aan het Interreg Europe project WIN-POL goed (jaarnummer 5841). Het projectvoorstel werd op 30 juni 2017 door de hoofdpartner EMULSA ingediend. Na bijkomend overleg tussen het beheersorgaan van Interreg Europe en de hoofdpartner EMULSA werd op 2 mei 2018:

• het project goedgekeurd;
• het subdidiecontract ondertekend;
• het acroniem van het project gewijzigd van WIN-POL in WINPOL.

Naast de hoofdpartner EMULSA (afvalbeheerder van de stad Gijon in Spanje) en de stad Antwerpen wordt het consortium samengesteld door: de stad Heraklion (in samenwerking met de regionale overheid van Kreta, Griekenland), SNAGA (afvalbeheerder van Ljbubljana en Maribor, Slovenië), ERA (afvalbeheerder van Malta), de stad Drobeta Turnu Severin uit Roemenië  in samenwerking met de overheid van de regio Mehedinti en de netwerkorganisatie ACR+ (Association of cities and regions for sustainable resource management).

De doelstelling van het projectvoorstel is, in overeenstemming met het gekende stramien van Interreg Europe, om in een eerste fase een gezamenlijk actieplan ter verbetering van het betreffende 'policy instrument' (in casu afvalbeheer) op te stellen, en dit in een tweede fase te implementeren. De partners worden geacht om kennis te delen zowel op Europees niveau (met name tussen de consortiumpartners door middel van partnermeetings en thematische seminaries) als op lokaal niveau (in samenwerking met lokale stakeholders). De eerste fase van WINPOL zal 30 maanden lopen, de tweede fase 24 maanden. De startvergadering van het project vond plaats op 5 en 6 september 2018 in de stad Gijon.

Er wordt een exploitatiebudget voorzien van 198.942 EUR op het functiegebied 1SWN030206PA3476. Het subsidiebedrag bedraagt 169.100,70 EUR of 85% van het totale budget. Zowel de uitgaven als de ontvangsten zullen worden ingeschreven bij budgetwijziging 2019 en bij de opmaak van het nieuwe meerjarenplan. De meeste uitgaven zijn personeelsuitgaven die nu reeds zijn ingeschreven in de meerjarenplanning. De werkingskosten zullen worden gecompenseerd door 6141/5378000000/1SWN030206A00000.