Artikel 57 § 3,4 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van de stad Antwerpen. Het evenement heeft een grote uitstraling. Het is ondertussen een vaste waarde op de Antwerpse evenementenkalender geworden en bracht de voorbije jaren telkens meer dan 10.000 bezoekers (gezinnen met jonge kinderen) naar de stad Antwerpen. Het was telkens weer een kwalitatief sterk, familie-gericht evenement. Door dit evenement en zijn rechtstreekse uitzending is onze stad ondertussen alom gelinkt aan de jaarlijkse intrede van de Sint. De uitzending heeft een breed bereik en brengt gedurende twee uur lang de stad Antwerpen op een heel mooie en gezinsvriendelijke manier op de nationale televisie.
Op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990) keurde het college de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed.
Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het nieuw retributiereglement voor inname van openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) dat het reglement op de toelagen vastlegt. Deze toelage is opgenomen in de nominatieve lijst van de toegestane werkingssubsidies in de budgetopmaak 2017. Het budget werd reeds goedgekeurd door de gemeenteraad op 22 november 2016 (jaarnummer 739) waardoor een beslissing van het college volstaat.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
In zitting van 25 juni 2018 (jaarnummer 445) keurde de gemeenteraad de samenwerkingsovereenkomst met VRT goed om de Sinterklaasintredes te organiseren van 2018 tot en met 2024.
In zitting van 20 juli 2018 (jaarnummer 6792) nam het college kennis van de vastlegging van de datum van de Sintintrede 2018.
Dit jaar komt de Sint op zaterdag 17 november 2018 aan in de stad Antwerpen. Wegens de renovatiewerken aan het stadhuis en het Steen, zijn deze locaties niet beschikbaar voor deze en de volgende edities. De betrokken stadsdiensten zochten samen met VRT naar een geschikte locatie en dit werd het Eilandje. De effectieve aankomst is voorzien om 13.50 uur. De opbouw start op donderdag 15 november 2018. De afbraak gebeurt onmiddellijk na het evenement en is ook zaterdag 17 november afgerond.
De officiële ontvangst en begroeting door de burgemeester gebeurt op Verbindingsdok - Westkaai. Hierna wandelt de Sint verder richting Napoleonkaai. Vanaf de Nassaustraat wordt de gebruikelijke stoet gevormd om dan verder via de Nassaubrug, over de Oostendekaai naar de Hanzestedenplaats te gaan.Tot slot is er de traditionele speech op het podium op de Nieuwpoortkaai.
Het Loodswezen wordt dit jaar als backstage gebruikt. Hiervoor werden de nodige afspraken gemaakt met AG Vespa/Vastgoedbeheer. Het gebouw wordt gratis ter beschikking gesteld, de verbruikskosten worden doorgerekend aan de productiemaatschappij.
Verder werden er ook afspraken gemaakt met de dienst Stadsontwikkeling en het atelier van de stadsbouwmeester, voor het gebruik van het stadspaviljoen. Dit gebouw zal tijdens de intrede gebruikt worden als 'studio' voor Bart Peeters en zijn gasten om de intrede rechtstreeks te becommentariëren. Hierdoor zal het stadspaviljoen niet toegankelijk zijn voor het publiek op vrijdag 16 en zaterdag 17 november 2018.
Door de verhuis naar het Eilandje en de Hanzestedenplaats werd de samenwerking met het MAS ook besproken met de collega's van het MAS. Volgende afspraken werden gemaakt:
Om het publiek zo goed mogelijk te informeren, wordt de nieuwe locatie en route zo veel mogelijk verspreid via de verschillende kanalen van VRT en de stad Antwerpen.
Op de Hanzestedenplaats wordt een scherm geplaatst om iedereen de mogelijkheid te bieden de aankomst van de Sint goed te volgen.
Er staat eveneens een podium waar de kinderen vanaf 13.00 uur kunnen genieten van een optreden van de KetnetBand. De beelden op de Hanzestedenplaats zijn zonder geluid aangezien op dat moment de KetnetBand daar optreedt.
Er zullen ook twee tolken Vlaamse Gebarentaal aanwezig zijn op de Hanzestedenplaats die instaan voor een simultane vertaling van zowel de liedjes van de KetnetBand, als van de speech van de Sint.
Programma:
| uur | programma |
| 13.00 uur | de wachtende kinderen genieten van een optreden van de KetnetBand op de Hanzestedenplaats |
| 13.35 uur | start van de live uitzending |
| 13.50 uur | aankomst van de Sint per boot aan Verbindingsdok - Westkaai en vorming van de Sinterklaasstoet |
| 14.05 uur | de stoet vertrekt richting Hanzestedenplaats |
| 14.45 uur | aankomst op de Hanzestedenplaats en begroeting |
| 15.00 uur | einde van de live uitzending |
De intrede van de Sint wordt op zaterdag 17 november 2018 live uitgezonden op één vanaf 13.35 uur. Er zijn herhalingsuitzendingen op zaterdag 17, zondag 18 en woensdag 21 november 2018, deze laatste uitzending wordt getolkt voor doven en slechthorenden.
Een volledig veiligheidsdossier wordt opgesteld door de firma To B-Seen in overleg met politie en brandweer. VRT biedt een aantal genodigden na afloop van de Sintintrede een receptie aan.
De stad Antwerpen verleent haar medewerking door:
Verkeersmaatregelen:
1. Parkeerverbod:
2. Algemeen rijverbod:
De site van de Sintintrede wordt na het evenement ook onmiddellijk gereinigd door de dienst Stadsreiniging. Zij volgen de stoet met een veegwagen.
De voorbije jaren waren er tijdens de Sintintrede bedrijven die in de onmiddellijke omgeving van de evenementensite reclame maakten zonder betalend partnership aan te gaan. Dit is oneerlijke concurrentie ten opzichte van de bedrijven waarmee VRT wel een partnership heeft aangegaan. Deze betalende partners zijn nodig om het evenement betaalbaar te houden. Daarom wordt toestemming gevraagd om binnen onderstaande perimeter op zaterdag 17 november 2018 tussen 13.00 uur en 15.30 uur geen ambulante standen of reclameacties op het openbaar domein toe te laten.
De perimeter omvat volgende straten: Westkaai - Verbindingsdok, Amsterdamstraat, Nassaustraat, Nassaubrug, Napoleonkaai, Oostendekaai, Hanzestedenplaats, Nieuwpoortkaai, Godefriduskaai, Sint-Aldegondiskaai, Van Schoonbekeplein.
De bezoekers worden aangeraden, via de website van Ketnet en de stad Antwerpen, met het openbaar vervoer naar de stad Antwerpen te komen. Op deze websites wordt ook de website 'Slim naar Antwerpen' vermeld.
Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen ingedeeld in categorie 2 (co-organisatie).
Volgende kosten werden reeds goedgekeurd door de budgethouder:
De procedure voor het uitbetalen van toelagekredieten op het exploitatiebudget zoals goedgekeurd door het college op 27 november 2015 (jaarnummer 9823) is van toepassing.
Een toelage zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de stad Antwerpen.
Het evenement Sintintrede heeft een moeilijk in te schatten mobiliteitsprofiel. Gezien de locatie kunnen we ervan uitgaan dat er veel mensen met de fiets of de tram naar het evenement zullen komen. Anderzijds is het een typisch gezinsgebeuren en weten we uit ervaring dat deze doelgroep snel met de auto op iets afkomt. Voordeel bij gezinnen is dan weer dat de gemiddelde bezettingsgraad van de wagens vaak hoog ligt, hoger dan bij andere evenementen.Voor het evenement worden de direct aanliggende straten verkeersvrij gemaakt. De boot komt binnen via de Londenbrug. De brug (en de straat) zal gesloten zijn op het moment van het passeren van de boot, maar niet langer dan een reguliere brugopening en voor de rest blijft het verkeer rijden.
Voorwaarden:
Zorg er zeker voor dat u de Napoleonkaai op vrijdag 16 november 2018 vrij houdt aangezien er elke vrijdag een markt doorgaat op deze locatie van 13 uur tot 22 uur (inclusief opbouw en opkuis).
De ambulante handel zal verplaatst worden.
U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen bij de evenementenaanvraag van FOD Volksgezondheid.
Het gemiddelde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85dB(A). Het maximum geluidsniveau (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92dB(A).
Het aandeel van zware bastonen gemeten twee meter voor de luidsprekers dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10dB.
De stedelijke dienst Dierenwelzijn heeft kennis genomen van het evenement ‘Sintintrede 2018’ dat plaatsvindt op 17 november 2018 in Antwerpen en verleent positief advies op voorwaarde dat volgende richtlijnen strikt worden nageleefd:
De koets moet voldoen aan de volgende voorwaarden:
Indien aan bovenvermelde verplichtingen niet wordt voldaan of een inbreuk wordt vastgesteld op het vlak van dierenwelzijn, behoudt de stad Antwerpen zich het recht de vergunning in te trekken.
De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven.
Standaardvoorwaarden
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.
De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enzovoort)
De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.
De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
Het college keurt de effectieve organisatie van de Sintintrede door de stad Antwerpen en VRT, zoals hierboven beschreven, op zaterdag 17 november 2018 in Antwerpen goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/BOF | om de gevraagde materialen te leveren en te plaatsen volgens de verschillende dossiers. |
| LP/OO/EV | om de straten op het parcours parkeer- en verkeersvrij te houden zoals hierboven beschreven en toezicht te houden tijdens het evenement. |
| SB/GB | om de nodige chauffeurs ter beschikking te stellen voor het besturen van de tractors. |