Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
De betaling van de factuur kan enkel via een bijkomende vastlegging.
Dienstmededeling financiën 'Bestellen en betalen binnen de stad en de districten'.
Collegebesluit met jaarnummer 16450 van 24 december 2010: bestellingen op het exploitatiebudget onder 5.500,00 EUR (exclusief btw) die gebeuren op basis van een correctiebestelling (de vroegere regularisatiebon of R-bon), vallen ook onder de toepassing van het budgethouderschap zoals ingevoerd bij collegebesluit van 31 augustus 2007 met jaarnummer 11164. Het visum voor deze bestellingen zal verleend worden door de financieel verantwoordelijken. De budgethouder zal een maandelijks rapport over de correctiebestellingen overmaken aan financiën/cel visum. Alle andere correctiebestellingen vallen onder de bevoegdheid van het college.
Met dit besluit worden twee correctiebonnen voorgelegd ter goedkeuring aangezien de prestaties reeds geleverd en gefactureerd zijn aan AG VESPA.
In het collegebesluit van 30 juni 2017 (jaarnummer 5991) zijn de uitgaven voor de deelname aan de MIPIM 2018 goedgekeurd. Hiervoor werd een bestelbon 4505081239 opgemaakt, die de oorspronkelijke bestelbon 4505071138, opgenomen in het collegebesluit, verving.
De gemeenteraad keurde in de zitting van 25 juni 2018 (jaarnummer 471) de aanpassing van het meerjarenplan 2014-2019 en budgetwijziging 2018 goed.
In het budgt werd ook een deel van de kosten afgedekt door de financiële bijdrage van private partners. Deze bijdrage was lager dan voorzien, waardoor Flanders Ghent Development Group vzw ( FGDG) een bijkomende factuur van 30.250,00 euro heeft gestuurd naar AG VESPA.
Deze kost is vooral gelinkt aan de kost voor het gebruik van een Conferentieruimte met auditorium om grote, ingrijpende stadsprojecten zichtbaar te tonen.
Na overleg met het bedrijf Stadsontwikkeling (SW) en het bedrijf Ondernemen en stadsmarketing (O&S), is op 21 augustus 2018 per mail door beide bedrijfsdirecteurs bevestigd dat deze kost gedragen zal worden door de drie partners bedrijf SW, bedrijf O&S en AG VESPA.
De factuur van FGDG dateerde toen reeds van mei 2018 en moest dringend betaald worden. AG VESPA heeft de factuur van FGDG betaald voor het totale bedrag van 30.250,00 euro. Een derde van de kost ten bedrage van 10.083,33 euro wordt door AG VESPA opgenomen, een derde van het bedrag zal AG VESPA factureren aan het bedrijf SW en een derde aan het bedrijf O&S.
Deze kost was niet voorzien in het MIPIM 2018 budget en kan enkel via een correctiebestelling worden goedgekeurd.
Er is voldoende budget beschikbaar om de factuur te betalen op de volgende budgettaire dimensies:
10.083,33 euro op 5311500000/6141/1SLW050204A00000 en 10.083,33 euro op 5150500000/6141/1SWN050101A00000.
Het college keurt de correctiebestelling op het budget van Stadsontwikkeling voor een bedrag van 10.083,33 euro aan AG VESPA voor de bijkomende kosten gelinkt aan het gebruik van Conferentieruime met auditorium op de vastgoedbeurs MIPIM in de maand maart 2018 goed.
De financieel directeur verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
AG Vespa |
10.083,33 euro | budgetplaats:5311500000 budgetpositie:6141 functiegebied:1SLW050204A00000 subsidie:SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma:1SA040590 budgetperiode:1800 |
4005296870 |
|
AG Vespa |
10.083,33 euro | budgetplaats: 5150500000 budgetpositie: 6141 functiegebied: 1SWN050101A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA010600 budgetperiode: 1800 |
4005296837 |