2019_RVBAGSO_00071 - Patrimonium Vastgoedprojecten - BO_14 - Stedelijke basisschool De Vlinderboom - Arthur Matthyslaan 82-86 en Te Boelaarpark 3-5 te 2140 Borgerhout - werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid (SO/17/1472442), totaalrenovatie koetshuis (SO/17/1472440) en tijdelijke huisvesting (SO/18/1478221) - Wijziging scope, budget en timing - Goedkeuring

De bouwkost is gebaseerd op een raming van de projectleider aan de hand van eenheidsprijzen van projecten met vergelijkbare werken.

In onderstaande tabellen een oplijsting van de verschillende onderdelen van de projectkost (alle bedragen incl. BTW). Omdat er met drie projectfiches zal gewerkt worden, worden hieronder drie projectkosten opgegeven.  

*Opmerking: op de raad van bestuur van 23 februari 2018 werd een totale projectkost van € 215 649,45 goedgekeurd. De wijziging van deze totale projectkost is volledig te wijten aan tussentijdse aanpassingen van de prijsherzieningen.

Het budget voor de fiche 854, opgenomen in de meerjarenplanning, categorie DB is toereikend.

Het vrijgekomen bedragen zal overgedragen worden naar fiche 927. Dit betreft ook een project tijdelijke huisvesting voor de werken aan het geplande werken aan het Stedelijk Lyceum Waterbaan.

Opmerkingen: 

* op de raad van bestuur van 23 februari 2018 werd een totale projectkost van € 2 452 381,17 goedgekeurd. De wijziging van deze totale projectkost is volledig te wijten aan tussentijdse aanpassingen van de prijsherzieningen.

** op de raad van bestuur van 23 februari 2018 werd een totale projectkost van € 2 428 389,82 goedgekeurd. De wijziging van deze totale projectkost is volledig te wijten aan tussentijdse aanpassingen van de prijsherzieningen.

Het budget voor de fiches 849 en 851, opgenomen in de meerjarenplanning, categorie DB is niet toereikend. 

Door de aangepaste fasering wordt deze budgetverhoging pas na 2022 merkbaar in de masterplanning.

AGIOn 

Het dossier betreft een Agion dossier.

Er is nog geen principeakkoord.

De werken van fase 2 (fiche 851) zullen worden ingediend op de reguliere pot 2019.

We gaan voorlopig uit van volgende geraamde verdeling:

• aandeel Agion: € 1 593 197,36 (om de opbouw van restmiddelen te vermijden wordt het aandeel AGIOn in deze fase beperkt tot 80% van het maximaal subsidieerbare bedrag);
• aandeel AG SO: € 1 903 154,03.

De werken van fase 3 (fiche 849) zullen worden ingediend op de reguliere pot 2020.

We gaan voorlopig uit van volgende geraamde verdeling:

• aandeel Agion: € 812 563,64 (om de opbouw van restmiddelen te vermijden wordt het aandeel AGIOn in deze fase beperkt tot 80% van de maximaal subsidieerbare bedrag);
• aandeel AG SO: € 1 010 202,25.

Project gerelateerde kosten (niet opgenomen in deze projectkost):

1.Verhuiskosten (boekhoudkundige code 6169)

Deze kosten zijn van toepassing op dit project.

De geraamde totale verhuiskost bedraagt € 35 000, waarvan:

• € 8 750 te voorzien in 2020;
• € 8 750 te voorzien in 2021;
• € 17 500 te voorzien in 2022.

2.Los meubilair (masterplan 2014-2019)

Deze kosten zijn niet van toepassing op dit project.

3.Huurgelden (boekhoudkundige code 6100)

Deze kosten zijn van toepassing op dit project (huurunits Luchtvaarstraat).

De geraamde totale huurkost bedraagt € 180 887,28, waarvan:

• € 67 832,73 te voorzien in 2020;
• € 67 832,73 te voorzien in 2021;
• € 45 221,82 te voorzien in 2022.

Gezien de projectkost ≥ € 250.000 incl. BTW heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.

Bij de opmaak van het oorspronkelijke projectvoorstel en het definitieve ontwerp werden zowel de directie, IDPB als de gebouwbeheerders betrokken.

Voorgeschiedenis

De stedelijke basisschool De Vlinderboom bestaat uit de 3 afdelingen:

1. afdeling Rups: 4-stroom kleuterafdeling gevestigd op de site met adres Te Boelaarpark 3. De site telt een groot hoofdgebouw (13 klassen / adminstratie / turnzaal) en een klein gelijkvloers bijgebouw in mobiele units (3 klassen);
2. afdeling Cocon: onderbouw (1ste t/m 3de jaar) van een 5-stroom afdeling lager, gevestigd op de site met adres Arthur Matthyslaan 82-86. De site telt een groot hoofdgebouw (12 klassen / administratie / turnzaal / refter) en klein gelijkvloers bijgebouw in mobiele units (3 klassen);
3. afdeling Vlinder: bovenbouw (4de t/m 6de jaar) van een 5-stroom afdeling lager, gevestigd op de site met adres Te Boelaarpark 5. De site telt het voormalige koetshuis (12 klassen / administratie), een groot bijgebouw (5 klassen / turnzaal / refter) en een klein gelijkvloers bijgebouw (sanitair). 

Zowel de speelplaatsen als een aantal gebouwen van deze afdelingen verkeren in slechte staat. Aangezien de speelplaatsen er het slechtst aan toe waren, werd beslist om deze prioritair en in een eerste fase te renoveren (projectvoorstel goedgekeurd op de raad van bestuur van 24 maart 2017). De speelplaatsen van de afdelingen Rups en Cocon werden aangepakt in de zomervakantie van 2018. In de zomervakantie van 2019 is de speelplaats van de afdeling Vlinder aan de beurt.

Op de raad van bestuur van 23 februari 2018 werd het projectvoorstel voor de 2de en 3de fase (beide fases betreffen werken aan de gebouwen) van de renovatiewerken goedgekeurd:

• fase 2 (fiche 849) -> werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid aan een aantal gebouwen van de 3 afdelingen:
• afdeling Rups: hoofdgebouw;
• afdeling Cocon: hoofdgebouw;
• afdeling Vlinder: grote en kleine bijgebouw.
• tijdelijke huisvesting i.f.v. fase 3 (fiche 854) -> plaatsing van huurunits in Te Boelaarpark;
• fase 3 (fiche 851) -> totaalrenovatie voormalig koetshuis (dus enkel afdeling Vlinder).

De uitvoering van fase 2 werd voorzien van juli '20 tot en met juni '21, de uitvoering van fase 3 van juli '21 tot en met '22. De werken in fase 2 zouden gelijktijdig aan de 3 afdelingen uitgevoerd worden zonder tijdelijke huisvesting. Voor de uitvoering van fase 3 werd tijdelijke huisvesting voorzien. Er werd toen vanuit gegaan dat er hiertoe mobiele huurunits zouden geplaatst worden in het park. 

Door de uitvoering van de speelplaatsen van de afdelingen Rups en Cocon in de zomervakantie van 2018 is duidelijk geworden dat de vooropgestelde uitvoeringswijze van fase 2 te ambitieus is (in één jaar aan 3 afdelingen tegelijkertijd werken uitvoeren). Dit genereert een te grote overlast voor de scholen en ook voor het park. Het park laat geen intensief werfverkeer of omvangrijke werfinrichting (plaats voor containers en bouwmateriaal) toe. Om de overlast binnen de perken te houden en de werken logistiek haalbaar te maken, kan er maximaal aan één afdeling tegelijkertijd gewerkt worden.

Hierdoor ziet de dienst Vastgoedprojecten zich genoodzaakt om de vooropgestelde fasering en timing te herbekijken. Een bijkomende reden hiertoe betreft de oplossing voor de tijdelijke huisvesting ten behoeve van de werken fase 3. Het voorstel om voor een jaar huurunits in het park te plaatsen werd zowel door de dienst Stedenbouw als de Dienst Monumentenzorg negatief geëvalueerd. Bovendien is bij de verdere uitwerking van het dossier duidelijk geworden dat ook voor de uitvoering van de werken aan het grote bijgebouw tijdelijke huisvesting noodzakelijk is. Door de dienst Masterplanning werden een aantal pistes / sites onderzocht. Uiteindelijk is er slecht 1 scenario dat overblijft, nl. de tijdelijke huisvesting aan de Luchtvaartstraat / Boekenberglei die momenteel gebruikt wordt door de Stedelijke Basisschool Land van Nu. Deze ligt vlakbij Te Boelaarpark (fietsafstand 4 minuten / wandelafstand 15 minuten), is beschikbaar vanaf januari '20 en biedt dus een oplossing zonder veel bijkomende investeringen. Deze is wel niet groot genoeg om de ganse afdeling Vlinder in onder te brengen. Dus de renovatiewerken aan de afdeling Vlinder zullen sowieso gefaseerd dienen uitgevoerd te worden en afdeling Vlinder zal hierdoor voor de periode van de renovatiewerken verspreid zitten over twee afdelingen.   

Bij de opmaak van de ontwerpen door het aangestelde architectenbureau is gebleken dat de toestand van het grote bijgebouw van de afdeling Vlinder bij de opmaak van het initiële projectvoorstel werd overschat. Naast de refter en turnfaciliteiten biedt dit gebouw ook onderdak aan 5 klaslokalen. In het oorspronkelijke projectvoorstel werd geen budget voorzien voor de renovatie van deze klaslokalen. Deze lokalen zijn echter ook aan renovatie toe en aangezien dit gebouw in functie van de huidig geplande werken sowieso tijdelijk dient ontruimd te worden (tijdelijke huisvesting) is het aangewezen om deze ook aan te pakken. Hiervoor wordt extra budget bijgevraagd. 

• tijdelijke huisvesting i.f.v. fase 2 (fiche 854) -> beperkte aanpassingen aan tijdelijke infrastructuur Luchtvaarstraat 57A/Boekenberglei 284;
• fase 2 (fiche 851) -> werken afdeling Vlinder, verder opgesplitst in:
• fase 2.1: werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid groot bijgebouw;
• fase 2.2: totaalrenovatie voormalig koetshuis en renovatie sanitair bijgebouw.
• fase 3 (fiche 849) -> werken afdelingen Rups en Cocon, verder opgesplist in:
• fase 3.1: werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid hoofdgebouw afdeling Rups;
• fase 3.2: werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid hoofdgebouw afdeling Cocon.

Geplande werken

Rekening houdende met de vastgestelde problemen zijn in hoofdzaak per fase onderstaande werken te voorzien.

Werken tijdelijke huisvesting in functie van fase 2

Voor de tijdelijke huisvesting zal gebruik gemaakt worden van de mobiele units in de Luchtvaartstraat en het paviljoen in de Boekenberglei (momenteel nog gebruikt door de Stedelijke Basisschool Land Van Nu). Zowel de mobiele units als het paviljoen verkeren in goede staat. De werken om deze gebouwen als tijdelijke huisvesting voor de afdeling Vlinder te gebruiken zijn met andere woorden beperkt. Er wordt budget voorzien voor volgende werken:

fase 2 - werken afdeling Vlinder

• fase 2.1 - werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid groot bijgebouw
• (brand)veiligheid:
• plaatsen van extra vluchttrappen;
• compartimenteren van traphallen en risicolokalen;
• plaatsen van brandhaspels en branddetectie;
• bewoonbaarheid:
• renovatie van de refter, keuken en keukenberging;
• renovatie van de kleedkamers van de turnzaal;
• renovatie van de verschillende kleuter- en personeelssanitairen;
• renovatie van de 5 bestaande klaslokalen = scopeuitbreiding t.o.v. projectvoorstel d.d. 23 februari 2018.

•  fase 2.2 - totaalrenovatie voormalig koetshuis en renovatie sanitair bijgebouw
• planmatig (enkel koetshuis):
• reorganisatie administratieve zone in functie van het creëren nieuwe ingang;
• herinvulling van de bestaande conciërgewoning;
• implementatie van een lift.
• buitenschil (enkel koetshuis):
• renovatie van het resterende buitenschrijnwerk (dat niet bij Eandis zit);
• renovatie van de gevelafwerking;
• bouwkundig:
• vernieuwen van de bestaande vloerafwerking (incl. deklagen);
• vernieuwen van de bestaande muurafwerking en plafondafwerking (incl. schilderwerken);
• vernieuwen van het bestaande binnenschrijnwerk;
• aanbrengen van nieuwe lokaalverduistering (enkel gevels met bezonning);
• aanbrengen van nieuwe eerste uitrusting (vast meubilair, binnensignalisatie, kapstokken, enz.).
• technische installaties:
• vernieuwen elektriciteit en verlichting (ALSB-borden, bekabeling, contactdozen, schakelaars, lokaalverlichting en veiligheidsverlichting);
• vernieuwen en/of aanpassen data-installatie;
• nieuwe systemen voor gebouwcontrole (branddetectie, inbraakdetectie, toegangscontrole, schoolbelinstallatie en parlofonie);
• nieuw systeem voor verticale circulatie (nieuwe liftinstallatie);
• vernieuwen sanitaire installatie: aanvoerleidingen (lood), afvoerleidingen en sanitaire toestellen;
• nieuwe systemen voor brandbestrijding: brandblusapparaten en haspels;
• implementatie van nieuw ventilatiesysteem (mechanische ventilatie - aan- en afvoer - met warmte recuperatie).

fase 3 - werken afdelingen Rups en Cocon

• fase 3.1 - werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid afdeling Rups:
• (brand)veiligheid: 
• compartimenteren van bestaande traphal en risicolokalen;
• plaatsen van brandhaspels en branddetectie;
• vluchtrichting van een aantal buitendeuren aanpassen;
• bewoonbaarheid:
• renovatie en reorganisatie van de verschillende kleutersanitairen, wasplaatsen, personeelssanitair en zone keuken / berging / leraarskamer. Op die manier kunnen er ook bijkomende zorglokalen en een volwaardige leraarskamer gecreëerd worden;
• vervangen van zitbanken in de gangen door vast meubilair met opbergmogelijkheden om het tekort aan berging op te vangen; 
• relighting.

• fase 3.2 - werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid afdeling Cocon:
• (brand)veiligheid: 
• compartimenteren van bestaande traphal en risicolokalen;
• plaatsen van branddetectie;
• bewoonbaarheid:
• renovatie van de verschillende kleuter- en personeelssanitairen;
• renovatie en reorganisatie van de administratieve zone;
• renovatie van de kleedkamers van de turnzaal.

Volgende gunningswijzen zullen gehanteerd worden:

Architect: restauratiepool (werd reeds gegund)

Veiligheidscoördinatie ontwerp: raamcontract (werd reeds gegund)

Veiligheidscoördinatie verwezenlijking: raamcontract

EPB-verslaggever: raamcontract (werd reeds gegund)

Aannemer aanpassingswerken tijdelijke huisvesting: raamcontract

Aannemer fase 2: mededingsprocedure met onderhandeling

Aannemer fase 3: mededingsprocedure met onderhandeling