2019_RVBAGSO_00087 - Richtlijnen met betrekking tot de aankoop en terbeschikkingstelling van ICT materiaal (smartphone en tablet) binnen het Stedelijk Onderwijs - aangepaste werkwijze vanaf 2019 - Goedkeuring

De raad van bestuur is verantwoordelijk voor beslissingen met een budgettaire impact hoger dan 250.000 EUR.

Voor de medewerkers die in aanmerking komen voor de aankoop van een smartphone wenst het Stedelijk Onderwijs een forfaitaire vergoeding als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever uit te betalen.

In principe vormen alle inkomsten die een medewerker verkrijgt uit arbeidsprestaties die hij verricht voor een werkgever een belastbare bezoldiging. De terugbetaling van eigen kosten van de werkgever vormt hierop een uitzondering.

Wanneer de medewerker namens en voor zijn werkgever kosten maakt, is de terugbetaling van die kosten door de werkgever aan de medewerker voor deze laatste niet aan te merken als een bezoldiging.

De kostenvergoeding die het professioneel gebruik van de door de medewerker aangeschafte toestellen dekt, is gebaseerd op de aankoopprijs en houdt rekening met een gebruiksduur van 3 jaar en een maximumbedrag.  Bij de berekening van de kostenvergoeding zal tevens rekening gehouden worden met het privégebruik van de toestellen. Dit privégebruik wordt geraamd op 20%.

De vooropgestelde budgetten voor de functieprofielen zijn marktconform en sluiten aan bij de bedragen die de stad Antwerpen vooropstelt. Ze zijn als volgt:

• Voor de actieve leden van het directiecomité, de netwerkdirecteurs en de procesmanagers (*)
  • Smartphone: de werkgever komt één maal per drie jaar voor 80% ( met een maximum van 640 EUR) tussen in de aankoopprijs; en een
  • Tablet: de werkgever komt één maal per drie jaar voor 80% (met een maximum van 560 EUR) tussen in de aankoopprijs.

• Directeurs, adjunct-directeurs, directiesecretaresse (A1 of gelijkwaardig), leidinggevenden (A1 of gelijkwaardig) en beleidsmedewerkers (A4 of gelijkwaardig) die in actief dienstverband zijn.
• Smartphone: de werkgever komt één maal per drie jaar voor 80% (met een maximum van 640 EUR) tussen in de aankoopprijs.

• Alle medewerkers van de ondersteunende diensten en die medewerkers binnen de scholen die in actief dienstverband zijn en in functie van hun opdracht nood hebben aan een smartphone.
  • Smartphone: de werkgever komt één maal per drie jaar voor 80% (met een maximum van 300 EUR) tussen in de aankoopprijs

Aangezien de vergoeding dient voor de aankoop van de toestellen zal de betaling van de forfaitaire kostenvergoeding in één keer gebeuren, en dit één keer om 3 jaar.

De medewerker is eigenaar van het toestel en staat ook in voor onderhoud. De werkgever voorziet geen onderhoudsverzekering, noch financiële tegemoetkoming hieromtrent.

Bij verlies of defect van een smartphone kan de medewerker éénmalig een basissmartphone van de werkgever aanvragen om de gebruiksduur van drie jaar te overbruggen.   Vanaf de tweede keer in eenzelfde periode van drie jaar kan hiervoor een herstellingskost of vervangingskost worden aangerekend. Een tablet wordt nooit vervangen.

Voor het abonnement van de smartphone wordt er gewerkt met een split-bill systeem voor zowel telefonie als data, zodat de medewerker zelf betaalt voor het privégebruik. Er wordt hiervoor dan ook geen voordeel van alle aard aangerekend.

Dit split-bill systeem geldt tevens voor het gebruik van een data abonnement bij de tablets.

(*) Onder procesmanager wordt verstaan: Manager ICT (A4 of gelijkwaardig), Manager IDBP (TAC), Manager Strategische Coördinatie (A4 of gelijkwaardig), Manager juridische zaken (A4 of gelijkwaardig), HR-manager (A4 of gelijkwaardig), Manager Actief Burgerschap (A4 of gelijkwaardig), Manager budget en controlling (A4 of gelijkwaardig), Manager boekhouding (A4 of gelijkwaardig), Facility Manager (A5 of gelijkwaardig), Manager vastgoed en projecten (A4 of gelijkwaardig), Manager pedagogische begeleiding (A4 of gelijkwaardig), Manager visitatie (A4 of gelijkwaardig), Manager Marketing en Communicatie (A4 of gelijkwaardig), Manager Patrimonium (A5 of gelijkwaardig).

Voor medewerkers die in aanmerking komen voor de aankoop van hun eigen smartphone, worden de vergoedingen die de werkgever hiervoor wenst te betalen vanaf de goedkeuring van dit besluit altijd beschouwd als een terugbetaling van forfaitaire vergoedingen van eigen kosten van de werkgever, overeenkomstig artikel 31, tweede lid, 1°, in fine WIB 92. Er wordt standaard geen smartphone meer voorzien door het Stedelijk Onderwijs, tenzij als vervangtoestel of op uitdrukkelijke wens van de medewerker.

Het AG SO investeert in digitalisering en automatisering. Van elke medewerker en team verwachten we dat het ter beschikking gestelde materiaal optimaal wordt gebruikt. Efficiënt comfortabel werken en duurzaamheid (minder papier, digitale verslaggeving, digitaal werkoverleg met minder verplaatsingen, enz…) zijn doelstellingen die we hierbij na streven. 

in dit kader is een afsprakennota flexibel werken binnen AG Stedelijk Onderwijs opgemaakt.

Bij de begrotingswijziging van maart 2019 zal er een driejaarlijks investeringsbudget van 265.000 EUR en jaarlijks 175.000 EUR exploitatiebudget beschikbaar moeten gemaakt worden .