2018_RVBAGSO_00186 - Patrimonium vastgoedprojecten - SO/17/1313938 - Stedelijke Basisschool De Vlinderboom, Afdeling Vlinder Te Boelaarpark 5, 2140 Borgerhout - speelplaatsrenovatie - Scopewijziging en budgetverhoging - Goedkeuring

Volgende gunningswijzen zullen gehanteerd worden:

Architect: kleine pool.

Veiligheidscoördinatie ontwerp: raamcontract

Veiligheidscoördinatie verwezenlijking: raamcontract.

EPB-verslaggever: nvt.

Aannemer perceel 1: vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking.

Aannemer perceel 2: raamcontract.

Aannemer perceel 3: raamcontract.

Aannemer perceel 4: Digipolis.

Aannemer perceel 5: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

De werken opgenomen in het oorspronkelijke projectvoorstel werden bij de opmaak van het definitieve ontwerp opgesplitst in 3 percelen:

- perceel 1: renovatie speelplaats en riolering;

- perceel 2: nieuwe speeltuigen;

- perceel 3: aanpassing en uitbreiding toegangscontrole.

In huidige fase (opmaak aanbestedingsdossier) worden hier 2 percelen aan toegevoegd: 

- perceel 4: wifi-antennes voor speelplaats (beperkt perceel);

- perceel 5: renovatie hoofdriolering.

De extra werken aan de hoofdriolering worden omwille van een aantal redenen ondergebracht in een apart perceel:

1) de leiding is gelegen in een zone van het park die voor de geplande speelplaatsrenovatie zal ingericht worden als stockage- en circulatieruimte voor werfmateriaal en -verkeer (zo afgesproken met de Groendienst). De buis is dermate beschadigd dat zij bij dergelijke grote belasting zal instorten. De buis moet dus voor de start van de speelplaatsrenovatie gerenoveerd zijn. 

2) de leiding:

• kent grote afmetingen, een diameter van 800 mm en een lengte van 100 m;
• bevindt zich op een diepte van 2 meter; 
• bevindt zich in een moeilijk bereikbare situatie. Voor een klein gedeelte onder oude kasseiverharding, maar voornamelijk op de perceelscheiding met een aantal naburige percelen (woningen) onder een grote haag (deel van het park en dus van erfgoed).

Een traditionele renovatie (buis uitgraven en vervangen) zou de nodige logistieke problemen met zich meebrengen (overleg met buren, enz.), aanzienlijke bijkomende kosten (grote bouwput in bestaande kasseiverharding, afbreken tuinafsluitingen, enz.) generen en een aantasting van de erfgoedwaarde van het park betekenen (verwijderen haag).

Hierdoor werd geopteerd voor een alternatieve uitvoering. In de bestaande buis zal onder druk een nieuwe buis in hoogwaardige kunststof aangebracht worden. Hierdoor is slechts over beperkte lengte een opening aan te brengen, waarlangs de nieuwe buisdelen kunnen ingebracht worden. Dit werk kan alleen door een gespecialiseerde aannemer uitgevoerd worden. Om interessante prijzen te krijgen zal hiervoor een aparte aanbestedingsprocedure georganiseerd worden. 

Planning

Aanbestedingsprocedure en gunning percelen 1 t/m 5: december 2018 t/m maart 2019.

Start der werken werken perceel 5: 08/04/2019.

Voorlopige oplevering perceel 5: 19/04/2019.

Start der werken werken percelen 1 t/m 4: 01/07/2019.

Voorlopige oplevering percelen 1 t/m 4: 30/08/2019.

In gebruikname: 02/09/2019.

Andere projecten op dezelfde locatie binnen masterplan 2014-2019 (vanaf status beslist projectidee) 

Voorgeschiedenis

Op 31 januari, 7 en 13 februari 2017 werden in het kader van een op te starten doorlichtingsproject plaatsbezoeken uitgevoerd door de dienst Vastgoedprojecten (bij het laatste plaatsbezoek waren ook de respectievelijke gebouwbeheerders en IDPB aanwezig).  

Deze maakten duidelijk dat de speelplaatsen van de 3 afdelingen van De Vlinderboom met ernstige problemen kampten en daardoor prioritair dienden aangepakt te worden.

Op 24 maart 2017 heeft de raad van bestuur het projectvoorstel m.b.t. de speelplaatsrenovaties goedgekeurd 

Er werd beslist om de renovatie op te splitsen in 2 fases en bijgevolg in 2 aparte deelopdrachten met elk een afzonderlijke projectkost, projectfiche en timing:

• deelopdracht 1 (uitvoering zomervakantie 2018): renovatie speelplaatsen afdeling Rups en afdeling Cocon, met een totale projectkost van € 1 027 702,93 (projectfiche 263, SO/2016/1166895);
• deelopdracht 2 (uitvoering zomervakantie 2019): renovatie speelplaats afdeling Vlinder, met een totale projectkost van 722 618,80 (projectfiche 229, SO/2017/1313938).

Op 8 september 2017 heeft de raad van bestuur de scope- en budgetwijziging van deelopdracht 1 goedgekeurd voor een totale projectkost van € 1 454 270,94.

Op 23 maart 2018 werd voor deelopdracht 1 overgegaan naar fase gunning met een aangepaste totale projectkost van € 1 841 392,59.

De werken van deelopdracht 1 werden gestart op 25 juni 2018. Oorspronkelijk zouden deze werken opgeleverd worden op 31 augustus 2018. Tijdens de uitvoering hebben zich echter een heel aantal onvoorziene omstandigheden voorgedaan waardoor deze datum werd uitgesteld. Ondertussen zijn de speelplaatsen voor het grootste deel af en in gebruik en zijn er nog een aantal kleinere werken uit te voeren. Nieuwe datum voorlopige oplevering wordt voorlopig gezet op 27 november 2018 (afhankelijk van de uitvoering van de nieuwe aanplantingen).

Scope- en budgetwijzing deelopdracht 2

Begin juli 2017 werden ten behoeve van de geplande renovaties de nodige rioleringsonderzoeken uitgevoerd. Hieruit is gebleken dat de hoofdriolering (verzamelleiding die alle afvalstromen bundelt en afvoert naar de openbare riolering) van de Afdeling Vlinder in zeer slechte staat verkeert en op een aantal plaatsen op in storten staat (aantasting door wortels).

Deze riolering is gelegen in het park. Dus niet onder de her aan te leggen speelplaats en ook niet op een stuk grond waar het AGSO zakelijke rechten over heeft.  Bovendien sluiten op deze riolering een aantal straatkolken aan van het park. Hierdoor waren afspraken nodig met de dienst Stadsbeheer over de uitvoering en financiering. Op basis van het aantal aansluitingen werd een verdeelsleutel opgesteld. De buis kent in totaal 13 aansluitingen, waarvan 10 van het AGSO en 3 van het park (Stadsbeheer). Dit betekent dat het AGSO 10/13de van de kosten zal dragen en Stadsbeheer 3/13de. Bovendien werd afgesproken dat het AGSO als voornaamste financierder de concrete uitvoering op zich zal nemen en de werken zal voorfinancieren.   

De renovatiewerken van deze riolering waren niet voorzien in het oorspronkelijke projectvoorstel en zorgen dus voor een scope-  en budgetwijziging.

Het aanbestedingsdossier van deelopdracht 2 is volop in opmaak. Dit dossier zal begin december 2018 gepubliceerd worden. Bij de aanbesteding van deelopdracht 1 is gebleken dat deze opdracht te laag geraamd werd (o.a. de staalprijzen voor de nieuwe luifels).  De laatste raming van deelopdracht 2 die juist zoals deelopdracht 1 dateert van september 2017 zal aangepast worden op basis van de aanbestedingsprijzen van deelopdracht 1. Bovendien wordt bij de opmaak van het aanbestedingsdossier van deelopdracht 2 ineens ook rekening gehouden met de ervaringen opgedaan tijdens de uitvoering van deelopdracht 1.  Dit met een budgetverhoging tot gevolg.

Opmerking: de afdeling Vastgoedprojecten zal een prijsonderzoek starten van een vijftal recent uitgevoerde speelplaatsen om alzo realistischere ramingen op te maken voor toekomstige speelplaatsrenovaties. 

Bij de opmaak van het oorspronkelijke projectvoorstel en het definitieve ontwerp werden zowel de directie als IDPB betrokken. 

Gezien de projectkost ≥ € 250 000 excl. btw heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.

Financieel overzicht

In onderstaande tabel staat een oplijsting van de verschillende onderdelen van de projectkost (alle bedragen incl. btw). De bouwkost is gebaseerd op een raming van architect en PAT/VP.

* Vastgoedprojecten neemt de opvolging van perceel 5 op zich, dus zonder medewerking van een architect. Vandaar dat erelonen praktisch ongewijzigd blijven.

** de werkingsmarge wordt aangepast op basis van de nieuwe bouwkost (15 %).

Het budget, opgenomen in de meerjarenplanning 2014-2019/2020-2025, categorie DB is niet toereikend. 

Opmerking:

De totale stijging van de projectkost bedraagt € 388 551,97. De werkelijke stijging voor het AGSO bedraagt slechts € 268 809,86:

• de nieuwe projectkost houdt rekening met de volledige kostprijs van perceel 5. Met de Stad werd immers afgesproken dat het AGSO deze kost zou prefinancieren. Het geraamde aandeel van de Stad - 3/13de van € 146 850,53 = € 33 888,58 - met betrekking tot dit perceel dient in mindering gebracht te worden (in de projectfiche ondergebracht bij 'inbreng derde');
• door de gestegen bouwkost kunnen meer subsidies aangevraagd worden (zie hieronder).

Agion

Het dossier betreft een Agion dossier.

Het werd ingediend op de reguliere pot 2018.

Er is reeds een principeakkoord. Het bedrag van het akkoord bedraagt € 231 393,27.

Op basis van de nieuwe projectkost werd door Vastgoedprojecten een nieuw subsidiebedrag geraamd ten belope van € 470 204,49. De geraamde verhoging van  € 238 080,34 zal ook aangevraagd worden op de reguliere pot 2018.

Voor de werken aan de hoofdriolering (perceel 5) kunnen geen subsidies aangevraagd worden omdat deze zich op een stuk grond bevindt waar het AGSO geen zakelijke rechten over heeft.

Project gerelateerde kosten (niet opgenomen in deze projectkost):

1. Verhuiskosten (boekhoudkundige code 6169)

Deze kosten zijn niet van toepassing op dit project.

 2. Los meubilair (masterplan 2014-2019)

Deze kosten zijn niet van toepassing op dit project.

3. Huurgelden (boekhoudkundige code 6100)

Deze kosten zijn niet van toepassing op dit project.