2019_CBS_01630 - Politiezone Antwerpen - Mededingingsprocedure met onderhandeling PZA/2018/335. Raamovereenkomst voor verschillende facilitaire diensten die op een innovatieve en duurzame wijze worden uitgevoerd. Fase 1. Oproep tot mededinging - Goedkeuring

Op grond van artikel 236 van de Nieuwe Gemeentewet stelt het college de gunningsprocedure in en gunt zij de opdracht.

De mededingingsprocedure met onderhandeling is een tweefasige procedure. In de eerste fase wordt de oproep tot mededinging Europees gepubliceerd. Kandidaat-inschrijvers kunnen een kandidaatstelling indienen.

Politiezone Antwerpen streeft naar een maximale sociale tewerkstelling voor de diverse diensten opgenomen in de vermelde percelen (schoonmaak, groenonderhoud en catering). De omzetbedragen, aantallen en percentages  die opgenomen zijn, zijn afgetoetst binnen de overkoepelde stedelijke en provinciale werkgroep sociale economie (Politiezone Antwerpen, Stad Antwerpen, OCMW, Stedelijk Onderwijs, Haven, Provincie Antwerpen) teneinde deze doelstelling te halen.

Ervaring en marktverkenning leert dat de omvang en de specialisaties die in de percelen gevraagd worden van de potentiële dienstverleners, gelet op de omvang van de opdrachten en specifiteit van bepaalde (deel)opdrachten, niet volledig door sociale maatwerkbedrijven aangeboden kunnen worden. Het is daarom voorzien binnen deze overheidsopdracht dat de dienstverleners een deel van hun taken door sociale economie zullen laten uitvoeren.

De kandidaatstelling zal beoordeeld worden als volgt:

De juridische situatie van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgend criterium (uitsluitingsgrond) - van toepassing op alle percelen:

Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikels 67 tot en met 69 van de wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten (impliciete verklaring op erewoord).

De selectiecriteria worden beoordeeld als volgt:

Perceel 1: Duurzame schoonmaak met een ecologische en sociale dimensie met inschakeling van gesubsidieerde tewerkstelling en duurzame ruiten- en glazenwas

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• jaaromzet van minstens 10 miljoen euro over elk van de laatste drie boekjaren (20 punten);
• verzekering tegen beroepsrisico's.

De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• VCA certificaat;
• ISO 9001 en ISO 14001 certificaat;
• een beschrijving van twee referenties die aantonen dat (20 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van schoonmaak of glazenwas in complexe omgevingen waarbij de dienstverlener gebruik maakt van duurzame schoonmaakmethodes en ecologische schoonmaakproducten;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde (vereiste minimale waarde € 2,5 miljoen/jaar);
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopend;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• een beschrijving van één referentie die aantoont dat (10 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van schoonmaak en glazenwas in complexe omgevingen waar strikte veiligheidseisen gesteld worden;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde (vereiste minimale waarde € 2,5 miljoen/jaar);
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopend;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• de kandidaat zal voldoende gestructureerde organisatie en capaciteit aantonen aan de hand van:
• het organogram van de kandidaat (10 punten);
• de gemiddelde tewerkstelling over de voorbije gepubliceerde drie boekjaren vanuit de sociale balans met een minimum 300 voltijdse equivalenten (VTE) (10 punten);
• ervaring in de sociale tewerkstelling in de schoonmaak. De kandidaat beschrijft op welke wijze hij zal beschikken over de menselijke hulpmiddelen inzake inzet van gesubsidieerde tewerkstelling en de kandidaat geeft daartoe de structuur en de functies op of de organisatie (onderaannemer, kandidaat,...) die haar personele middelen daartoe ter beschikking stelt;
• de structuur voor aanwerving en opleiding (10 punten);
• de structuur voor opvolging en naleving van kwaliteitsvereisten, resultaats- of middelengericht (10 punten).

Perceel 2: Duurzaam groen interieur

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• jaaromzet van minstens 500.000 EUR over elk van de laatste drie boekjaren (20 punten);
• verzekering tegen beroepsrisico's.

De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• een beschrijving van twee referenties die aantonen dat (20 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van groen interieurinrichting en advies en onderhoud in complexe omgevingen;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde;
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopend;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• een beschrijving van één referentie die aantoont dat (10 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van groen interieurinrichting en advies en onderhoud in complexe omgevingen waar strikte veiligheidseisen gesteld worden;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde;
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopend;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• de inschrijver toont aan dat hij begaan is met duurzaam ondernemen (10 punten);
• de kandidaat zal voldoende gestructureerde organisatie en capaciteit aantonen aan de hand van en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per item:
• het organogram van de kandidaat (10 punten);
• de gemiddelde tewerkstelling over de voorbije gepubliceerde drie boekjaren vanuit de sociale balans (10 punten);
• de structuur voor aanwerving en opleiding (10 punten);
• de structuur voor opvolging en naleving van kwaliteitsvereisten, resultaats- of middelengericht (10 punten).

Perceel 3: Duurzame winterdiensten

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• verzekering tegen beroepsrisico's.

De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• een beschrijving van één referenties die aantoont dat men ervaring heeft met het uitvoeren van duurzame winterdiensten:
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde;
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopend;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).

Perceel 4: Duurzame catering met een ecologische dimensie met mogelijke inschakeling van gesubsidieerde tewerkstelling en/of leertraject

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• jaaromzet van minstens drie miljoen EUR over elk van de laatste drie boekjaren (20 punten);
• verzekering tegen beroepsrisico's.

De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• de kandidaat heeft, in de periode van vijf jaar voorafgaande aan de datum van publicatie van de aankondiging van deze aanbesteding, ten minste één vergelijkbare opdracht verkregen dan wel project uitgevoerd/gestart (zelfstandig, dan wel in partnership of andere vorm van samenwerking) waardoor de kandidaat ervaring heeft opgedaan met circulaire catering. De kandidaat dient een opgave te verstrekken van minimaal drie verschillende typen initiatieven op het gebied van circulaire catering. Deze initiatieven zijn uitgevoerd/gestart binnen één of meerdere vergelijkbare referentieopdrachten/- projecten. Het is de kandidaat toegestaan om hiervoor gebruik te maken van de eigen organisatie als referentie. De kandidaat voldoet en verduidelijkt dit o.b.v. maximaal één A4 recto pagina per initiatief (10 punten);
• een beschrijving van twee referenties die aantonen dat (20 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van duurzame catering in complexe omgevingen;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde (vereiste minimale waarde € 400.000/jaar);
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopend;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• een beschrijving van 1 referentie die aantoont dat (10 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van duurzame catering in complexe omgevingen waar strikte veiligheidseisen gesteld worden;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde (vereiste minimale waarde € 400.000/jaar);
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopend;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• de kandidaat zal voldoende gestructureerde organisatie en capaciteit aantonen aan de hand van en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per item:
• het organogram van de kandidaat (10 punten);
• de gemiddelde tewerkstelling over de voorbije gepubliceerde drie boekjaren vanuit de sociale balans met een minimum van 60 VTE's (10 punten);
• ervaring in de sociale tewerkstelling en/of leertrajecten in catering. De kandidaat beschrijft op welke wijze hij zal beschikken over de menselijke hulpmiddelen inzake inzet van gesubsidieerde tewerkstelling en/of leertrajecten, zodat tegemoet gekomen wordt en de kandidaat geeft daartoe de structuur en de functies op of de organisatie (onderaannemer, kandidaat,...) die haar personele middelen daartoe ter beschikking stelt (10 punten);
• de structuur voor aanwerving en opleiding (5 punten);
• de structuur voor opvolging en naleving van kwaliteitsvereisten, resultaats- of middelengericht (5 punten).

Perceel 5: Duurzame afvalophaling en afvalbeheer

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• jaaromzet van minstens drie miljoen EUR over elk van de laatste drie boekjaren (20 punten);
• verzekering tegen beroepsrisico's.

De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• een beschrijving van drie referenties die aantonen dat (30 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van duurzame afvalafhaling en afvalbeheer;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde (vereiste minimale waarde € 95.000/jaar);
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopend;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• Politiezone Antwerpen streeft naar zero waste management. De afvalstromen worden optimaal gesorteerd om daarna een tweede leven te geven, hetzij door recyclage hetzij door upcycling (creatief hergebruik). De kandidaat verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per item (10 punten); 
• de kandidaat zal voldoende gestructureerde organisatie en capaciteit aantonen aan de hand van en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per item:
• het organogram van de kandidaat (10 punten);
• de gemiddelde tewerkstelling over de voorbije gepubliceerde drie boekjaren vanuit de sociale balans (10 punten);
• de structuur voor aanwerving en opleiding (10 punten);
• de structuur voor planning en dispatching (5 punten);
• de structuur voor opvolging en naleving van kwaliteitsvereisten, resultaats- of middelengericht (5 punten).

 Perceel 6: Onderhoud en huur/leasing fitnesstoestellen

 De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

•  verzekering tegen beroepsrisico's.

 De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

•  een beschrijving van drie referenties die aantonen dat (60 punten):
• men ervaring heeft met het installeren en onderhouden van fitness toestellen;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde;
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopend;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon en mail).
• de kandidaat zal voldoende gestructureerde organisatie en capaciteit aantonen aan de hand van en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per item:
• het organogram van de kandidaat (10 punten);
• de gemiddelde tewerkstelling over de voorbije gepubliceerde drie boekjaren vanuit de sociale balans (10 punten);
• de structuur voor aanwerving en opleiding (10 punten);
• de structuur voor opvolging en naleving van kwaliteitsvereisten, resultaats- of middelengericht (10 punten).

Indien men een beroep doet op onderaannemers legt iedere onderaannemer voor het deel dat hij zal uitvoeren de gevraagde referenties voor van soortgelijke opdrachten, aangetoond met attesten van de klant.

De geselecteerde kandidaten worden beperkt tot maximum vijf.

In de tweede fase zal het bestek bezorgd worden aan de geselecteerde kandidaten en worden de gunningscriteria meegedeeld. Hiervoor zal opnieuw goedkeuring gevraagd worden aan het college.

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en latere wijzigingen.

Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Politiezone Antwerpen gaat in 2020-2021 verhuizen naar een nieuwe aangepaste locatie van 80.000 m², het Mastergbouw, die ongeveer 2200 medewerkers zal huisvesten. Zeven bestaande locaties zullen verlaten worden en de verhuisbewegingen naar het Mastergebouw zullen een zes tot negen maanden in beslag nemen. Daarnaast zijn er ook nog een 15 andere locaties die blijven bestaan en die ongeveer 600 medewerkers huisvesten.

Een nieuwe locatie en werking voor zoveel medewerkers zorgt ervoor dat ook de ondersteunende diensten binnen Politiezone Antwerpen zich moeten hervormen om aan de noden van de medewerkers te voldoen. Politiezone Antwerpen wil een excellent financieel facilitair en toeleveringsbeleid voeren om de interne klant als partner optimaal te bedienen. Om dit te realiseren, zoekt Politiezone Antwerpen naar leveranciers die eenzelfde professionele benadering tonen voor facilitair beheer dan diegene die Politiezone Antwerpen ambiëert. Politiezone Antwerpen is op zoek naar leveranciers die één of meerdere van de volgende diensten aanbieden: schoonmaak en glazenwas, groen interieur, winterdiensten, catering, afvalbeheer en ophaling en fitness.

Politiezone Antwerpen wenst daarom een raamovereenkomst te sluiten voor bovenvermelde dienstverleningen voor een periode van vier jaar, telkens verlengbaar met een bijkomend jaar met een maximale totale duurtijd van zes jaar.

De motivatie voor de eventuele langere looptijd is de volgende:

• gezien de hoge veiligheidseisen, de hoge investeringskosten en de specialistische kenniseisen die gesteld worden door de aanbesteder aan iedere dienstverlener is het nodig deze raamovereenkomst te begroten op minstens vier jaar met mogelijke verlengingen. De investeringskosten heben betrekking op het inzetten van digitale middelen zoals sensortechnologie, onbemande kassa's, facilitaire apps, ...

Hiertoe wordt een mededingingsprocedure met onderhandeling met Europese bekendmaking uitgeschreven met referentie PZA/2018/335. De opdracht wordt onderverdeeld in zes percelen:

- perceel 1: duurzame schoonmaak met een ecologische en sociale dimensie met inschakeling van gesubsidieerde tewerkstelling en duurzame ruiten- en glazenwas;
- perceel 2: duurzaam groen interieur;
- perceel 3: duurzame winterdiensten;
- perceel 4: duurzame catering  met een ecologische dimensie met mogelijke inschakeling van gesubsidieerde tewerkstelling en/of leertraject;
- perceel 5: duurzame afvalophaling en afvalbeheer;
- perceel 6: onderhoud en huur/leasing fitnesstoestellen.

Op de budgetposities

• 33000_12506: duurzame schoonmaak en glazenwas;
• 33000_12548: duurzaam groen interieur;
• 33000_12506: duurzame winterdiensten;
• 33000_12248: duurzame catering;
• 33000_12506: duurzame afvalophaling en afvalbeheer;
• 33000_12412: onderhoud en huur/leasing fitnesstoestellen;

van de gewone politiebegroting zal voor de dienstjaren 2020 tot en met 2026 voldoende krediet worden voorzien onder voorbehoud van goedkeuring van de politiebegroting door college, gemeenteraad en hogere overheid.