2019_CBS_00912 - Correctiebestelling - Regularisatie ondergeraamde bestelbon stallingskosten Depannage 2000 - Goedkeuring

Artikel 56 §3, van het Decreet Lokaal Bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Dienstnota bestellen en betalen stad, districten en OCMW van 17 december 2018.

Met het collegebesluit van 23 november 2018 (jaarnummer 10339) werden de principes bestellen en goedkeuren voor de stad aangepast. Het college keurde onder meer goed om  – met ingang van 1 januari 2019 – de bevoegdheid tot het goedkeuren van correctiebestellingen en te betalen bedragen namens de stad als volgt te regelen (bedragen exclusief btw):

Uitgaven exploitatie en investering, ≤ € 5.500: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum:

De algemeen directeur kan bovengenoemde bevoegdheden delegeren aan personeelsleden van de administratie van stad en OCMW Antwerpen; De medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan ten allen tijde beslissen om een bepaalde correctiebestelling voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring;

Uitgaven exploitatie en investering, > € 5.500: goedkeuring door het college na centraal visum.

Op 23 oktober 2018 ontving de stad Antwerpen een factuur van Depannage 2000 met referentie 809301. Er was lange tijd onduidelijkheid over wie deze factuur diende te betalen. In tussentijd zijn er contacten geweest met de leverancier, Depannage 2000. Er zijn afspraken om voortaan een vlottere factuurbehandeling te garanderen. 

Omwille van de aard van de aangerekende stallingskosten, namelijk van achtergelaten voertuigen, vallen deze kosten niet onder het geautomatiseerde proces van reguliere takelingen met matching van facturen. 

Het gaat om stallingskosten van achtergelaten voertuigen tot en met 30 september 2018. Dit is de eerste factuur die de stad in het kader van een werking rond achtergelaten voertuigen ontvangt. Aangezien dit in de toekomst meer zal voorkomen, wordt gezorgd voor vooraf goedgekeurde bestelbons. Bovendien wordt onderzocht hoe ook voor dit soort kosten een automatische flow georganiseerd kan worden.

De stad Antwerpen heeft sinds 1 juli 2015 de administratieve afhandeling van de takelingen overgenomen van de politie.

Op 25 november 2015 werd  de raamovereenkomst verslepen van voertuigen - takelen van voertuigen op basis van een overtreding gegund aan Depannage 2000. (jaarnummer 10226).

Op 18 december 2015 (jaarnummer 10562) gaf het college zijn principiële goedkeuring om het proces rond de administratieve afhandeling van de takelingen te optimaliseren. De bestelbonnen worden in het kader van takeling automatisch aangemaakt uit de toepassing van parkeerbeheer. De takelmaatschappij stuurt daarna de factuur met vermelding van de bestelbon en in geval dat er een overeenstemming is tussen factuur en bestelbon, ontstaat er een 2-way matching. De principes van 2-way matching zijn door het college goedgekeurd in de zitting van 8 oktober 2010 (jaanummer 12307).

De factuur die nu voorligt, valt buiten dit geautomatiseerde proces.