Wanneer de verantwoordelijke van verwerking van persoonsgegevens een beroep wil doen op een derde (verwerker), is het aangewezen om hierover een overeenkomst af te sluiten. In die overeenkomst worden onder meer de volgende zaken opgenomen: het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, de rechten en verplichtingen van beide partijen.
Sinds de inwerkingtreding van de AVG dienen er een groot aantal verwerkingsovereenkomsten te worden afgesloten. Daarom was het aangewezen een sjabloon van een verwerkingsovereenkomst goed te keuren en de bevoegdheid tot goedkeuring van de verwerkingsovereenkomsten namens de stad en OCMW te delegeren aan de algemeen directeur en vervolgens aan de bevoegde bedrijfsdirecteurs. De bedrijfseenheden zijn immers verantwoordelijk voor de uitvoering van het stedelijk informatieveiligheidsbeleid. Het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten ligt in het verlengde daarvan. Deze delegatie geldt enkel voor zover het sjabloon van verwerkingsovereenkomst wordt gebruikt.
In het verlengde daarvan keurde de raad voor maatschappelijk welzijn op 25 oktober 2018 het sjabloon van verwerkingsovereenkomst goed evenals de delegatie aan de algemeen directeur voor het afsluiten van overeenkomsten volgens het goedgekeurde sjabloon. De algemeen directeur kreeg tevens de mogelijkheid verder te delegeren naar de bevoegde bedrijfdirecteur.
Indien er geen gebruik gemaakt wordt van het goedgekeurde sjabloon, geldt de delegatie niet en bleef de raad bevoegd voor het goedkeuren van verwerkingsovereenkomsten.
Deze beslissingen werden genomen in 2018, zijnde vóór de inwerkingtreding van het Decreet lokaal bestuur en op een moment dat het OCMW niet beschikte over een vast bureau. Daardoor werd het sjabloon goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn, en werd een delegatie rechtstreeks verleend aan de algemeen directeur (2018_RMW_00597). Langs de zijde van de stad werd het sjabloon goedgekeurd door het college en werd de delegatie door het college verleend aan de algemeen directeur (2018_CBS_08213).
Sinds begin januari 2019 werd een vast bureau geïnstalleerd binnen het OCMW. Dat vast bureau kan volgens het Decreet lokaal bestuur geacht worden bevoegd te zijn voor het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten. Om eenvormigheid na te streven in de bevoegdheidsverdeling tussen stad en OCMW, is het aangewezen dat het vast bureau kennis neemt van het sjabloon van verwerkingsovereenkomst zoals goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn, dit goedkeurt en eveneens een delegatie verleent aan de algemeen directeur voor het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten op basis van het sjabloon.
Hierdoor dient het besluit van de RMW van 25 oktober 2018 (jaarnummer 597) te worden ingetrokken en kan nadien een nieuw besluit vast bureau worden goedgekeurd, zodat de algemeen directeur zijn gedelegeerde bevoegdheid kan doorgeven aan de bevoegde bedrijfsdirecteur(s). Een intrekking is mogelijk aangezien er nog geen verwerkingsovereenkomsten werden goedgekeurd op basis van de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 oktober 2018.
Artikel 28 van de VERORDENING (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene verordening gegevensbescherming)
Op 25 mei 2018 trad de Europese verordening gegevensbescherming (AVG) in werking.
Volgens artikel 28 van de AVG kan elke verwerkingsverantwoordelijke bij de verwerking van persoonsgegevens een beroep doen op een derde partij, de verwerker genoemd, die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens zal verwerken.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn trekt haar beslissing van 25 oktober 2018 (jaarnummer 597) in.