De algemeen directeur legt aan het vast bureau een selectie voor uit de briefwisseling gericht aan het vast bureau.
De algemeen directeur maakt de leden van het vast bureau attent op de briefwisseling van week 4, die eveneens opgenomen werd in VIP14 (verwerking inkomende post binnen de 14 dagen).
Artikel 173 van het decreet lokaal bestuur belast de algemeen directeur met de organisatie van de behandeling van de briefwisseling.
Het vast bureau neemt kennis van de selectie door de algemeen directeur uit de briefwisseling gericht aan het vast bureau voor week 4 van jaar 2019.