Op grond van artikel 236 van de Nieuwe Gemeentewet stelt het college de gunningsprocedure in en gunt zij de opdracht.
De mededingingsprocedure met onderhandeling verloopt in twee fasen. In de eerste fase werd de oproep tot mededinging Europees gepubliceerd (jaarnummer 9996).
Volgende kandidaten hebben een aanvraag tot deelneming ingediend:
| Firma | Adres |
| Merak nv | Steenhoevestraat 6, 2800 Mechelen |
| Youston nv | Mondeolaan 1, 3600 Genk |
| Oasis Data & Document Management bvba | Slachthuisstraat 25, 2300 Turnhout |
| Dockx Rhenus Archisafe nv | Terbekehofdreef 10, 2610 Wilrijk |
| GMS | Edisonweg 50d, 2952 AD Alblasserdam, Nederland |
| I-FourC Technologies bvba | J. Wybranlaan 45c, 1070 Brussel |
| Iguana | Leuvensesteenweg 633 C, 1930 Zaventem |
Volgende kandidaten zijn uitgesloten:
| Firma | Motivatie |
| Dockx Rhenus Archisafe nv | Het indieningsrapport werd niet geldig ondertekend. |
| GMS | Geen ondertekend indieningsrapport gevonden. |
| I-FourC Technologies bvba | Het indieningsrapport werd niet geldig ondertekend. |
Volgende kandidaten worden geselecteerd:
| Firma |
| Merak nv |
| Youston nv |
| Oasis Data & Document Management bvba |
| Iguana |
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en latere wijzigingen.
Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
| Fase | Bestuursorgaan | Datum | Jaarnummer |
| Politiezone Antwerpen. Mededingingsprocedure met onderhandeling PZA/2018/333. Archiveren, digitaliseren en opslaan papieren archief. Fase 1. Oproep tot mededinging - Goedkeuring | College | 16 november 2018 | 9996 |
De raamovereenkomst LPA/2014/1124 gegund aan de firma Merak nv loopt eind dit jaar af (jaarnummer 10637).
Aangezien het archiveren, digitaliseren en opslaan van het papieren archief noodzakelijk blijft, wenst Politiezone Antwerpen hiervoor een raamovereenkomst te sluiten en dit voor een periode van acht jaar, mogelijk met vier keer één jaar te verlengen op basis van een uitdrukkelijke beslissing.
De motivatie voor de langere looptijd is:
Hiertoe werd een mededingingsprocedure met onderhandeling met Europese bekendmaking met referentie PZA/2018/333 uitgeschreven. Fase 1 oproep tot mededinging (jaarnummer 9996).
Op budgetpositie 33000_12348 van de gewone politiebegroting is voor het dienstjaar 2019 voldoende krediet beschikbaar. Voor de dienstjaren 2020 tot en met 2031 zal voldoende krediet worden voorzien onder voorbehoud van goedkeuring van de politiebegroting door college, gemeenteraad en hogere overheid.
Het college keurt goed dat voor de mededingingsprocedure met onderhandeling met Europese bekendmaking met referentie PZA/2018/333 voor het sluiten van een raamovereenkomst voor het opslaan, digitaliseren en archiveren van het papieren archief van Politiezone Antwerpen voor een periode van acht jaar, verlengbaar met vier keer één jaar door middel van een uitdrukkelijke beslissing, de volgende kandidaten worden geselecteerd en dat aan hen het bestek wordt toegestuurd:
Het college keurt het bestek goed betreffende fase 2 van de mededingingsprocedure met onderhandeling met Europese bekendmaking met referentie PZA/2018/333 voor het sluiten van een raamovereenkomst voor het opslaan, digitaliseren en archiveren van het papieren archief van Politiezone Antwerpen voor een periode van acht jaar, verlengbaar met vier keer één jaar door middel van een uitdrukkelijke beslissing.
De bijzondere rekenplichtige van de politiezone Antwerpen regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Opslaan, archiveren en digitaliseren van het papieren archief van Politiezone Antwerpen voor een periode van acht jaar, verlengbaar met vier keer één jaar op basis van een uitdrukkelijke beslissing. | budgetplaats: 60030 budgetpositie: 33000_12348 functiegebied: TDLP1SVG080101 subsidie: SUB_NR fonds: LPA begrotingsprogramma: NR budgetperiode: 1800 - 1900 - 2000 - 2100 - 2200 - 2300 - 2400 - 2500 - 2600 - 2700 - 2800 - 2900 - 3000 - 3100 Voor de dienstjaren 2019 tot en met 2031 zal voldoende krediet voorzien worden onder voorbehoud van goedkeuring van de politiebegroting door college, gemeenteraad en hogere overheid. |
Nog niet van toepassing |