Art. 8 van het besluit van de gemeenteraad van 25 maart 2019 (jaarnummer 154): het college is bevoegd om namens de stad Antwerpen in te tekenen op projectoproepen die worden georganiseerd door een hogeren overheid en om met diezelfde overheid daarover overeenkomsten te sluiten.
Het SUMP-PLUS project is door de beheersauthoriteit van het Horizon 2020 programma goedgekeurd maar deze goedkeuring wordt pas definitief van kracht na ondertekening van de subsidie- en consortiumovereenkomst. De subsidieovereenkomst bestaat uit standaardclausules die door het Horizon 2020 programma worden opgelegd. Het document omschrijft uitgebreid welke kosten/activiteiten onder welke voorwaarden voor subsidiëring in aanmerking komen, hoe en wanneer de subsidies zullen worden uitbetaald en wat de rechten en verplichtingen zijn die door het Horizon 2020 programma aan de partners worden opgelegd. De consortiumovereenkomst is gebaseerd op de DESCA Horizon 2020 standaardovereenkomst waarin een aantal zaken nader worden toegelicht en waarin meer gedetailleerde afspraken zijn opgenomen omtrent betaling, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom en licenties.
De bedrijfseenheid Stadsontwikkeling vraagt het college beide documenten goed te keuren.
Tijdschema
Op 26 januari 2018 keurde het college (jaarnummer 662) de deelname aan het projectvoorstel SUMP-PLUS als hoofdpartner goed. Het concept projectvoorstel en de samenstelling van het consortium werd door het 'Innovation and Networks Executive Agency' goedgekeurd op 26 april 2018. Dit agentschap is de beheersauthoriteit van het H2020 programma. Het consortium had dan tijd tot 19 september 2018 om een volledig projectvoorstel met taak- en budgetverdeling in te dienen. Het op die datum ingediend projectvoorstel werd door de beheersauthoriteit goedgekeurd op 11 januari 2019. In de periode tussen deze goedkeuring en de indiening van dit besluit werd, in overleg met de projectmanager van het Horizon 2020 programma, het voorstel verder verfijnd en werd aan de laatste administratieve verplichtingen voldaan.
Projectomschrijving
SUMP-PLUS staat voor 'Sustainable Urban Mobility Planning: Pathways and Links to Urban Systems' (vrij te vertalen als 'Duurzame stedelijke mobiliteitsplanning: trajecten en relaties tot stedelijke systemen'). Doel van SUMP-PLUS is om nieuwe mobiliteitsuitdagingen en -opportuniteiten (waaronder disruptieve technologieën, demografische en maatschappelijke veranderingen, en de economische ontwikkeling van steden) beter te vatten, om aan te tonen hoe nieuwe businessmodellen en governancestructuren kunnen bijdragen tot de implementatie van meer duurzame en efficiënte mobiliteitssystemen, en om steden ondersteuning te bieden op basis van de sterktes van reeds bestaande SUMPs (Sustainable Urban Mobility Plans) en SULPs (Sustainable Urban Logistics Plans).
Het consortium bestaat uit een mix van stedelijke overheden (met geografische spreiding en verschillen in bevolkingsaantal), onderzoeksinstellingen en bedrijven. Vanuit stedelijke hoek engageren - naast Antwerpen - volgende partners zich tot deelname: Greater Manchester (Verenigd Koninkrijk), Lucca (Italië), Klaipeda (Litouwen), Alba Iulia (Roemenië) en Platanias (Griekenland). Vanuit de onderzoeks- en bedrijfswereld nemen volgende partners deel: University College of London (Verenigd Koninkrijk), SciencesPo Parijs (Frankrijk), University of Zurich (Zwitserland), Vectos (Verenigd Koninkrijk), European Integrated Projects (EIP, Roemenië), Austrian Mobility Research (FGM - AMOR, Oostenrijk), MemEx (Italië), ICLEI Europe (Duitsland), Union Internationale des Transports Publics (UITP, België), Space Syntax (Verenigd Koninkrijk) en Technical University of Crete (TUC, Griekenland).
De ambities van dit project sluiten nauw aan bij de stedelijke mobiliteitsdoelstellingen inzake bereikbaarheid, leefbaarheid, minder hinder en de lopende werkzaamheden rond Slim naar Antwerpen.De bedrijfseenheid Stadsontwikkeling, afdeling Communicatie en Participatie is trekker van dit project. Het budget van de stad Antwerpen bedraagt 522.750,00 euro op een totaal projectbudget van 3.987.862,50 euro. Het project wordt 100% gesubsidieerd.
Horizon2020-procedures
Alle communicatie met de Europese Commissie verloopt digitaal via het Horizon2020 portaal. Elke projectpartner stelt voor het beheer van zijn gegevens in dit portaal een 'Legal Entity Appointed Representative' (LEAR) aan. Het college keurde bij collegebeslissing van 9 februari 2018 (jaarnummer1169) goed dat strategisch coördinator Karin De Craecker voor de stad Antwerpen de rol van LEAR opneemt in het online portaal van Horizon2020. De LEAR bepaalt onder andere welke personen binnen een Horizon 2020 project administratieve, financiële en operationele verantwoordelijkheden kunnen opnemen. In het Engels worden deze rollen respectievelijk omschreven als 'contact; project financial signatory (PFSign); project legal signatory (PLSign)'. De PLSign is de enige die, na goedkeuring door het hiertoe bevoegd beslissingsorgaan, in het portaal de formele (toetredings)documenten kan indienen/bevestigen.
Voor projecten waarvoor in het kader van Horizon 2020 subsidie wordt verleend dient een subsidieovereenkomst ('Grant Agreement') tussen de Europese Commissie en de subsidie ontvangende partners afgesloten te worden. In deze overeenkomst staan alle financiële en juridische voorwaarden vermeld welke moeten worden voldaan om een EU subsidie te ontvangen. Deze overeenkomst bevat dan ook uitsluitend door de Europese Commissie opgelegde standaardclausules aangevuld met detailinformatie uit het projectvoorstel (zoals informatie over het budget). De overeenkomst wordt in eerste instantie afgesloten tussen de Europese Commissie en de hoofdpartner (voor dit project de stad Antwerpen). Nadien worden de partners gevraagd hun akkoord met deze overeenkomst te bevestigen. Beide stappen verlopen volledig digitaal binnen het Horizon 2020 portaal.
Afspraken tussen de subsidie ontvangende partners zijn/worden niet opgenomen in de subsidieovereenkomst maar worden in een consortiumovereenkomst ('Consortium Agreement') geregeld. Hierin worden afspraken gemaakt omtrent betaling, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom en licenties. De Europese Commissie is hierbij niet betrokken en de overeenkomst geldt uitsluitend tussen de partners van project. Dit proces verloopt volledig buiten het format van het Horizon 2020 portaal. Omdat er (nog) geen richtlijnen zijn over het werken met digitale handtekening binnen Europese projecten wordt in afwachting hiervan nog met een schriftelijke handtekening gewerkt.
Het projectbudget van de stad Antwerpen, 522.750,00 euro, zal in het regulier budget van de dienst Stadsontwikkeling/Communicatie en Participatie worden opgenomen, onder voorbehoud van goedkeuring door de gemeenteraad en de hogere overheid van het meerjarenplan 2020-2025.
Door het goedkeuren van de consortium- en subsidieovereenkomst wordt er een voorafname gemaakt op de besprekingen in het kader van de opmaak van het nieuwe meerjarenplan 2020-2025.
Het college neemt kennis van de administratieve procedures die binnen het digitaal Horizon 2020 portaal van de Europese Commissie van toepassing zijn.
Het college keurt de consortium- en subsidieovereenkomst binnen het Horizon2020-project SUMP-PLUS goed.