Artikel 84 §3, 3° van het decreet lokaal bestuur stelt dat het vast bureau bevoegd is voor het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Algemeen kader
Er wordt voorgesteld om het gebruik van betaalkaarten (debet- en kredietkaarten) toe te staan wanneer na onderzoek blijkt dat het standaard bestelproces niet toepasbaar is én een betaalkaart de meest efficiënte oplossing blijkt te zijn.
Het is in eerste instantie aan de bedrijfseenheid die meent een betaalkaart (debet of krediet) nodig te hebben om onderzoek te doen. In het onderzoek dient te worden nagegaan wat een correcte toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten betekent voor de gewenste aankoop. Indien offertes gevraagd moeten worden of een bestek moet worden uitgeschreven, dient de vraag naar een reguliere factuur te worden opgenomen. Gaat het om een unieke leverancier dan dient aan deze leverancier expliciet de vraag gesteld te worden naar een reguliere factuur.
Wanneer geen andere mogelijkheden gevonden worden dan een betaalkaart, kan per mail een aanvraag gericht worden aan de dienst Financiën/Chartaal. Het is de bedrijfseenheid Financiën die het beheer en de opvolging van het gebruik van de betaalkaarten op zich zal nemen. Vanuit die taak zal het reeds gevoerde onderzoek bekeken worden en waar nodig zal bijkomend onderzoek gedaan worden.
Voor de opvolging van alle betaalkaarten (debet en krediet) is één aparte bankrekening voorzien bij de stad en één aparte bankrekening bij OCMW.
Alle kaarten zullen op de persoonlijke naam van een medewerker worden afgeleverd. Aan deze medewerkers zal gevraagd worden een document te ondertekenen met specifieke gebruiksvoorwaarden waarin wordt opgenomen waarvoor de kaart uitsluitend mag gebruikt worden. De gebruiksvoorwaarden zullen steeds per individuele werking opgesteld worden.
Om zo weinig mogelijk kaarten in omloop te hebben en toch rekening te houden met afwezigheden door ziekte of vakantie, moet ook elke potentiële gebruiker de gebruiksvoorwaarden ondertekenen. Het is aan de beheerder van de kaart om te zorgen dat potentiële gebruikers gekend zijn bij de bedrijfseenheid Financiën. De kaart laten gebruiken door iemand die de gebruiksvoorwaarden niet ondertekend heeft, zal beschouwd worden als oneigenlijk gebruik.
In de gebruiksvoorwaarden zal per individuele werking opgenomen worden waar in het proces een goedgekeurde bestelbon moet voorzien worden in functie van budgettaire dekking en hoe de afrekening dient te gebeuren. De afrekeningen zullen beoordeeld worden door de dienst Financiën/Crediteuren. Daarnaast volgt de dienst Financiën/Thesaurie elke kaart op via een online toepassing.
Elk oneigenlijk gebruik zal gemeld worden aan de algemeen directeur en financieel directeur.
Voor elke kaart wordt bij aanvang een limiet voorzien. Een limiet kan - mits goedkeuring door de algemeen directeur en de financieel directeur - aangepast worden indien dat nodig blijkt te zijn voor een goede werking.
Er zijn op dit moment reeds zes verschillende materies bij de stad gekend die individueel een aparte aanpak vereisen:
Voor deze materies wordt aan het college voorgesteld dat er met betaalkaarten gewerkt wordt. Indien er nadien extra materies zouden zijn waarvoor een betaalkaart aangewezen is, dan zal dit voorgelegd worden aan het college. Om een betaalkaart (debet of krediet) aan te schaffen is steeds goedkeuring vereist van de algemeen directeur en de financieel directeur.
Er is op dit moment één materie van deze materies waarvoor aan het vast bureau wordt voorgesteld dat er met betaalkaarten gewerkt wordt. Indien er extra materies zouden zijn waarvoor een betaalkaart aangewezen is, dan zal dit voorgelegd worden aan het vast bureau. Om een betaalkaart (debet of krediet) aan te schaffen is steeds goedkeuring vereist van de algemeen directeur en de financieel directeur.
Geringe exploitatie-uitgaven
In het organisatiebeheersingssysteem zal opgenomen worden dat de algemeen directeur provisies kan toekennen. Dit is een verderzetting van een bestaande praktijk. Een provisie is bedoeld om geringe exploitatie uitgaven te betalen. Dat zijn uitgaven die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan. Een provisie wordt door de algemeen directeur toegekend aan een provisiebeheerder.
Provisies worden bijvoorbeeld gebruikt in de werking van de transitwoningen en in de werking van de lokale opvanginitiatieven (LOI's). Bij stad en OCMW werd er tot nu toe op een verschillende manier omgegaan met deze provisies. Er werd met een verschillende soort kaart gewerkt en een verschillende wijze van afrekening. Hierbij wordt voorgesteld om voortaan te werken met een prepaid debetkaart.
Een dienst die nood heeft aan een provisie voor geringe exploitatie uitgaven kan daarvoor een gemotiveerde aanvraag indienen bij de dienst Financiën/Chartaal. Voor elke provisie is een besluit algemeen directeur vereist voor de toekenning van de provisie en de aanstelling van een provisiebeheerder. Het bedrag van de provisie is afhankelijk van de aard van de werking en wordt individueel beoordeeld. De besluiten algemeen directeur worden door de dienst Financiën/Chartaal voorbereid. De provisiekaart zal vervolgens op naam van de provisiebeheerder door de bedrijfseenheid Financiën aangevraagd worden.
Het is aan de provisiebeheerder om steeds een overzicht beschikbaar te hebben van de personen die hij/zij gebruik laat maken van de kaart. Iedereen die de kaart mogelijk zal gebruiken dient de gebruiksvoorwaarden te ondertekenen.
De kaart zal opgeladen worden voor het bedrag van de toegekende provisie, op voorwaarde dat er ook een goedgekeurde bestelbon is voor het bedrag van de provisie. Na gebruik is een afrekening vereist vooraleer de provisie wordt aangevuld. De kaart kan opgeladen worden wanneer er voor het op te laden bedrag een goedgekeurde bestelbon voorhanden is.
Artikel 217 en volgende van het decreet lokaal bestuur aangaande de bepalingen in verband met organisatiebeheersing.
Artikel 272 §1, lid 2 van het decreet lokaal bestuur stelt dat als het organisatiebeheersingssysteem daarvoor een regeling bevat, provisies ter beschikking gesteld kunnen worden van personeelsleden voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan.
Voor stad en OCMW geldt als standaard bestelproces dat uitgaven enkel kunnen gebeuren wanneer er voldoende budget voorzien is. Er dient steeds een goedgekeurde bestelbon beschikbaar te zijn vóór een bestelling of aankoop. Dat basisprincipe blijft behouden.
In de werking van sommige diensten bij stad en OCMW zijn er sporadisch (dringende) uitgaven waarvoor het standaard bestelproces niet toepasbaar is. Er is bovendien een tendens dat bepaalde betalingen enkel mogelijk zijn via een online betaling.
Om aan de diverse noden te voldoen wordt een kader voorgesteld voor het gebruik van betaalkaarten (debet- en kredietkaarten). Er wordt immers naar gestreefd om cashloos te werken in het uitgavenproces. Bovendien wordt er met dit voorstel voor gezorgd dat uitgaven niet door een medewerker moeten voorgeschoten worden.
De kostprijs voor de aanschaf van de betaalkaarten en de jaarlijkse beheerskosten worden voorzien door de bedrijfseenheid Financiën.
Omwille van de beperkte kostprijs van betaalkaarten vallen de bijhorende bestelbons voor de aanschaf van de kaarten onder budgethouderschap. Het budget is voorzien op het budgetadres 1HSB010103A00000/657/5170100000.
Voor elk gebruik van de kaart moet budget voorzien zijn en een bestelbon opgemaakt worden door de bedrijfseenheid in kwestie. Deze bestelbons volgen de toepasselijke goedkeuringsflow.
Het vast bureau keurt het kader goed voor de werking met betaalkaarten waarbij het standaard bestelproces blijft gelden als basisprincipe. Enkel wanneer na onderzoek door de bedrijfseenheid Financiën blijkt dat het standaard bestelproces niet toepasbaar is en een betaalkaart de meest efficiënte oplossing is, zal een werking in die zin opgezet worden. Voor elke kaart dient de beheerder zich te houden aan de specifieke aanwendingsvoorwaarden.
Het vast bureau keurt goed dat voor volgende materie betaalkaarten worden voorzien:
Het vast bureau keurt goed dat voor de benoemde materie de algemeen directeur en de financieel directeur kunnen overgaan tot de aanschaf van betaalkaarten.