Op 24 mei 2018 trad de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking.
De stad, het OCMW Antwerpen en Digipolis stellen nu middels voorliggende overeenkomst vast dat ze voor de verwerking van persoonsgegevens gezamenlijk verantwoordelijken voor de verwerking zijn zoals bedoeld in artikel 26 van de AVG.
Partijen zijn met name gezamenlijk verantwoordelijk voor beslissingen aangaande welke persoonsgegevens verwerkt worden, hoe ze verwerkt worden, voor hoe lang ze bewaard worden, aan wie ze worden doorgegeven, welke beveiligingsmaatregelen nodig zijn, welke verwerkers ingeschakeld zullen worden en onder welke contractuele voorwaarden, waar persoonsgegegevens worden verwerkt, voor elke interactie met toezichthoudende overheden (inclusief maar niet beperkt tot de Gegevensbeschermingsautoriteit), voor de afhandeling van inbreuken in verband met persoonsgegevens, en voor elk ander aspect van verwerkingen die zij gezamenlijk organiseren.
Artikel 26 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) bepaalt:
1. Wanneer twee of meer verwerkingsverantwoordelijken gezamenlijk de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen, zijn zij gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Zij stellen op transparante wijze hun respectieve verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van deze verordening vast, met name met betrekking tot de uitoefening van de rechten van de betrokkene en hun respectieve verplichtingen om de in de artikelen 13 en 14 bedoelde informatie te verstrekken, door middel van een onderlinge regeling, tenzij en voor zover de respectieve verantwoordelijkheden van de verwerkingsverantwoordelijken zijn vastgesteld bij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling die op de verwerkingsverantwoordelijken van toepassing is. In de regeling kan een contactpunt voor betrokkenen worden aangewezen.
2. Uit de in lid 1 bedoelde regeling blijkt duidelijk welke rol de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken respectievelijk vervullen, en wat hun respectieve verhouding met de betrokkenen is. De wezenlijke inhoud van de regeling wordt aan de betrokkene beschikbaar gesteld.
Digipolis is de opdrachthoudende vereniging die voor de stad Antwerpen en OCMW alle ICT gerelateerde dienstverlening opneemt. In normale omstandigheden zal de stad en het OCMW het doel bepalen bij de verwerking van persoonsgegevens, Digipolis zal niet het doel bepalen maar (een deel van tot alle) middelen, door middel van ICT oplossingen.
Bij het aangaan van overeenkomsten met verwerkers en sub-verwerkers, neemt Digipolis mee de rol op van verwerkingsverantwoordelijke. De keuze wordt immers niet door de stad Antwerpen (groep) en het OCMW alleen gemaakt maar hoofdzakelijk door Digipolis zelf. Dergelijke zelfstandigheid is enkel mogelijk tussen gedeelde verantwoordelijken.
Partijen hebben gezien het voorgaande vastgesteld dat ze voor de verwerking van persoonsgegevens gezamenlijk verantwoordelijken voor de verwerking zijn zoals bedoeld in art. 26 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Het vast bureau keurt de gezamenlijke verantwoordelijkenovereenkomst tussen de stad Antwerpen, het OCMW Antwerpen en Digipolis goed.