2019_CBS_04970 - Externe Relaties - Ambassadors lunch voor posthoofden van ambassades en consulaten - Goedkeuring

Artikel 56 § 3,4 van het Decreet  lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Als locatie wordt steeds geopteerd voor een herkenbare bestuurlijke plek in de stad of een locatie met een sterk karakter voor de "powerlunch". Dit jaar wordt geopteerd voor de BP Building, Jan Van Rijswijcklaan 162, 2020 Antwerpen.  Een iconisch gebouw in Antwerpen ontworpen door de architecten Léon Stynen, Paul De Meyer en Joseph Reusens. Dit iconisch gebouw ligt vlak bij de ring waar het fysieke en mentale verhaal van verbinding en de aanpak van de mobiliteitsproblematiek tastbaar is.

Deze unieke locatie wordt kosteloos ter beschikking gesteld door de huidige huurder Bank Delen.

Volgend programma is voorzien:

In toepassing van artikel 42, §1, 1°, a) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht worden gegund bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 90, eerste lid, 1° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017 vastgelegd bedrag van 144.000,00 EUR (zonder belasting over de toegevoegde waarde), met name de drempel vermeld in artikel 11, eerste lid, 2° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017.

Artikel 138 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren bepaalt dat als een raamovereenkomst is gesloten met een pool van deelnemers, de erop gebaseerde opdrachten worden gegund volgens de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden.

In zitting van 13 april 2018 (jaarnummer 3258) keurde het college goed om een "ambassadors lunch" voor de posthoofden van ambassades en consulaten te organiseren.   

De essentie van dit evenement is een ontmoeting van diplomaten met de burgemeester en het college, samen met het bestuur van de haven. Deze "powerlunch" wordt éénmaal per jaar georganiseerd door de stad Antwerpen en het Havenbedrijf Antwerpen. Het element "power" refereert aan het hoge profiel van de genodigden. Enkel bilaterale posthoofden worden uitgenodigd, eventueel aangevuld met het hoofd van het departement Internationaal Vlaanderen en de gouverneur van de provincie Antwerpen.

De organisatorische kosten voor de “Ambassadors lunch” worden gedeeld door de stad Antwerpen en het havenbedrijf Antwerpen.

De kosten voor de catering (op basis van 80 personen) worden geraamd op 7.371,00 EUR (inclusief btw). 

In zitting van 15 april 2016 (jaarnummer 3240) keurde het college de gunning van "Bestek GAC/2015/3203 - Raamovereenkomst voor het aanstellen van een pool voor fotografie en video, tekst- en eindredactie, DTP en ondersteunende communicatiebureaus" goed.  Er werden drie offertes gevraagd. Walter Saenen en Sigrid Spinnox zijn niet beschikbaar. Frederik Beyens bezorgde een offerte. De kosten hiervoor bedragen 397,25 EUR (inclusief btw).

De uitgaven verbonden aan deze lunch worden goedgekeurd onder budgethouderschap.