2019_CBS_04976 - Legislatuur 2019-2024 - Afsprakennota tussen het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, het vast bureau, de voorzitter van het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst, de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en de algemeen directeur namens het managementteam - Goedkeuring

Het college keurt goed dat, zoals het decreet lokaal bestuur voorschrijft, een afsprakennota wordt opgesteld tussen de algemeen directeur, mede namens het managementteam, met het college, met de burgemeester, met het vast bureau, met de voorzitter van het vast bureau, met het bijzonder comité voor de sociale dienst en met de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst over de wijze waarop de algemeen directeur en de overige leden van het managementteam samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie.

Met deze afsprakennota worden een aantal afspraken voor de legislatuur 2019 – 2024 goedgekeurd.

Het college neemt kennis van volgende onderdelen in de afsprakennota:

1. Omgangsvormen tussen bestuur en administratie
2. Kwalitatieve besluitvorming
3. Strategisch management in functie van het realiseren van de bestuursakkoorden
4. Interne werking
5. Districtswerking
6. Decretale taken van het managementteam
7. Personeel
8. Beheer van de middelen

Het college keurt goed dat inzake de omgangsvormen tussen bestuur en administratie onverkort de gedragscodes gelden, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 21 maart 2005,(jaarnummer 432) en gemeenteraad van 26 juni 2006 (jaarnummer 1517), zoals gewijzigd door de gemeenteraad van 26 mei 2008, (jaarnummer 980):

1. De gedragscode voor personeel (maakt deel uit van de rechtspositieregeling, zoals laatst gewijzigd door de gemeenteraad op 21 september 2018 en de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 oktober 2018).
2. De gedragscode voor mandatarissen zoals ze zal worden goedgekeurd door de gemeenteraad op 24 juni 2018.
3. De gedragscode telematica (maakt deel uit van de rechtspositieregeling, zoals laatst gewijzigd door de gemeenteraad op 21 september 2018 en de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 oktober 2018).
4. De gedragscode sociale media voor medewerkers (maakt deel uit van de rechtspositieregeling, zoals laatst gewijzigd door de gemeenteraad op 21 september 2018 en de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 oktober 2018).

Het college keurt volgende afspraken in het kader van kwalitatieve besluitvorming goed:

1. De bedrijfsdirecteurs en de districtssecretarissen zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ontwerpbesluiten, zowel inhoudelijk als vormelijk. Dit is een kerntaak vermeld in hun mandaatopdrachten.
2. De kwaliteitscontrole houdt een steekproefsgewijze controle in die wordt uitgevoerd door de bedrijfseenheid Bestuurszaken, samen met de bedrijfseenheid Strategische Coördinatie. Hiervan wordt periodiek een rapport aan de bedrijfsdirecteurs en de districtssecretarissen bezorgd.
3. De bedrijfseenheden die een eigen juridische dienst ter beschikking hebben, doen hierop beroep bij de opmaak van de ontwerp besluiten; voor de andere bedrijfseenheden verleent de juridische dienst van de bedrijfseenheid Bestuurszaken advies. Er worden geen tegenstrijdige adviezen opgenomen in de ontwerpbesluiten.
4. De financieel directeur oefent zijn opdrachten uit conform de decretale bepalingen.
5. De dienst Inspectie Financiën formuleert op onafhankelijke wijze zijn adviezen bij de wekelijkse screening van de ontwerpbesluiten, conform de beslissing van de gemeenteraad van 24 april 2006 (jaarnummer 866).
6. Voor besluitvorming wordt gebruik gemaakt van het e-Besluitvormingssysteem.
7. De bedrijfsdirecteurs waken erover dat hoogdringende ontwerpbesluiten enkel worden toegevoegd aan de agenda na afstemming met de bevoegde schepen mits toestemming van de burgemeester en de algemeen directeur. De districtssecretarissen passen een gelijkaardig principe toe voor hun respectieve districscolleges.
8. De bedrijfsdirecteurs lichten de betrokken schepen(en) vooraf in over belangrijke ontwerpbesluiten; zij houden er rekening mee dat het college collegiaal beslist.
9. De bedrijfsdirecteurs en de districtssecretarissen houden controle op machtsoverschrijding (het bevoegde orgaan beslist) en machtsafwending in de besluitvorming.
10. De notulen van de algemeen directeur worden in principe de dag van het college verspreid. De notulen van het college vermelden conform artikel 278§2 van het decreet lokaal bestuur, enkel de beslissingen van het college. Enkel als het college overeenkomstig artikel 267 op eigen verantwoordelijkheid een voorgenomen verbintenis viseert of overeenkomstig artikel 272 op eigen verantwoordelijkheid een bevel geeft tot betaling van een uitgave, wordt, op verzoek van een lid van het college, een verklaring over zijn stemgedrag in de notulen opgenomen. Na de verspreiding van de notulen, kunnen zij niet meer worden aangepast. Het college kan evenwel bij de goedkeuring van de notulen in een volgende zitting, de beslissingen en de notulen van de vorige zitting aanpassen.
11. Voor de bekendmaking van besluiten worden de bepalingen van het bestuursdecreet en van de omzendbrief inzake bestuurlijk toezicht en bekendmakingsplicht van 14 december 2018 KB/ ABB/4 opgevolgd.
12. De bedrijfsdirecteurs en de districtssecretarissen waken over de correcte en tijdige uitvoering van de besluiten.

Het college keurt volgende afspraken inzake strategisch management in functie van het realiseren van de bestuursakkoorden goed:

1. Strategisch management is een manier van werken. De doelstelling is om binnen de groep stad Antwerpen gericht én bedrijfsoverschrijdend samen te werken om de beschikbare mensen en middelen maximaal en optimaal in te zetten ter realisatie van de bestuursakkoorden van de stad en haar districten.
2. De beleids- en beheerscyclus ondersteunt onze manier van werken met minimale planlast.
3. De bestuursakkoorden worden omgezet in een geïntegreerd strategisch meerjarenplan inclusief strategische nota.
4. Alle taken die de administratie uitvoert, kaderen in het strategisch meerjarenplan.
5. De formele opvolging van de realisatie van de bestuursakkoorden verloopt maximaal op uniforme wijze binnen de groep stad Antwerpen:
    a. via registratie in de toepassing ORBA 2.0;
    b. via maandelijkse rapportering op het managementteam en via de kabinetschefs;
    c. via de rapportering aan de gemeenteraad conform artikels 260 en 261  van het DLB mbt de jaarrekening en bijkomend vanaf 2020 conform artikel 263 van het DLB mbt de opvolgingsrapportering.

Het college keurt volgende afspraken over de interne werking goed:

1. Beslissingen worden loyaal uitgevoerd.
2. Binnen de decretale mogelijkheden wordt zoveel mogelijk gedelegeerd volgens het subsidiariteitsbeginsel. De principebeslissingen werden hierover genomen in de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 maart 2019.
3. Over gedelegeerde bevoegdheden wordt spontaan gerapporteerd aan de algemeen directeur en aan het college.
4. Bedrijfsdirecteurs, districtssecretarissen en de strategisch coördinator worden maximaal geresponsabiliseerd met mandaatopdrachten voor een periode van vijf jaar.

• Het uitgangspunt van de mandaatopdrachten voor de strategisch coördinator, de bedrijfsdirecteurs en de districtssecretarissen is hun bijdrage aan de gezamenlijke resultaten van het managementteam als groep en van de districten, in het bijzonder het realiseren van de beleidsdoelstellingen uit de bestuursakkoorden van stad en districten en het creëren van de nodige beleidsruimte. Hiervoor zijn de verdere budgetoptimalisaties in het licht van de meerjarenplanning en het permanent zoeken naar efficiëntie essentieel.
• Het is belangrijk dat elk lid van het managementteam zich bewust is van de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam als orgaan. Dit betekent dat er een permanent en constructief overleg moet zijn, enerzijds met de districtssecretarissen en anderzijds tussen de regisserende bedrijfsdirecteur, en de collega die hem of haar moet ondersteunen en faciliteren.
• Het uitgangspunt is dat de bedrijfsdirecteur de ambtelijke eindverantwoordelijke is van zijn bedrijfseenheid en de districtssecretaris de ambtelijke eindverantwoordelijke van zijn district. Dit impliceert:
• dat alle beslissingen die binnen één bedrijfseenheid of één district vallen, onder zijn of haar verantwoordelijkheid vallen;
• dat beslissingen die bedrijfsoverschrijdend/districtsoverschrijdend zijn, niet kunnen genomen worden door één bedrijfsdirecteur of districtssecretaris. 
• van elk lid van het managementteam wordt loyauteit geëist naar de collega’s en naar de leden van het college.
• Bij de jaarlijkse evaluatie van de strategisch coördinator, de bedrijfsdirecteurs en de districtssecretarissen door de algemeen directeur worden KPI ’s geformuleerd waarbij rekening wordt gehouden met de gezamenlijke opdrachten van het managementteam als groep, met de bijdrage aan de realisatie van strategische projecten, met de uitvoering van de gedelegeerde bevoegdheden en met individuele KPI ’s als eindverantwoordelijke van een bedrijfseenheid of district.

6. Het bedrijfsoverschrijdend denken is binnen het managementteam en bij het middenmananagement vereist: het meewerken aan de realisatie van elkaars doelstellingen, het ter beschikking stellen van expertise en inzet van medewerkers, kennisdeling, het delen van goede en slechte praktijken, enzovoort.
7. Er wordt gewerkt volgens het principe “slimmer met minder”.
8. We brengen bij het organiseren van dienstverlening de totale economische kost in beeld, zodat er onderbouwde beleidsbeslissingen kunnen worden genomen.
9. Bij het uitvoeren van dienstverlening werken we volgens de principes van klantgerichte dienstverlening. Er wordt maximaal ingezet op digitaal werken; waar het echt nodig is worden alternatieven voorzien. Voor klantencontacten werken we daarom volgens het principe “click, call, connect”.
10. In het aangaan van partnerships met externen bekijken we de kosten versus de baten voor Antwerpen.
11. Bij het uitbesteden van studie- of onderzoeksopdrachten aan derden bepalen we vooraf wat het doel en de te verwachten meerwaarde is en wordt nadien gecheckt of de return hieraan beantwoordt.
12. We zorgen ervoor dat de doelstellingen en investeringen worden gerealiseerd en dat de exploitatiemiddelen zo efficiënt mogelijk benut worden.
13. Personeelsbesparingen worden efficiënt en groepsbreed doorgevoerd.
14. Kwalitatief omgaan met data is noodzakelijk: zowel management data, live data en beleidsdata.
15. Met betrekking tot IT-projecten wordt telkens de integratie binnen de organisatie bekeken, in plaats van IT als aparte component te bekijken. Er wordt vooraf een analyse gemaakt inzake de meerwaarde (ROI) die het project zal opleveren als een evaluatie of de resultaten effectief behaald worden achteraf.
16. De integratie in de werking stad en OCMW is gerealiseerd zoals voorzien in het decreet lokaal bestuur, dit met het oog op een versterkt integraal Lokaal Sociaal beleid. Het Lokaal Sociaal Beleid is geen geïsoleerd beleid maar wordt via het decreet lokaal bestuur verankerd in alle andere beleidsdomeinen. Op die manier moet het drempelverlagend werken en de efficiëntie en beheersmatige aanpak ten goede komen. De werking van de stad en het OCMW zijn volledig samengevoegd en de organisatie wordt aangestuurd door één algemeen directeur en één financieel directeur. Bij de integratie van de stad en het OCMW blijven omwille van juridische redenen wel twee aparte rechtspersonen bestaan. 

Het college keurt volgende afspraken over de districtswerking goed:
1. De basis voor de samenwerking tussen stad en districten ligt vervat in de decentralisatiebesluiten, zoals goedgekeurd in de gemeenteraad van 29 mei 2017 (jaarnummer 300; jaarnummer 301; jaarnummer 303; jaarnummer 305;) en het college van 12 mei 2017 (jaarnummer 4461; jaarnummer 4462; jaarnummer 4463; jaarnummer 4464; jaarnummer 4465).
2. De districtssecretarissen werken mee aan de realisatie van de doelstellingenboom; zij nemen eveneens een regierol op in een strategisch groepsbreed project.
3. Wanneer een districtscollege een toelichting vraagt aan de administratie over een bovenlokale materie, overlegt de districtssecretaris met de vakschepenen van het college van burgemeester en schepenen. De districtssecretaris informeert de betrokken bedrijfsdirecteur.
4. De districtssecretarissen zijn volwaardig lid van het managementteam; vanuit die rol werken zij mee aan de decretale opdrachten van het managementteam, zoals vermeld in artikel 8 van dit besluit. Daarnaast zijn zij mee verantwoordelijk voor de realisatie van de gezamenlijke opdrachten van het managementteam als groep. Hierop worden zij jaarlijks geëvalueerd door de algemeen directeur en de strategisch coördinator (zie hierover artikel 6).
5. Er is een eenheid in de aansturing van het personeel door de algemeen directeur die decretaal verantwoordelijk is als hoofd van het personeel.

Het college benadrukt de volgende decretale taken van het managementteam, zoals voorzien in de artikelen 181, 171 §2 en 4, 176, lid1 en 219 van het decreet lokaal bestuur:

1. Het ondersteunen van de coördinatie van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie.
2. Het bewaken van de eenheid in werking.
3. Het bewaken van de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
4. Het bewaken van de interne communicatie, overeenkomstig het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 217 tot en met 220 van het decreet lokaal bestuur.
5. De algemeen directeur sluit mede namens het managementteam een afsprakennota met de uitvoerende organen over de wijze van samenwerking om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie.
6. De algemeen directeur zorgt in overleg met het managementteam voor de opmaak van:

• een voorontwerp van het organogram;
• een voorontwerp van de rechtspositie van het personeel;
• een voorontwerp van de beleidsrapporten en opvolgingsrapportering;
• de inventaris van de gemeentelijke bezittingen en verplichtingen (inclusief OCMW-patrimonium).

7. De financieel directeur zorgt in overleg met het managementteam en onder de functionele leiding van de algemeen directeur voor de opmaak van een voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering.
8. Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

Het college keurt volgende afspraken inzake personeel goed:
1. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen personeelsbeleid, uitvoering van het personeelsbeleid en dagelijks personeelsbeheer.

• Voor beslissingen inzake personeelsbeleid zijn de beleidsorganen bevoegd. Er wordt maximaal gedelegeerd naar het college (rechtspositieregeling, vaststelling begrip dagelijks personeelsbeheer, aangaan van dadingen met betrekking tot het einde van het dienstverband van personeelsleden, enz.)
• Beslissingen met betrekking tot de uitvoering van het personeelsbeleid, zoals de aanstellings- ontslag-en tuchtbevoegdheid worden gedelegeerd aan de algemeen directeur. Hiervoor werd een apart delegatiebesluit opgemaakt overeenkomstig artikel 57 van het decreet lokaal bestuur (goedgekeurd door het college op 11 januari 2019 (jaarnummer 207), voor het vast bureau werd op dezelfde datum een gelijkaardig delegatiebesluit opgemaakt).
• Beslissingen met betrekking tot het dagelijks personeelsbeheer kunnen gedelegeerd worden aan de bedrijfsdirecteurs.

2. Materies die bedrijfsoverschrijdend zijn worden besproken op het Hoog Overleg Comité; bedrijfsgebonden materies behoren tot de bevoegdheid van de Basis Overleg Comités, conform de wet op het syndicaal statuut.

3. Op het vlak van integriteit zorgt elke medewerker ervoor dat de puntjes op de i worden gezet; dit heeft betrekking op alle aspecten: inzet van mensen, teambuildingsactiveiten, opleidingen, vergadertijd, respecteren van de werktijd in functie van de noodzaak van de dienstverlening.

4. Het personeelsbeleid wordt gevoerd op basis van de elf principes van de rechtspositieregeling voor het personeel zoals goedgekeurd door het college op 18 mei 2018 (jaarnummer 4512). Deze elf principes zijn:

• Principe 1: De burger verdient de beste overheid die een realistische weerspiegeling is van de samenleving. Alle hinderpalen die dit verhinderen worden weggewerkt.
• Principe 2: De grootstedelijke organisatie is een dynamische en open netwerkorganisatie: vlak, slank en zonder te veel hiërarchische lagen.
• Principe 3: De grootstedelijke organisatie wordt op democratische wijze aangestuurd. Elke medewerker gedraagt zich volgens de stadswaarden en straalt ze uit.
• Principe 4: Onze organisatie is gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Dit kan resulteren in minder regels, procedures en controles. Als medewerkers dit vertrouwen beschamen, nemen we gepaste maatregelen.
• Principe 5: De medewerkers zijn flexibel inzetbaar in de grootstedelijke organisatie in functie van de beleidsdoelstellingen.
• Principe 6: De stad is een motiverende werkgever voor gemotiveerde werknemers.
• Principe 7: Er worden afspraken gemaakt tussen de hogere leidinggevende namens de werkgever en de medewerker, in functie van de opdracht die er ligt.
• Principe 8: Medewerkers staan zelf in voor hun ontwikkeling en volgen vorming in functie van hun eigen loopbaanambities.
• Principe 9: Medewerkers zijn digitaal beschikbaar en bereikbaar in functie van het werk.
• Principe 10: Het bestuur streeft er naar om de onrechtvaardige verschillen in arbeidsvoorwaarden tussen statutairen en contractuelen op te heffen.
• Principe 11: In de grootstedelijke organisatie wordt gewerkt volgens het principe “loon naar werken”.

Het college keurt volgende afspraken inzake het financieel beheer goed:
1. De financieel directeur oefent zijn bevoegdheden uit conform het decreet lokaal bestuur en conform andere specifieke wetgevingen.
2. Hij oefent een aantal bevoegdheden uit onder de functionele leiding van de algemeen directeur en een aantal bevoegdheden in volle onafhankelijkheid.

Het college verwijst inzake organisatiebeheersing naar het organisatiebeheersingssysteem zoals jaarlijks goedgekeurd door de gemeenteraad waarbij als uitgangspunt geldt dat organisatiebeheersing in de lijnorganisatie wordt gerealiseerd. Overeenkomstig artikel 220 van het decreet lokaal bestuur kunnen de algemeen directeur en de financieel directeur bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het OCMW. Dat gebeurt schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen. Dit ontslaat de algemeen directeur en de financieel directeur nooit van hun verantwoordelijkheid.

Het college keurt goed dat het beheer van het  vastgoed onder de beheersbevoegdheid van Vespa valt zoals goedgekeurd in het collegebesluit van 15 december 2017 (jaarnummer 1020).

Het college keurt goed dat de inzet, de ontwikkeling en het  beheer van IT in de bedrijfsprocessen onder de bevoegdheid van het managementteam vallen en dat de vastlegging van de prioriteiten van de IT- investeringen onder de bevoegdheid van het college vallen.

Het college keurt goed dat de afsprakennota  geldt voor de lopende legislatuur. Bijsturingen worden via collegebesluit goedgekeurd. 

Het college geeft opdracht aan: