Gepubliceerd op 08/04/2019

Besluit

2019_CBS_02993 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Tulpenpluk 2019 - 22 april 2019 - Berendrecht - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen

vr 05/04/2019 - 09:00 Hofstraat

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Tom Meeuws, schepen; Ludo Van Campenhout, schepen; Fons Duchateau, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Afwezig

Claude Marinower, schepen; Serge Muyters, korpschef

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester

Motivering

Gekoppelde besluiten

Argumentatie

In 2012 was het precies 450 jaar geleden dat de eerste tulpenbollen uit Turkije via de haven van Antwerpen West-Europa bereikten. Tot medio twintigste eeuw was de tulpenteelt een belangrijke bedrijfstak in de Antwerpse polder. Het district Berendrecht-Zandvliet-Lillo zette de tulp in 2012 een jaar lang in de kijker. Naast een uitgebreid programma, was het hoogtepunt de Tulpenpluk eind april, geïnspireerd op het oogstfeest van weleer. Sindsdien vindt om de twee jaar de Tulpenpluk plaats. De vierde editie in 2017 lokte zo’n 15.000 bezoekers naar de Tulpenpluk.

De organisatie van de Tulpenpluk is een samenwerking tussen de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Publiek Domein en Vergunningen/Evenementen, district Berendrecht-Zandvliet-Lillo en het Vrijetijdscentrum De Schelde.

De vijfde editie van de Tulpenpluk, die plaatsvindt op paasmaandag 22 april 2019, vindt terug plaats aan de Bomenbank op de Antwerpsebaan 110 in Berendrecht waar de tulpenweide zich bevindt, aan de overkant van de straat ligt de evenementenweide. De Tulpenpluk gaat door van 10.00 uur tot 18.00 uur.

In het voorjaar werden 170.000 tulpenbollen geplant. Elke bezoeker mag gratis 10 tulpen plukken in de tulpenweide.
Op de evenementenweide is genoeg te doen voor jong en oud:

picknickweide met hangmatten en ligstoelen;
eten en drinken, verzorgd door Bert&Co (concessie in opdracht van district Berendrecht-Zandvliet-Lillo);
workshops bloemstukken maken;
strokasteel, zandbak en knutselhoek;
fanfare, ganzenfanfare en sfeervolle achtergrondmuziek;
Port of Antwerp spelkoffer voor kapiteins in wording;
rondwandelende animatie;
Tulpenlied met bijbehorend dansje met dansinitiaties.

Op het evenement kunnen bezoekers genieten van voordelen met de A-kaart:

in ruil voor 10 punten krijgt de bezoeker een pin;
bezoekers kunnen één punt sparen aan de A-kaart-zuil.

Om de bereikbaarheid van het evenement te verhogen, werden verschillende routes uitgewerkt:

Met de boot

Port of Antwerp zorgt voor twee boten die heel de dag van Antwerpen naar Berendrecht en terug varen.

In Antwerpen wordt ingescheept aan het Kattendijkdok. Een fiets kan niet mee op de boot, dus er is een fietsenparking ter hoogte van het Kattendijkdok. Er is geen autoparking voorzien.
De overtocht duurt één tot anderhalf uur. Bij aankomst kan de bezoeker naar de tulpenweide wandelen of kiezen voor het tulpentreintje.

De plaatsen zijn beperkt, dus er wordt gewerkt met reserveringen. Om ervoor te zorgen dat mensen effectief komen opdagen als ze een reservering gedaan hebben, vragen we een bijdrage van 2,50 euro per persoon. In ruil krijgen ze bij het opstappen op de boot een drankbonnetje ter waarde van 2,50 euro aangeboden. Zo blijft de overtocht toch nog steeds gratis voor de bezoekers van de Tulpenpluk.

	capaciteit	boarding Kattendijkdok	vertrek Kattendijkdok	aankomst Berendrecht
Boot 1	250	08u45	09u00	10u30
Boot 2	200	09u45	10u00	11u30
Boot 1	250	12u45	13u00	14u30
Boot 2	200	13u45	14u00	15u30
Boot 1	250	16u30	16u45	18u15

		boarding Berendrecht	vertrek Berendrecht	aankomst Kattendijkdok
Boot 1	250	10u45	11u00	12u30
Boot 2	200	11u45	12u00	13u30
Boot 1	250	14u45	15u00	16u30
Boot 2	200	15u45	16u00	17u30
Boot 1	250	18u15	18u30	20u00

Met de fiets

Er zijn begeleide havenfietstochten voorzien van Antwerpen naar Berendrecht. Een rit duurt anderhalf tot twee uur.

De begeleide fietstocht vertrekt ’s morgens om 9.00 uur en om 11.00 uur aan het MAS Havenpaviljoen. Twee gidsen zullen steeds instaan voor de fietstochten. De begeleide fietstochten worden gratis aangeboden door Port of Antwerp. De plaatsen zijn beperkt, dus er wordt gewerkt met reserveringen voor de fietstochten.

Naast de tulpenweide is er een grote bewaakte fietsenparking voorzien. Bezoekers die met de fiets naar het evenement komen, worden extra in de bloemetjes gezet en krijgen een fietsgadget, aangeboden door Port of Antwerp en Slim naar Antwerpen.

Communicatie

De stad Antwerpen voorziet een communicatiecampagne die Antwerpse gezinnen en families met kinderen activeert om op 22 april 2019 af te zakken naar Berendrecht voor de Tulpenpluk, een laagdrempelig en gezinsvriendelijk evenement met een gratis bos eigenhandig, vers geplukte tulpen erbovenop.

De campagne Tulpenpluk is opgenomen in de marketing- en communicatieplanning 2019, die het college goedkeurde in de zitting van 14 december 2018 (jaarnummer 11138).

Doelstelling

Een activerende campagne die mensen ertoe wil aanzetten om naar het evenement te komen:

consolideren van het aantal bezoekers: 10 à 13.000, niet meer dan 15.000;
stijging van het aantal bezoekers op de website www.tulpenpluk.be en meer interactie op social media (stijging aantal views, shares, likes, comments en verhoging bereik);
mobiliteit: daling van het aantal bezoekers dat met de wagen komt, stijging van het aantal bezoekers dat met de boot, fiets, bus komt.

Doelgroep

Primair: families/gezinnen met kinderen uit:

de stad Antwerpen, inclusief de districten;
de buurgemeenten van district Berendrecht-Zandvliet-Lillo met name Stabroek, Kalmthout, Kapellen en Woensdrecht (Nederland).

Secundair: alle inwoners uit:

de stad Antwerpen, inclusief de districten;
de buurgemeenten van district Berendrecht-Zandvliet-Lillo met name Stabroek, Kalmthout, Kapellen en Woensdrecht (Nederland);
het personeel van de havenbedrijven en recreatiezoekers.

Campagneconcept

Het campagnebeeld toont moeder en kind tijdens de Tulpenpluk om het positieve, gezellige en groene van de Tulpenpluk te benadrukken.

Daarnaast zal het Tulpenlied, geschreven door Dimitri Leue en zijn band Von Kapp, voor extra promotie van het evenement zorgen. Bij het Tulpenlied hoort een dansje dat getoond wordt in een videoclip. Deze videoclip zal verspreid worden via social media en een YouTube-campagne. Tijdens het evenement spelen de fanfares het Tulpenlied en worden er sing & dance-alongs georganiseerd.

Kernboodschap

Kom op 22 april 2019 naar de Tulpenpluk, een gezinsvriendelijk evenement waar je zelf een gratis bos tulpen kan plukken. Surf naar www.tulpenpluk.be voor alle info.

Mediamix

outdoor kanalen in stedelijk netwerk: Agrafa affiches A0 van 1 april 2019 tot en met 21 april 2019;
aanvullende Agrafa en Culturama affichage in Stabroek, Kalmthout en Kapellen van 1 april 2019 tot en met 21 april 2019;
affiche op de schermen aan het stadhuis van van 25 maart 2019 tot en met 21 april 2019;
twee advertenties in Gaze van Antwerpen (editie Stad en Rand) in de week van 15 april 2019;
één advertentie in De Zondag (editie Centrum Zuid en Antwerpen Noord) van 21 april 2019;
YouTube campagne: videoclip Tulpenlied als discovery ad en 15” pre-rolls van 6 april tot en met 21 april 2019;
social media (Facebook en Instagram stad Antwerpen): april 2019 (exacte data nog nader te bepalen).

Om het evenement en de daarbij horende verkeersmaatregelen aan te kondigen bij de buurtbewoners, zullen er twee weken voorafgaand aan het evenement breugelbakken met infoborden geplaatst worden op volgende locaties:

zes borden met campagnebeeld Tulpenpluk:

Bomenbank, Antwerpsebaan 110 Berendrecht;
Carrefour, Monnikenhofstraat, Berendrecht;
Solftplaats Berendrecht;
Botermarkt Zandvliet;
Kruispunt Derdeweg / Zoutestraat;
Delhaize Zandvliet.

drie borden aangaande een grote verkeersas die niet meer bereikbaar is op de dag van de Tulpenpluk:
- Monnikenhofstraat, leesbaar vanuit Abtsdreef richting Berendrecht;
- Antwerpsebaan haven ter hoogte van spoorweg (voor bedrijf Van Delm);
- afrit Berendrecht.

Aanleiding en context

Op 28 januari 2019 (jaarnummer 00022) keurde het districtscollege Berendrecht-Zandvliet-Lillo de concessieovereenkomst van de catering voor de Tulpenpluk goed.

Op 4 maart 2019 (jaarnummer 00048) keurde het districtscollege Berendrecht-Zandvliet-Lillo de toewijzing van de concessionaris van de catering voor de Tulpenpluk goed.

Algemene financiële opmerkingen

De Tulpenpluk campagne is opgenomen in de marketing- en communicatieplanning 2019, goedgekeurd door het college in zitting van 14 december 2018 (jaarnummer 11138).

De totale campagne werd begroot op 25.000,00 EUR inclusief btw (functiegebied 1SSB050102A00000 en budgetplaats 5317620000).

De aankoop van het mediaplan gebeurt via het raamcontract met Mediabrands Belgium nv, goedgekeurd in collegezitting van 26 januari 2018 (jaarnummer 696).

Adviezen

Dierenwelzijn Gunstig advies

De stedelijke dienst dierenwelzijn heeft kennis genomen van het evenement ‘Tulpenpluk’ dat plaatsvindt op 22 april 2019 en verleent positief advies, op voorwaarde dat er een educatief luik aan gekoppeld wordt zodat bezoekers geïnformeerd en gesensibiliseerd worden over het welzijn en het gedrag van ganzen.

Volgende richtlijnen moeten strikt worden nageleefd:

• de organisator zorgt ervoor dat de veiligheid en het welzijn van de aanwezige dieren en mensen niet in het gevaar komt en treft hiervoor de nodige maatregelen;

• er moet voldoende voeding en drinkwater voorzien worden voor de aanwezige dieren;

• de aanwezige dieren worden niet blootgesteld aan geluiden of muziek die hen angstig kan maken;

• de dieren worden na het evenement terug gebracht naar hun vertrouwde omgeving;

• de organisator zorgt voor educatieve communicatie over ganzen en informeert de bezoekers over natuurlijk gedrag van ganzen.

Indien aan bovenvermelde verplichtingen niet wordt voldaan of een inbreuk wordt vastgesteld op het vlak van dierenwelzijn, behoudt de stad Antwerpen zich het recht voor de vergunning in te trekken.

Groendienst Berendrecht Gunstig advies

Stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat onderstaande zaken worden gerespecteerd:

Algemeen

Het staat de organisator vrij om een plaatsbeschrijving op te maken. Indien hij dat niet doet, wordt ervan uitgegaan dat de zones in het park die de organisator tijdelijk gebruikt, in goede conditie zijn en zonder recente beschadigingen. Alle zichtbare schade die nadien vastgesteld wordt, zal aan de organisator doorgerekend worden.

1. Documenten

• de organisator vermeldt hoe hij de toevoer en afvoer van water organiseert. Het afvoeren van water in parkvijvers of elders in het park is niet toegestaan;

• water afvoeren kan enkel in een DWA-riool, het rioolstelsel voor afvalwater.

2. Mobiliteit

• lossen en laden gebeurt enkel via de bestaande wegen met een maximale snelheid van 20 km/uur. Voor gemotoriseerd vervoer in parken geldt een beperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken;

• er mag nergens in het park worden geparkeerd. Enige uitzondering zijn foodtrucks die onderdeel uitmaken van een goedgekeurd evenement. Deze foodtrucks mogen enkel op verharde zones of wegen staan en hebben hiervoor een toelating nodig;

• het is niet toegestaan om met voertuigen op de gazons, in de beplanting of in de wortelzones van bomen te rijden. Indien dit niet te vermijden is, moeten er rijplaten worden voorzien en moet er hiervoor een inplantingsplan worden opgemaakt.

3. Infrastructuur en activiteit

• de organisator mag zelf geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,… ) verwijderen;

• bij de plaatsing van tenten mogen spanriemen de bomen niet raken en verankeringen mogen de boomwortels niet beschadigen;

• bij plaatsing van tijdelijke vloeren krijgen deze minstens 10 cm luchtruimte;

• onder de kroonprojectie van de bomen (onder de kruin van bomen) mag niets geplaatst of opgesteld worden. Enkel houten vloeren met minimum 10 cm luchtruimte zijn hier de uitzondering;

• er mag zeker geen vuur worden gemaakt onder de bomen;

• ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen…) zijn niet toegestaan, verankeringen in de bodem binnen de kroonprojectie zijn ook niet toegestaan;

• er mogen geen markeringen worden aangebracht op of aan bomen of op de wegen;

• Er mag niets worden bevestigd aan groenelementen (bomen), tenzij daar uitdrukkelijk toestemming is voor gegeven. In dit geval moeten zachte materialen die geen schade aan de bomen veroorzaken worden gebruikt.

Groenadvies: Klein evenement

4. Milieu & veiligheid

• bij het gebruik van stroomgeneratoren moeten deze met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden om verontreinigende substanties op te vangen. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst;

• alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd. Dit geldt ook ook het afval dat mogelijk verspreid is geraakt in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend;

• het is de organisator niet toegestaan om glas (glazen en flessen) te gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

5. Schade

Bij vaststelling van schade aan bomen na het evenement zal het schadebedrag via de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ worden bepaald en doorgerekend worden aan de organisator. Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak zal aangerekend worden aan de organisator. Vermijdbare schade is schade die voortkomt uit het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren van maatregelen en afspraken uit de toelating of die voortkomt het niet naleven van beschermingsmaatregelen of incidentele schade. Onzichtbare schade is verdichting van de bodem en beschadiging van het wortelgestel van bomen door het betreden van niet toegankelijke zones met transportmiddelen en machines of door het niet of foutief gebruiken van rijplaten en door stockeren buiten de voorziene zones. Zowel de schade als de mogelijke gevolgschade bij bomen zal berekend worden op basis van de door de VVOG ontwikkelde methode. Deze is gebaseerd op de uniforme methode voor waardebepaling van straat-, laan- en parkbomen behorend tot het openbaar domein. Dit bedrag, samen met alle kosten voor verzorging en de kosten die het opstellen van het schadedossier met zich meebrengt, zal aangerekend worden aan de organisator van het evenement. Schade aan ander parkelementen zoals wegen, grasmatten, bloemperken en constructies wordt berekend op basis van offertes indien externen moeten worden ingezet. Indien de herstellingen door eigen stedelijke diensten worden uitgevoerd zal de schade berekend worden op basis van materiaalkosten en volgens de officiële uurloontarieven van de stad Antwerpen. Schade aan parkmeubilair wordt steeds berekend op basis van de prijslijsten van lopende contracten.

Stadshavendienst Gunstig advies

Kattendijkdok-oost, de voorkaaien dienen obstakel vrij te blijven voor de hulpdiensten en de scheepvaart.

Dit over een afstand van circa 10 meter.

De voorkaaien oostkaai zijn geen publieke parking.

Bevolkingszorg Gunstig advies

U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid.

Havenbedrijf Antwerpen Gunstig advies

Principieel gunstig advies van Havenbedrijf Antwerpen onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier. Het definitieve advies wordt eerstdaags gefinaliseerd.

Milieuvergunningen Gunstig advies

Het maximum geluidsniveau afkomstig van de muziek (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92dB(A). Het gemiddelde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85dB(A).

Brandweer/risicobeheer/preventie Gunstig advies

met standaardvoorwaarden.

District Berendrecht Zandvliet Lillo Gunstig advies

Politiezone Antwerpen/Openbare orde/evenementen Gunstig advies

Stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal Gunstig advies

Standaardvoorwaarden

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.

Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.

Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad Antwerpen.

De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.

Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.

De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname

(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.

Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.

Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.

Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enzovoort)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.

Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad Antwerpen, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.

De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.

De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad Antwerpen bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.

Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad Antwerpen een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.

Ondernemen en stadsmarketing/Evenementen Gunstig advies

Beleidsdoelstellingen

7 - Sterk bestuurde stad

1SSB05 - Bewoners, bezoekers, bedrijven en studenten zijn goed geïnformeerd en voelen zich betrokken zodat zij naar eigen vermogen actief kunnen deelnemen aan de stadsgemeenschap

1SSB0501 - Alle communicatie is relevant, effectief, duidelijk en toegankelijk

1SSB050102 - Alle communicatie-initiatieven van de groep stad Antwerpen zijn op elkaar afgestemd (releaseplan)

5 - Bruisende stad

1SBR07 - Evenementen versterken de verschillende troeven van de stad op lokaal, nationaal en internationaal niveau

1SBR0701 - Het organiseren van evenementen over het ganse grondgebied onderstreept de verschillende troeven van de stad

1SBR070106 - Brede publieksevenementen versterken de mix van troeven van de stad

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt het programma van de Tulpenpluk, op maandag 22 april 2019 in de Bomenbank in de Antwerpsebaan 110 in Berendrecht, goed.

Artikel 2

Het college keurt de effectieve organisatie van de Tulpenpluk, zoals hierboven beschreven, en het gebruik van de Bomenbank in de Antwerpsebaan 110 in Berendrecht goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.

Artikel 3

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.

Artikel 4

Het college geeft opdracht aan:

Dienst	Taak
OS/Evenementen	om de algemene coördinatie en uitvoering van het evenement te verzorgen;
SB/Bijzondere opdrachten en Feestmateriaal	om de materialen volgens de afspraken in order B900509 te leveren en te plaatsen; om de levering en ophaling van de gevraagde containers te voorzien;
SB/Groendienst Berendrecht	begeleiden van het plukken van de tulpen op het evenement;
LP/Openbare Orde/Evenementen	om de gevraagde locaties verkeers- en parkeersvrij te maken; om de orde op het evenement mee te handhaven.