2019_CBS_04573 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Aper'eau - 14 juni - Boeienweide - Goedkeuring

Qua geluid volstaat de standaardnorm

Het maximum geluidsniveau afkomstig van de muziek (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92dB(A). Het gemiddelde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85dB(A). Het aandeel van zware bastonen gemeten 2 meter voor de luidsprekers dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10dB.

Standaardvoorwaarden
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad Antwerpen.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,...)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad Antwerpen, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt worden.

De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad Antwerpen bedraagt 7,00 EUR per container van 240 liter en 27,00 EUR per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 EUR of 27,00 EUR aan per geledigde container.

LP/OO-19061407-GW INTERN 1
Bijlage C: Specifieke voorwaarden
14/06/2019 DIENSTNOTA 002 A
Organisator dient zich te houden aan volgende opgelegde voorwaarden :
Indien er elektronische versterkte muziek wordt gespeeld in openlucht dient men rekening te houden met het einduur dat de muziek dient te worden stopgezet.
Van vrijdag tot en met zaterdag tussen 23 uur en 23.59 uur dient er te worden afgebouwd met het oog op definitieve stopzetting om 23.59 uur.

Brandweer geeft voor het evenement een standaard advies.

De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd.
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.
(standaardvoorwaarden te raadplegen op https://www.antwerpen.be/nl/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen)

Gunstig, zonder risicoanalyse van FOD Volksgezondheid.

Rekeninghoudend met de specifieke voorwaarden:

De stadsdienst dienst Groen en Begraafplaatsen geeft een gunstig advies op voorwaarde dat onderstaande zaken worden gerespecteerd.
Algemeen
Bij evenementen met een grote impact op het park/groenzone neemt de organisator ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement contact op met een verantwoordelijke van de groendienst voor een rondgang. Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt.

Zolang deze rondgang niet is gebeurd, zal de groendienst geen definitief gunstig advies voor het evenement geven.

Het staat de organisator vrij om een plaatsbeschrijving op te maken. Indien hij dat niet doet, wordt ervan uitgegaan dat de zones in het park die de organisator tijdelijk gebruikt, in goede conditie zijn en zonder recente beschadigingen. Alle zichtbare schade die nadien vastgesteld wordt, zal aan de organisator doorgerekend worden.

Documenten
• de organisator voegt bij zijn AGEV-aanvraag steeds een inplantingsplan, waarin duidelijk wordt aangegeven waar alle installaties/voorzieningen worden ingeplant, materialen gestockeerd en via welke toegangen en wegen de leveringen worden voorzien. Indien er voor het park een evenementenzonering is opgemaakt zal de organisator zich daar aan houden;
• voor middelgrote of grote evenementen wordt er een slecht weer scenario verwacht;
• de organisator vermeldt hoe hij de toevoer en afvoer van water organiseert. Het afvoeren van water in parkvijvers of elders in het park is niet toegestaan;
• water afvoeren kan enkel in een DWA-riool, het rioolstelsel voor afvalwater.

Mobiliteit
• lossen en laden gebeurt enkel via de bestaande wegen met een maximale snelheid van 20 km/uur. Voor gemotoriseerd vervoer in parken geldt een beperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken. Wanneer er veel verkeer in het park wordt verwacht, is het aanstellen van een steward, die de verkeersstroom in goede banen leidt, verplicht;
• er mag nergens in het park worden geparkeerd. Enige uitzondering zijn foodtrucks die onderdeel uitmaken van een goedgekeurd evenement. Deze foodtrucks mogen enkel op verharde zones of wegen staan en hebben hiervoor een toelating nodig;
• het is niet toegestaan om met voertuigen op de gazons, in de beplanting of in de wortelzones van bomen te rijden. Indien dit niet te vermijden is, moeten er rijplaten voorzien worden. Deze rijplaten moeten ook op het inplantingsplan worden vermeld.

Infrastructuur en activiteit
• het plaatsen van zware infrastructuur of het opslaan van zwaar materiaal gebeurt steeds op rijplaten. Met uitdrukkelijke toestemming kan dit ook op asfaltverharding of elementverharding;
• de organisator mag zelf geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,…) verwijderen;
• bij de plaatsing van tenten mogen spanriemen de bomen niet raken en verankeringen mogen de boomwortels niet beschadigen.
• bij plaatsing van tijdelijke vloeren krijgen deze minstens 10 cm luchtruimte;
• onder de kroonprojectie van de bomen (onder de kruin van bomen) mag niets geplaatst of opgesteld worden. Enkel houten vloeren met minimum 10 cm luchtruimte zijn hier de uitzondering. Er mag zeker geen vuur worden gemaakt onder de bomen;
• ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen,…) zijn niet toegestaan, verankeringen in de bodem binnen de kroonprojectie zijn ook niet toegestaan;
• er mogen geen markeringen worden aangebracht op of aan bomen of op de wegen;
• er mag niets worden bevestigd aan groenelementen (bomen), tenzij daar uitdrukkelijk toestemming is voor gegeven. In dit geval moeten zachte materialen die geen schade aan de bomen veroorzaken worden gebruikt.

Milieu & veiligheid
• bij het gebruik van stroomgeneratoren moeten deze met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden om verontreinigende substanties op te vangen. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst;
• alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd. Dit geldt ook voor het afval dat mogelijk verspreid is geraakt in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend;
• het is de organisator niet toegestaan om glas (glazen en flessen) te gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones;
• indien er kabels door de publiekszones lopen, moeten deze afgedekt zijn om de veiligheid van de parkbezoekers te garanderen.

Schade
Bij vaststelling van schade aan bomen na het evenement zal het schadebedrag via de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ worden bepaald en doorgerekend worden aan de organisator.
Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak zal aangerekend worden aan de organisator.
Vermijdbare schade is schade die voortkomt uit het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren van maatregelen en afspraken uit de toelating of die voortkomt het niet naleven van beschermingsmaatregelen of incidentele schade.
Onzichtbare schade is verdichting van de bodem en beschadiging van het wortelgestel van bomen door het betreden van niet toegankelijke zones met transportmiddelen en machines of door het niet of foutief gebruiken van rijplaten en door stockeren buiten de voorziene zones. 
Zowel de schade als de mogelijke gevolgschade bij bomen zal berekend worden op basis van de door de VVOG ontwikkelde methode. Deze is gebaseerd op de uniforme methode voor waardebepaling van straat-, laan- en parkbomen behorend tot het openbaar domein . Dit bedrag, samen met alle kosten voor verzorging en de kosten die het opstellen van het schadedossier met zich meebrengt, zal aangerekend worden aan de organisator van het evenement.

Schade aan ander parkelementen zoals wegen, grasmatten, bloemperken en constructies wordt berekend op basis van offertes indien externen moeten worden ingezet. Indien de herstellingen door eigen stedelijke diensten worden uitgevoerd zal de schade berekend worden op basis van materiaalkosten en volgens de officiële uurloontarieven van de stad Antwerpen.

Schade aan parkmeubilair wordt steeds berekend op basis van de prijslijsten van lopende contracten.

Voor meer inlichtingen of eventuele opmerkingen mag u steeds de stadsdienst Groenvoorziening Antwerpen-Linkeroever contacteren.

Kantooradres: Halewijnlaan 86 | 2050 Antwerpen
tel 03.2109621 luc.nelis@antwerpen.be Axel.Baert@antwerpen.be sonja.steurs@stad.antwerpen.be