2019_CBS_10727 - Digitale transformatie - Aanpak meerjarenbegroting gecentraliseerd IT-budget van de stad - Goedkeuring

Het managementteam stelt de volgende principes voor aan het college ter goedkeuring.

Principe 1: cyclische aanpak van de budgetverdeling
De budgetverdeling wordt cyclisch aangepakt zodat er tijdens de legislatuur kan opgevolgd en bijgestuurd worden. 

2019: toewijzing budget 2020

2020: toewijzing budget 2021 en 2022

2022: toewijzing budget 2023, 2024 en 2025

In dit besluit wordt de nadruk gelegd op de aanpak voor 2020. De uitkomst van de externe audit zal mogelijk impact hebben op de toekomstige werking.

Principe 2: onderscheid tussen project- en basiswerking
Het gecentraliseerde budget wordt ingedeeld in twee categorieën: enerzijds het continuiteitsverzekerend budget en anderzijds zuivere projectdotaties om te besteden volgens de prioriteiten van de beleidsdoelstellingen. Voor elk type project wordt er een afzonderlijk budget opgemaakt.

Principe 3: het continuïteitsverzekerend budget wordt onderdeel van de basisdotatie
Het continuïteitsverzekerend budget dat zorgt dat de huidige operaties niet stilvallen, wordt onderdeel van de basisdotatie van Digipolis. Randvoorwaarde hierbij is dat er volledige transparantie wordt verstrekt over de aanwending van de totale basisdotatie. Digipolis stelt hiervoor een kwartaalrapportering op en legt deze voor aan de stuurgroep digitale transformatie. De rapportering omvat volgende onderdelen:

• Personeel

• Overzicht contracten (eigen en ondersteuningscontracten) 

• Overzicht stopgezette, stop te zetten en/of te verlengen contracten

• Een raming van de nieuwe contracten

Bij de start van nieuwe projecten worden de te verwachten recurrente kosten mee in beeld gebracht. Deze kosten worden ook in rekening genomen bij de projectbeoordeling om het project al dan niet te laten doorgaan. Het jaar na de afsluit van het project worden deze kosten, na een herberekening van de geldende voorwaarden, in de centrale basisdotatie opgenomen. De recurrente kosten mogen niet onbeperkt blijven stijgen.

De bedrijfseenheden screenen jaarlijks de eigen licentiekosten. Digipolis levert hier de nodige informatie voor aan.  Digipolis krijgt de opdracht optimalisatievoorstellen te doen om het totaalbedrag naar beneden te halen. Eventuele overschotten worden opnieuw beschikbaar gemaakt voor de projectwerking.

Aanpak 2020

Beschikbaar budget 2020
Bij Digipolis is er nog een restbudget uit de vorige legislatuur. Het gaat om een bedrag van 6.293.272 euro. Dit wordt integraal toegevoegd aan het budget 2020 dat samengesteld is uit  6.924.450 euro investeringsbudget en 6.443.453 euro exploitatiebudget.

Het totaal beschikbare budget voor 2020 komt dan op 19.661.175 euro.

Na een gezamenlijke oefening van de bedrijfseenheden en Digipolis wordt het totale continuiteitsverzekerende budget voor 2020 vastgelegd op 12.106.248 euro. Het overzicht zit in de bijlage.

Het budget dat voor 2020 overblijft voor de projecten is 7.554.927 euro. Het gaat om 6.924.450 investeringsmiddelen en 630.055 exploitatie.

Financieel technisch ziet het budgetoverzicht er als volgt uit:

Het managementteam stelt het college voor de IT-portefeuille voor 2020 centraal te houden. Dit biedt de kans op het voeren van regie en een kwaliteitsvolle monitoring. Bij de verdeling van het projectbudget worden volgende principes gehanteerd.

Goede huisvaderprojecten zijn prioritair
Het getuigt van goed huisvaderschap om projecten die eerder werden goedgekeurd en opgestart en die doorlopen tot in 2020, prioritair verder uit te voeren. De bedrijfseenheden maakten samen met Digipolis een lijst op van deze projecten. Deze lijst zit als bijlage bij het besluit. Het managementteam adviseert het college deze projecten prioritair uit te voeren. Zo worden eerdere investeringen niet te niet gedaan. Het totaalbedrag van de prioritaire projecten is 7.561.522 euro. Dit is lichtjes hoger (7.595euro) dan het volledige beschikbare budget.

Deze projectenlijst zorgt ervoor dat Digipolis voldoende opdrachten heeft om in 2020 aan de slag te gaan. De klantcoördinatoren van Digipolis zullen in samenspraak met de betrokken project- en programmaleiders een herijkingsoefening doen door een projectplanning te maken en een budgetverfijning te doen. Zo kan er in februari een round-up gemaakt worden van het aan deze goedehuisvaderprojecten toegekende budget voor 2020. Mogelijk zullen delen van de projecten pas in 2021 gerealiseerd of gefactureerd worden. Overschotten op de begroting van 2020 worden dan  ter beschikking gesteld voor nieuw op te starten projecten. 

De lijst van projecten die ingediend werden als goede huisvaderprojecten maar de selectie niet haalden of niet het volledig gevraagde budget toegewezen kregen, is in de bijlage toegevoegd. Deze projecten worden in februari meegenomen in de oefening van de nieuwe projecten.

Eigenaarschap projecten
Het eigenaarschap van de projecten zit bij de inhoudelijk verantwoordelijke programmaleider. Op advies van de bedrijfseenheid financiën blijft het budget centraal op de doelstelling innovatie en digitalisering. De bedragen worden nominatief in projecten toegewezen aan de actieplannen. De bedrijfseenheden financiën en personeel en organisatie zorgen dat de projecten inhoudelijk en financieel kunnen beheerd en gemonitord worden door de inhoudelijke programmaleider en dat er gerapporteerd kan worden aan de stuurgroep digitale transformatie. 

Nieuwe projecten
Er is momenteel geen restbudget voor nieuwe projecten.  De bovenvermelde herijkingsoefening in februari 2020 levert wellicht budget op voor nieuwe projecten. 

Het managementteam stelt het college voor dit bedrag verder centraal te houden op de doelstelling innovatie en digitalisering en in een volgende fase te verdelen in februari 2020.

Het managementteam zal dan een voorstel doen van nieuw op te starten projecten, afgestemd op de capaciteit van Digipolis en het beschikbare budget. De leden van het managementteam leveren de nieuwe, gemotiveerde projectvoorstellen aan tegen 31 januari 2020, inclusief de projecten voor 2021. Het budget 2021 wordt later in het voorjaar bij de budgetopmaak toegewezen.

Screening nieuwe projecten
De nieuwe projecten worden in de stuurgroep digitale transformatie tegen het licht gehouden op basis van onderstaande criteria die eerder deels door het managementteam al goedgekeurd werden.

• Is het project op vraag van het bestuur?

• Aantoonbare waardecreatie aan de hand van het toetsingsmodel van Nolan& Mc Farlan: 

• hoge nood aan een betrouwbare, nieuwe digitale oplossing

• hoge nood bij de externe klant

• aantoonbare winst voor de organisatie: personeelsoptimalisatie, betere managementinfo, meer kunnen doen met minder,…

Andere aspecten die getoetst worden:

• De kwaliteit van de ingediende dossiers wordt ook gescreend op vlak van project- en datamanagement. 

• Het timingsaspect: is de ontwikkeling specifiek in een bepaalde tijdshorizon nodig?

• Heeft het project transversale meerwaarde?

• Wat zijn de recurrente kosten na oplevering van het project? 

Principe van centrale, gesloten IT-portefeuille
De centrale IT-portefeuille wordt gebruikt voor het continuïteitsverzekerend budget en om specifieke projecten te financieren die vooraf gebudgetteerd zijn. Alle financiering van IT verloopt langs het centrale budget voor 2020-2025 zodat er  een goed overzicht mogelijk is.

Elk project krijgt een specifiek budget toegewezen. Mocht een project meer blijken te kosten dan zorgt de inhoudelijke programmaleider voor een oplossing door extra budget te voorzien of de scope bij te stellen. De extra middelen worden toegevoegd aan de centrale portefeuille met onmiddellijke toewijzing aan het project in kwestie. 

Aanmoedingsfonds
Het centrale aanmoedigingsfonds wil strategische, transversale projecten cofinancieren of financieren. De criteria die gehanteerd worden bij de beoordeling zijn de algemene criteria voor de IT-projectdotaties zoals hierboven opgesomd. De voorkeur gaat uit naar projecten die transversaal een meerwaarde betekenen. De bedrijfseenheden dienen projecten in bij de stuurgroep digitale transformatie. In 2020 is er een budget van 1 miljoen euro voorzien. Dit budget wordt toegewezen in februari 2020. Gemotiveerde aanvragen worden ingediend tegen uiterlijk 31 januari 2020 bij de stuurgroep digitale transformatie.

Samenvattend vereenvoudigd budgetoverzicht voor de projectwerking