Gepubliceerd op 23/04/2019

Besluit

2019_CBS_03447 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Beiaardcantus - Groenplaats - 2 mei 2019 - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen

vr 19/04/2019 - 09:00 digitaal

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Annick De Ridder, schepen; Claude Marinower, schepen; Tom Meeuws, schepen; Ludo Van Campenhout, schepen; Fons Duchateau, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Afwezig

Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Johan Hegge, plaatsvervangend korpschef

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester

Motivering

Argumentatie

Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle studenten van de stad Antwerpen.

De afgelopen edities werden geëvalueerd door de betrokken stadsdiensten. Er werden extra flankerende maatregelen opgelegd en het aantal deelnemers is teruggebracht tot 800 personen. Het evenement kan plaats vinden mits het naleven van bijkomende voorwaarden.

Dit evenement wordt volgens het evenementenkader ingedeeld in categorie 5, nominatief vrijgestelde evenementen.

Juridische grond

Op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) keurde het college het gewijzigde evenementenkader goed.

Op 26 maart 2018 (jaarnummer 188) keurde gemeenteraad de wijziging van het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.

Op 26 maart 2018 (jaarnummer 193) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 goed

Op 26 maart 2018 (jaarnummer 192) keurde de gemeenteraad het retributiereglement voor logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 goed

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Aanleiding en context

Op 4 december 2018 diende Beiaardcantus Antwerpen vzw, Dr. Timmermanslaan 59, 2170 Merksem, vertegenwoordigd door Emelie Doms, een aanvraag in om de Beiaardcantus te organiseren op donderdag 2 mei 2019 op de Groenplaats in Antwerpen.

Zeven studentenverenigingen van de stadscampus en buitencampus van de Universiteit Antwerpen en van de Karel de Grote Hogeschool organiseren een gemeenschappelijke Beiaardcantus op de Groenplaats. Deze locatie werd gekozen omdat de kathedraal en de beiaard noodzakelijk zijn voor dit evenement.

Het evenement heeft geen commerciële doeleinden, de winst wordt aan het goede doel 'kankeronderzoek van de UA' geschonken.

Het evenement wordt volledig afgebakend met herashekken en begeleid door security omdat het evenement enkel toegankelijk is voor studenten met een ticket.

Er zijn 800 tickets verkocht, waarvan 600 voor de leden van de organiserende clubs van de Beiaardcantus en 200 vrije tickets (100 vanuit de 700 tickets die de clubs oorspronkelijk mochten verkopen en 100 extra tickets vanuit de stad Antwerpen).

de opbouw start op donderdag 2 mei 2019 om 07.00 uur;
de afbraak eindigt uiterlijk op vrijdag 3 mei 2019 om 02.00 uur;
het evenement zelf start om 16.45 uur en eindigt om 20.00 uur;
de zang en de beiaard starten om 17.30 uur en eindigen om 20.00 uur.

Er worden extra flankerende maatregelen getroffen om de overlast tijdens en na de cantus te beperken:

de opgegeven contactpersonen zullen tijdens het evenement altijd bereikbaar en nuchter zijn;
er wordt extra security (12 personen) voorzien en vrijwilligers (105 studenten) voorzien;
zowel de vrijwilligers als de security worden uitgebreid gebrieft en zijn duidelijk herkenbaar;
er zullen maximum 800 studenten deelnemen aan de cantus, de tickets zullen op voorhand verkocht worden;
het aantal toilet units wordt verdubbeld ten opzichte van de vorige editie;
op strategische plaatsen buiten het terrein worden ook nog toiletten voorzien op weg naar de studentenwijk om zo wildplassen te voorkomen;
er wordt voldoende water en frisdrank voorzien op de tafels;
er wordt catering voorzien om snelle dronkenschap te voorkomen;
de ingangen worden ruim afgebakend met nadarhekken in rij vorm zodat er geen opstoppingen ontstaan op de terrassen;
de regel voor de deelnemers is 'binnen is binnen en buiten is buiten', er kan niet binnen en buiten gegaan worden;
de studenten worden na het evenement door de vrijwilligers terug geleid naar de studentenwijk zodat ze niet op de Groenplaats blijven hangen;
de politie, de horeca en de handelaars worden op de hoogte gebracht;
er vindt een veiligheidsrondgang plaats met de veiligheidsdiensten voor het evenement start;
de politie wordt op de hoogte gebracht van de studentencafés die achteraf aanvullende activiteiten organiseren;
aan deze cafés worden extra stewards voorzien;
de ondergrond zal meteen na het evenement door de studenten volledig ontruimd en opgekuist worden;
er wordt een afvaleiland voorzien en er worden voldoende afvalcontainers voorzien ook rond de site;
het terrein wordt afgezet met herashekken.

Adviezen

Lokale Politie/Openbare Orde/Evenementen Gunstig onder voorwaarden

Politioneel gunstig advies mits opvolging volgende opgelegde voorwaarden:

inzet nuchtere stewards die de doorgang vrijwaren opdat hulpdiensten steeds doorgang hebben;
voldoende sanitair + vuilnisbakken dienen te worden voorzien;
site dient te worden geprivatiseerd en te worden opgenomen in een collegebesluit;
de organisatoren dienen steeds bereikbaar te zijn en nuchter te zijn voor het politieteam op het terrein.

Brandweerpreventie Gunstig onder voorwaarden

De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd, alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden van de brandweer, strikt na te leven.

Aanvulling op standaardvoorwaarden nummer 1901 - plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of een publiek toegankelijk terrein

de nooduitgangen van de ondergrondse parking van de Groenplaats dienen te allen tijde vrijgehouden te worden. De volledige breedte van de nooduitgang (breedte tussen de bollen) dient volledig vrij te blijven over de gehele evenementensite. In deze zone mogen geen tafels, stoelen en/of andere opstellingen geplaatst worden;
op het inplantingsplan wordt de nooduitgang van de ondergrondse parking aan de buitenkant van de Groenplaats ingesloten met afsluiting. Dit is niet toegestaan. De afsluiting rond de nooduitgang dient verwijderd te worden opdat een vlotte evacuatie gegarandeerd is.

Aanvulling op standaardvoorwaarden nummer 1922 - al dan niet gesloten wand of omheining die vaste delen of elementen bevat die niet met de hand verplaatsbaar zijn.

de organisatie dient ter hoogte van de ingangen en de nooduitgangen stewards te voorzien;
de nooduitgangen dienen duidelijk op hoogte gesignaleerd te worden.

Informatie bij standaardvoorwaarden nummer 1925 - kooktoestel (bak- & braadtoestel, frituurpan, barbecue, waterkoker, grill, spit of gelijkaardig), verwarmingstoestel, stroomaggregaat, koelmachine of een gelijkaardige installatie en haar brandstofvoorraad

Foodtrucks en dergelijke: het gebruik van gas dient te voldoen aan de bepalingen vervat in de code van gemeentelijke politiereglementen van de stad Antwerpen; TITEL 3 – OPENBARE VEILIGHEID EN VLOTTE DOORGANG - Hoofdstuk 7 – Reglement voor het gebruik van gasflessen voor vloeibaar gemaakte petroleumgassen in de openbare ruimte.

MV - Bevolkingzorg Gunstig onder voorwaarden

Een beperkt medisch dispositief met ziekenwagen wordt geadviseerd. U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid.

SW - B&O - interventies Gunstig advies

OS - Antwerpen Studentenstad Gunstig onder voorwaarden

Mits opvolging voorwaarden die afgesproken werden tijdens de verschillende overlegmomenten.

OS - Business en innovatie Gunstig onder voorwaarden

Mits de gevraagde afspraken met de studenten, organisatie en de lokale horeca worden nageleefd.

OS - Advies taxi's Gunstig advies

BZ - District Antwerpen Gunstig advies

OS - Ambulante handel Gunstig advies

Beleidsdoelstellingen

5 - Bruisende stad

1SBR07 - Evenementen versterken de verschillende troeven van de stad op lokaal, nationaal en internationaal niveau

1SBR0702 - Het faciliteren van evenementen en filmproducties over het ganse grondgebied onderstreept de verschillende troeven van de stad

1SBR070202 - Er is een effectieve en klantvriendelijke logistieke ondersteuning voor, tijdens en na het evenement of de filmproductie (feestmateriaal)

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de effectieve organisatie en logistieke ondersteuning van de 'Beiaardcantus', georganiseerd door Beiaardcantus Antwerpen vzw, Dr. Timmermanslaan 59 te 2170 Merksem, vertegenwoordigd door Emelie Doms, zoals hierboven beschreven op donderdag 2 mei 2019 op de Groenplaats, goed.

De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.

Artikel 2

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.

Artikel 3

Het college geeft opdracht aan:

Dienst	Taak
SB/L/BOF	om logistieke ondersteuning te verlenen volgens order B901035 om kosteloos ondersteuning te bieden voor het schoonmaken van het terrein kort na afloop van het evenement. De schoonmaak dient te gebeuren met water. om een goedkeuring te geven over het opgekuiste terrein door een ploegleider
De Lijn	tram 4 zal niet meer rond de Groenplaats rijden.
LP/OO/EV	om toezicht te houden op het evenement.