De stad Antwerpen werkt "bidbooks" of dossiers uit om bepaalde congressen die de stedelijke positionering ondersteunen of waar de stad Antwerpen extra inspanning wil leveren extra te stimuleren om hun organisatie in de stad Antwerpen te laten plaatsvinden.
Een begeleidende brief waarin de visie en motivatie van het beleid van de stad Antwerpen wordt toegelicht is een belangrijk onderdeel van een dossier "Bidbook" en werkt versterkend naar een associatie en/of bedrijf toe.
Afhankelijk van het congres, organisatie en/of bedrijf wordt de begeleidende brief gepersonaliseerd en aangepast op het onderwerp van het congres.
In december 2020 opent het Steen met een nieuw bezoekerscentrum, belevingsparcours en cruise terminal. Deze opening vormt de opportuniteit om een delegatie van CEO's, marketeers en onthaalverantwoordelijken van de toeristische organisaties uit de ons omliggende Europese stedentripbestemmingen uit te nodigen in het kader van het jaarlijkse ledencongres van Europen Cities Marketing. De stad is lid van deze organisatie, participeert mee in de werkgroepen rond city marketing, ticketing, city card, meeting en research en statistics. De organisatie van het event in de stad Antwerpen schept de mogelijkheid om de ontwikkelingen in de stad Antwerpen op vlak van toerisme in Europa en het belang van duurzame groeistrategiëen te delen met de andere bestemmingen en organisaties.
Het jaarlijkse ledencongres van European Cities Marketing vindt plaats in april 2021. Het biddossier dient nu te worden gefinaliseerd om als de stad Antwerpen kandidaat voor de editie in 2021 te kunnen zijn.
De stedelijke doelstelling SLW080302 bepaalt dat congresorganisatoren, meeting- en eventplanners geïnformeerd en begeleid worden in hun zoektocht naar de best mogelijke faciliteiten voor hun congressen. De stad Antwerpen heeft zich immers als doel gesteld om de stad Antwerpen op de markt te zetten als een aantrekkelijke meeting- en beurzenbestemming. De bewerking van de meeting markt betekent een doorgedreven promotie in het binnen- en buitenland. Het proactief aantrekken van internationale congressen hoort hierbij.
De ondersteuning van organisatoren vraagt een actief prospectiebeleid. Dit uit zich in het opstarten van een opportuniteit- en kandidatuurstrategie. Hiervoor werkt Ondernemen en Stadsmarketing/Visit Antwerpen samen met ondermeer Toerisme Vlaanderen en het Antwerpen Convention Bureau. De samenwerking met deze partijen werd goedgekeurd door het college op 28 april 2017 (jaarnummer 3905).
Op 6 juli 2018 keurde het college het ondersteuningsprogramma voor de acquisitie van congressen goed (jaarnummer 6331). Een begeleidende brief waarin de visie en motivatie van het beleid van de stad wordt toegelicht is een belangrijk onderdeel van de ondersteuning en werkt verstekend naar een associatie en/of bedrijf toe.
Voor het financieel bijdragen aan de organisatie van congressen met specifiek belang voor de stad werd binnen de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing en in het kader van het door het college goedgekeurde nota acquisitie congressen een jaarlijks budget voorzien in de meerjarenbegroting 2020-2025. De voorziene budgetten worden in 2021 aangewend voor dit congres, dit onder voorbehoud van goedkeuring van het budget voor 2021.
Het college keurt de ondertekening van de begeleidende brief betreffende de acquisitie van congressen, goed.