2019_CBS_07440 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Hong Kong Drakenboot Festival - 14 september 2019 - Kattendijkdok Oostkaai Antwerpen - Goedkeuring

Standaardvoorwaarden
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,...)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad Antwerpen, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.

De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad Antwerpen bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad Antwerpen een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.

• voorwaarden ter bescherming tegen brand- en paniekrisico’s;
• de organisator dient de standaardvoorwaarden, die bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd ge-voegd, alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden van de brandweer, strikt na te leven;
• extra voorwaarde bij standaardvoorwaarden nr. 1901: plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of een publiek toegankelijk terrein;
• er moet altijd een vrije doorgang van minimaal vier meter hoogte en vier meter breedte voorzien zijn, vrije zone aan de waterkant 10 meter;
• extra voorwaarde bij standaardvoorwaarden nr. 1983 : potentieel risico-evenement;
• de organisatie voorziet afsluitingen (nadarhekken) aan de waterkant waar toeschouwers aanwezig zijn als maatregel dat niemand per ongeluk in het water kan belanden. Deze afsluiting wordt geplaatst op  één meter van de waterkant;
• de stewards die zich bevinden tussen de afsluiting en de waterkant dragen een reddingsvest;
• de organisator voorziet redding te water.

Het gemiddelde geproduceerde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85dB(A). Het maximum geproduceerde geluidsniveau (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92dB(A).
Het aandeel van zware bastonen gemeten twee meter voor de luidsprekers dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10dB.

• zone voor inname wateroppervlak is opgeladen in AGEV, deze zone dient door de organisatie gerespecteerd te worden in het kader van het ligplaatsbeheer;
• redding te water, waterkwaliteit en infrastructuur volgens standaard voorwaarden stadshaven.

Groenadvies bij evenementen

De stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat onderstaande zaken worden gerespecteerd.

Samenvatting voor eerste bladzijde besluit / vergunning (rest integraal over te nemen in de vergunning):
Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park.
Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park én in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig.
Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur & activiteit, milieu & veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend.

1. Vereiste documenten

• de organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater;
• de organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2. Rondgang

• ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator;
• ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast;
• de organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3. Mobiliteit

• leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan;
• de maximale snelheid van 20 km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd;
• gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken;
• verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement);
• er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid op het inplantingsplan);
• er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het inplantingsplan worden ingetekend.

4. Infrastructuur & activiteit

• zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan;
• de organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,…) verwijderen;
• spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen;
• onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan;
• er mag geen vuur worden gemaakt;
• geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen,…);
• geen markeringen op of aan bomen of op de wegen;
• niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5. Milieu & veiligheid

• stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst;
• alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend;
• geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6. Schade

• alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade;
• schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ bepaald en doorgerekend aan de organisator;
• schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. U dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid.

AG VESPA geeft gunstig advies onder de voorwaarden zoals opgenomen in de toelatingsbrief als bijlage.