De wielerwedstrijd Antwerp Port Epic is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.
De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, hospitality, visibiliteit tijdens het evenement).
Het project kadert in het bestuursakkoord 2019-2024 en meer bepaald de doelstelling sport.
Dit evenement wordt volgens het evenementenkader zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) ingedeeld in categorie 5 (overige ondersteund publiek evenement) en wordt dus vrijgesteld van:
Volgende kostenposten zullen worden aangerekend:
Dit evenement komt tevens in aanmerking voor het ontlenen van promotioneel materiaal van stad Antwerpen en Sporting A (in het kader van de returnafspraken met de organisator).
De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 30 september 2019, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen:
Hoofdstuk X en XI van het Evenementenkader zoals goedgekeurd door het college op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138).
Artikel 6 van het retributiereglement van 26 maart 2018 op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen, reclamestands, fondsen- en ledenwerving, en enquêteringen (jaarnummer 188).
Artikel 1 van het gebruiksreglement van 26 maart 2018 betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 (jaarnummer 193).
Artikel 2 en 3 van het retributiereglement van 26 maart 2018 betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 (jaarnummer 192).
Op 24 april 2017 (jaarnummer 210) keurde de gemeenteraad het retributiereglement voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod goed.
Op 22 februari 2019 (jaarnummer 01531) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2019 goed, de juridische gronden inbegrepen. De Antwerp Port Epic is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.
De Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem vzw vraagt toelating aan het college om op zondag 8 september 2019 de tweede editie van de wielerwedstrijd Antwerp Port Epic te organiseren met start en aankomst in de Kattendijkdok-Oostkaai, ter hoogte van het Schengenplein.
De Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem vzw is organisatorisch en financieel verantwoordelijk voor het evenement. De stad Antwerpen wordt gevraagd om financieel, logistiek en promotioneel te ondersteunen.
De opbouw van de start- en aankomstsite start op vrijdag 6 september 2019.
De Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem vzw vraagt aan de stad Antwerpen het volgende:
Er vonden twee AGEV-veiligheidsvergaderingen plaats waar het dossier van de Antwerp Port Epic uitvoerig werd besproken.
De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 75.000,00 EUR. Dit bedrag wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen.
Plaatselijke horeca op de hoogte brengen van de geplande activiteiten.
Mits naleving van het evenementenkader en de politiecodex. Er dient een gunstig advies verkregen te worden van de andere betrokken diensten. Indien er een ongunstig advies gegeven wordt, zal dit door OS/Evenementen gevolgd worden.
Rekening houden met de bevrijdingsdagen (afspraken werden reeds gemaakt).
Het maximum geluidsniveau afkomstig van de muziek (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92dB(A). Het gemiddelde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85dB(A). Het aandeel van zware bastonen gemeten 2 meter voor de luidsprekers dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10dB.
Met standaardvoorwaarden.
Standaardvoorwaarden
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.
De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)
De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.
De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
Voor de bediening van de Londenbrug (brugagent), dienen er duidelijke afspraken te zijn voor doorgang. Dit om de bediening van deze brug niet te blokkeren. Af te stemmen onderling met het Havenbedrijf.
De inrichting van het event dient afgestemd te worden met Noorderlijn, gezien de mogelijke inwerkingtreding van de nieuwe tramlijn.
Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. U dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid. Dit advies geldt voor de bezoekers en zegt niets over de wettelijke verplichting rond medische hulpverlening in functie van de competitie. Daar kunnen bijkomende verplichtingen gelden.
Het college keurt de organisatie van en de logistieke ondersteuning voor de Antwerp Port Epic op zondag 8 september 2019 met start en aankomst aan de Kattendijkdok-Oostkaai goed.
Het college verleent de organisator, Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem vzw, de gevraagde toelatingen, indien men rekening houdt met:
Het college beslist om de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren af te vaardigen voor de start van de wedstrijd en de protocolaire ceremonie na afloop van de Antwerp Port Epic op 8 september 2019.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| Stadsbeheer/Bijzondere Opdrachten en Feestmateriaal |
|
| SW/B&O/MW1 |
|
| Lokale Politie Antwerpen/Openbare Orde/Evenementen |
|