2019_CBS_07865 - The Tall Ships Races 2022 - Overeenkomst met Tall Ships Races International Limited. Ondertekening - Goedkeuring

Artikel 56 §3, 4° van het decreet Lokaal Bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure en de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

The Tall Ships Races is een evenement dat vele duizenden bezoekers naar de Scheldekaaien brengt en de Antwerpenaren op een mooie, inspirerende manier eraan herinnert dat hun stad intens met de stroom en met de haven verbonden is. Dit evenement bouwt mee aan de uitstraling van de stad Antwerpen zowel in binnen- als buitenland. Het brengt heel wat bezoekers naar de stad Antwerpen.

Te verwachten return:

• honderdduizenden bezoekers van binnen en buiten de stad Antwerpen komen de schepen bewonderen en combineren dit bezoek mogelijk ook met een verblijf in de stad Antwerpen;
• tientallen journalisten rapporteren over het evenement in binnen- en buitenland;
• de economische impactstudie die is uitgevoerd tijdens de organisatie van de Races in 2016 toont aan dat de return voor de lokale economie van het evenement zes miljoen EUR bedroeg.

Bij het goedkeuren van het indienen van de kandidatuur voor The Tall Ships Races 2022, in het college van 30 november 2018 (jaarnummer 10612), zijn de financiële middelen die hiervoor voorzien dienen te worden opgenomen. Het college keurde toen goed dat de stad Antwerpen in samenwerking met het Havenbedrijf Antwerpen een bid zou indienen om het evenement opnieuw in 2022 te hosten en dus hiervoor bij gunning van het evenement aan de stad Antwerpen en het Havenbedrijf Antwerpen de nodige financiële middelen te voorzien.

De budgetten voor de organisatie van het evenement in 2022, worden voorzien in het meerjarenplan en zijn steeds te verdelen tussen de stad Antwerpen en het Havenbedrijf Antwerpen (50/50). In het meerjarenplan is binnen de doelstelling rond evenementen ook een project gedefinieerd dat de economische impact van dit type grote evenementen in kaart wil brengen. The Tall Ships Races vormen een ideale case om de economische impact te meten.

Het bestuursakkoord 2019-2024 (resolutie 451) vermeldt uitdrukkelijk dat de stad Antwerpen evenementen zoals The Tall Ships Races wil blijven ontvangen.

Bij de kandidatuurstelling was opgenomen dat bij gunning aan de stad Antwerpen en het Havenbedrijf Antwerpen het contract aansluitend moest ondertekend worden en dat de eerste fee aan Sail Training International, 30 dagen na ondertekening uitbetaald moet worden. 

In toepassing van Art. 42 § 1. 1°d) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten mogen enkel worden geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers in de volgende gevallen :
  1° in geval van een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten wanneer : d) de werken, leveringen of diensten alleen door een bepaalde ondernemer kunnen worden verricht, om een van de volgende redenen :
  i) de opdracht heeft als doel het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of het leveren van een unieke artistieke prestatie;
  ii) mededinging ontbreekt om technische redenen;
  iii) uitsluitende rechten moeten worden beschermd, met inbegrip van de intellectuele eigendomsrechten.

In toepassing van Artikel 30 §1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten worden de volgende voorwaarden bepaald voor het in-house-toezicht waardoor de opdracht buiten het toepassingsgebied van de wet overheidsopdrachten valt:

 1° de aanbestedende overheid oefent op die rechtspersoon toezicht uit zoals op haar eigen diensten;

 2° meer dan 80 % van de activiteiten van de gecontroleerde rechtspersoon behelst de uitvoering van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende overheid of door andere, door diezelfde aanbestedende overheid gecontroleerde rechtspersonen; en

 3° er is geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale wetgeving, in overeenstemming met de verdragen, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

Op 24 februari 2017 (jaarnummer 1800) nam het college kennis van de evaluatie van The Tall Ships Races 2016 en gaf opdracht aan de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Publiek Domein en Vergunningen/Evenemententeam om de kandidatuur om gaststad te zijn bij volgende edities, voor te bereiden.

Na afloop van The Tall Ships Races 2016 werd het volledige evenement geëvalueerd. Alle interne en externe partijen werden bij deze evaluatie betrokken. De algemene evaluatie van alle betrokken partijen is zeer positief. Alle betrokken stedelijke diensten (veiligheid, logistiek,...) gaven aan dat, ondanks de grootte van dit evenement, het goed beheersbaar was.

Op 30 november 2018 (jaarnummer 10612) keurde het college de kandidaatstelling voor The Tall Ships Races 2022 goed.

Op 29 april 2019 bevestigde Sail Training International dat de stad Antwerpen weerhouden is als gaststad voor The Tall Ships Races 2022 naast Esbjerg (Denemarken), Aalborg (Denemarken) en Harlingen (Nederland). The Tall Ships Races volgen onderstaand schema:

In de gemeenteraad van 24 april 2019 (jaarnummer 299) werd de aanpassing van het meerjarenplan 2014-2019 en de budgetwijziging 2019, inclusief de financiële nota 2020-2022, goedgekeurd. De middelen voor het nakomen van de financiële verplichtingen binnen het contract, zijn reeds voorzien in het tot 2022 verlengde meerjarenplan 2014-2019. 

Alle kosten met betrekking tot The Tall Ships Races 2022 worden volgens een 50/50 verhouding verdeeld tussen de stad Antwerpen en het Havenbedrijf Antwerpen. De port fee aan Tall Ships Races Interational Limited en alle andere organisatorische kosten voor de organisatie van het evenement worden, idem aan de vorige editie, initieel betaald door het Havenbedrijf Antwerpen en vervolgens voor de helft teruggevorderd van de stad Antwerpen.

Voor de betaling van de eerste schijf port fee, 20.500,00 EUR in 2019, zal na ondertekening contract, het beschikbare krediet op boekingsadres 1SSB060204A00000/5317600000/6141gebruikt worden voor de uitbetaling aan het Havenbedrijf Antwerpen. 

In het meerjarenplan zijn voor alle andere jaren de nodige budgetten zowel voor de port fee als de organisatie ingeschreven op 1SBR070106A00000/5318100000/6141. 

Het totale budget voor de stad Antwerpen wordt geraamd op 773.100,00 EUR. In totaal voor de port fee en de organisatie voor de jaren 2019, 2020, 2021 en 2022  gaat het over 455.500,00 EUR, waarvan 80.500,00 EUR voorzien is voor de betaling van de port fees aan Sail Training International en 375.000,00 EUR voor de betaling van het evenementenbureau. Het overige bedrag 317.600,00 EUR (773.100,00 EUR - 455.500,00 EUR) wordt voorzien voor de communicatie op 1SSB060204A00000/5317600000/6141. 

De budgetten voor 2020, 2021 en 2022 worden voorzien onder voorbehoud van de goedkeuring van het nieuwe meerjarenplan door het college, de gemeenteraad en de hogere overheid. Na de goedkeuring van het meerjarenplan zullen de vastleggingen van bovenstaande budgetten op het Havenbedrijf Antwerpen later volgen in een aparte besluitvorming.

De afspraken tussen stad Antwerpen en Havenbedrijf Antwerpen, inclusief de financiële afhandeling ten opzichte van de organisator Tall Ships Races International Limited en het evenementenbureau, worden nog in een latere fase opgenomen in een samenwerkingsovereenkomst die wordt voorgelegd aan het college.

Het Havenbedrijf Antwerpen heeft zich ook geëngageerd voor de kandidatuur voor The Tall Ships Races 2022 en heeft daarvoor de daarbij horende budgetten voorzien.

De overeenkomst met Tall Ships Races International Limited zal ook aan het Havenbedrijf Antwerpen worden voorgelegd. Te voorziene budgetten (port fee, betaling evenementenbureau en communicatie- en mediaplan) voor de organisatie van het evenement in 2022 (niet geïndexeerde bedragen), te verdelen tussen de stad Antwerpen en het Havenbedrijf Antwerpen (50/50):