Artikel 217 e.v. van het Decreet Lokaal Bestuur bevatten de bepalingen met betrekking tot het organisatiebeheer. De procedure met betrekking tot het beheer van chartale middelen is opgenomen in het organisatiebeheersingsysteem.
In het kader van het interne controlesysteem werden procedures voor de inning van geringe dagontvangsten uitgewerkt. Deze procedures beschrijven de aanstelling van geldinners, het beheer van geïnde gelden en de te volgen stappen in geval van kasverschil, diefstal of fraude.
In de periode van januari 2018 tot en met december 2018 zijn 284 kasverschillen gemeld, waarvan 138 kastekorten voor een bedrag van -5.643,81 EUR en 146 kasoverschotten voor een bedrag van + 751,97 EUR.
Er werd in het eerste kwartaal één geval van diefstal met sporen van braak gemeld waarvoor een PV werd opgesteld. Deze diefstal kwam in aanmerking voor een vergoeding van de verzekering en werd voor het volledige bedrag vergoed.
Er werd in het derde kwartaal één onregelmatigheid gemeld waarvoor een PV werd opgesteld. Deze onregelmatigheid kwam niet in aanmerking voor vergoeding door de verzekering aangezien er geen sporen van braak werden vastgesteld.
Daarnaast was er een tekort van 910,79 EUR op de bankrekening van de bibliotheken. In 2016 werd het tekort reeds vastgesteld voor een bedrag van 3.462,45 EUR. Sindsdien werd meermaals gezocht naar de oorzaak. Het tekort kon uiteindelijk herleid worden tot 910,79 EUR na het vaststellen van een foutieve werkwijze bij de maandelijkse afrekening. Het resterend tekort is vermoedelijk te verklaren door foutieve registraties maar was niet meer met zekerheid te achterhalen en moest geregulariseerd worden.
Onregelmatigheden:
| Datum | Bedrijfseenheid | Dienst | Bedrag | Omschrijving |
| 3 maart 2018 | Cultuur, sport, jeugd en onderwijs | Bibliotheek Couwelaar | -3.246,84 EUR | Diefstal met braak. Tussenkomst verzekering voor volledige bedrag |
| 1 augustus 2018 | Cultuur, sport, jeugd en onderwijs | zwembad Sorghvliedt | -400,00 EUR | Onregelmatigheid zonder sporen van braak |
| 30 augustus 2018 | Cultuur, sport, jeugd en onderwijs | backoffice bibliotheken | -910,79 EUR | Tekort vermoedelijk o.w.v. verkeerde registraties |
De gemelde kasverschillen werden reeds opgenomen in de boekhouding.
Op 16 augustus 2017 (jaarnummer 428) nam het managementteam kennis van de procedure voor de inning van geringe dagontvangsten.
Op 24 juli 2018 (jaarnummer 942) nam de algemeen directeur kennis van de kasverschillen gemeld in het eerste en tweede kwartaal van 2018.
Op 18 december 2018 (jaarnummer 794) nam de algemeen directeur kennis van de kasverschillen gemeld in het derde kwartaal van 2018.
Op 9 april 2019 (jaarnummer 709) nam de algemeen directeur kennis van de kasverschillen gemeld in het vierde kwartaal van 2018.
Op 28 augustus 2019 (jaarnummer 196) nam het managementteam kennis van de kasverschillen gemeld in 2018.
De gemeenteraad neemt kennis van de kasverschillen gemeld in 2018. Er werden volgende onregelmatigheden gemeld in verband met de ontvangsten:
| Datum | Bedrijfseenheid | Dienst | Bedrag | Omschrijving |
| 3 maart 2018 | Cultuur, sport, jeugd en onderwijs | Bibliotheek Couwelaar | -3.246,84 EUR | Diefstal met braak. Tussenkomst verzekering voor volledige bedrag |
| 1 augustus 2018 | Cultuur, sport, jeugd en onderwijs | zwembad Sorghvliedt | -400,00 EUR | Onregelmatigheid zonder sporen van braak |
| 30 augustus 2018 | Cultuur, sport, jeugd en onderwijs | backoffice bibliotheken | -910,79 EUR | Tekort vermoedelijk o.w.v. verkeerde registraties |
De gemeenteraad beslist de algemeen directeur geheel te ontheffen van zijn verantwoordelijkheid inzake de kasverschillen gemeld in 2018.